加強中小學教育檔案管理、收集與利用的措施

趙芊芊

（南寧市第十七中學，廣西 南寧 530023）

1 中小學教育檔案工作存在的問題

1.1 教育檔案管理不規范

當前，中小學教育檔案中存在“兩少”現象，常常表現為文件缺失、信息不完整，即教育檔案注冊不正確，保存內容很少。對不同文件的收集歸檔較少，檔案管理不規范[1]。中小學教育檔案中仍然存在一些問題，例如管理部門和員工的職責不明確，如果由于教育檔案缺失導致一些重要操作、數據的丟失，而影響相關內容的使用，則會給區域教育事業的發展帶來一定阻礙[2]。

1.2 教育檔案收集不完善

一些學校對教育檔案重 要性的重要性缺乏了解，對教育檔案的科學管理與管理應用效果之間的關系缺乏科學認識，導致在提交相應檔案時往往缺失一些細節和部分內容。一些檔案管理工作人員認為教育檔案文件管理是棘手、瑣碎且耗時的，加上要求的苛刻性且執行的困難性，對教育檔案庫操作的關注程度不足[3]。

1.3 教育檔案利用程度

中小學的每個教室和辦公室都有一些教育活動開展，而教育檔案不僅囊括了學生接受教育的過程信息，也包含了重要教育活動記錄。在利用教育檔案上，一些檔案管理單位仍然基于傳統的人工查找管理方法，效率很低，而且也很容易找到不正確的檔案文件，使已有教育檔案無法更好地為教育教學服務。

2 明確教學檔案對教育教學的作用，落實好檔案收集

2.1 要明確收集和整理教學資料的目的

收集教育材料的目的是在教學中使用有價值的材料，從而促進教育開發和學習資源的再利用。通過教學檔案數據化，可以在應用過程中快速而準確地檢索數據。收集和分類學習材料，從而從復雜的知識領域中提取對學習有用的部分，并創建分類數據庫以形成科學收集、分類處理和有效學習使用的關系，從而使其應用更加方便。

2.2 教育檔案對于拓寬教師的視野和不斷提高教學質量至關重要

教師可以充分利用經典教育檔案，作為深入學習的素材。教育檔案也有利于改革教學體系，為探索教學方法和教學內容奠定有力基礎，以進一步探索教學規律和提高教學質量。

2.3 教學檔案有助于提高教學工作的規范化管理

教學檔案文件是教師教育內容、過程和結論的原始記錄，它真正地捕捉了教師的成功經驗和從失敗中汲取的教訓，并為其他教育者提供了一個經驗參考，有其中闡明了教育學習的完整框架和計劃。

2.4 教學檔案資料可以幫助學校學生在學習過程中更好地理解和吸收教學內容

教學檔案資料有利于教育工作者掌握學生的學習態度、探索能力、存在的問題，從而幫助教師把握學生的教育興趣和滿足教學要求，這有助于學校及時了解實際的教學情況，并對教學進行適當的調整。教學檔案可以幫助教師學習教學經驗和教訓。這不僅有助于節省時間和精力，而且還將消除不連貫和重復的學習內容。借助以前的經驗和教訓，可以通過濃縮或變通辦法，提高課堂學習的質量。教育檔案在教學評估中起著重要作用。它記錄了改善學習管理和適應現代教育改革所需的教學改革和研究成果，還可以用于學校之間的交流和學習，以促進和改善彼此的發展。

3 提高檔案意識，規范教學檔案管理

3.1 學習檔案法

提高教師、學校和檔案管理單位對教學檔案的重要性的認識，激發教師對教育檔案的日常收集和分類的熱情，并為教學檔案的有效利用奠定基礎。

3.2 加強教學檔案管理隊伍建設

可以強化對檔案管理專業人士和兼職人員的培訓，提高專業水平，使檔案教學更好地服務于教育事業。

3.3 完善檔案管理制度

推進檔案收集、分類和利用等業務的標準化，并建立檔案的收集、分類、存儲、安全防護和借閱等功能兼具的系統，以確保檔案管理工作的效率，不斷完善系統建設以易于存儲和使用。

3.4 合理運用信息化技術

改進教育檔案文件的開發和使用。計算機化的檔案管理為紙質檔案帶來了前所未有的優勢，例如處理速度快、存儲容量大、易于訪問和保存期長。檔案管理信息系統真正實現了文件的整合，以及紙質文件和電子文件的共存。信息技術的使用提高了檔案館的效率，并提供了許多更便捷的服務類型，例如審閱、閱讀、交流和供審稿人使用，以及真正實現的資源共享。

4 明確教學檔案收集整理范圍，加強檔案的有效利用

4.1 收集并組織練習和測驗題以創建“學習題庫”

練習和測試題是教育檔案文件的主要內容之一，其每年在全國各學校均有發行，例如每所學校每個學年都有的幾次常規考試，以及統一的國家和地區入學考試。面對浩如煙海的問題設計方式，教學檔案中能夠收集其中已經有所考察的測試問題和材料，以此建立直接服務于教學的問題庫，有助于提高教學質量。

4.2 收集并組織用于制作教材的通用圖形資料

檔案管理單位在整理收集教育檔案之后，可以及時收集主要用于教育課程的豐富資料，并通過互聯網途徑，豐富教育數據庫中的圖形資料的內容。

4.3 完善構建系統化的教學理論和方法

區域教學檔案中往往包括了該地區眾多學校的教學書籍、報紙和講座等內容，能夠從中收集和提煉有關的教學方法、教學理論和其他材料，以構建系統化的教學理論和方法，從而為教育工作者新學期準備課程提供有效參考。

5 結語

總之，要提高區域教學水平，教育檔案管理者必須堅持更新觀念、創新機制，不斷地拓展檔案收集渠道，擴大收集范圍，廣辟檔案信息資源，并有效地運用收集的參考資料，進行加工整理、分類編集，完善教學檔案體系的構建，并在教學中廣泛利用好教學檔案資料，發揮教學檔案的服務功能，推進教育教學工作的開展。