縣級檔案業務指導方式多元化探究

宋強臻

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

檔案工作是保證社會發展的重要組成部分之一，但隨著社會的發展，傳統方法已不再滿足當今的工作要求。而且通過不斷加強對檔案業務的宣傳，其在各行各業中的重要性也被逐漸凸顯出來。為了更好地提高工作效率，應針對實際中存在的問題進行多元化發展。

1 縣級檔案業務指導工作中面臨的問題

首先，長期觀察基層單位的檔案工作，會發現部分領導在實際中會忽略其重要性，這種觀念會影響其宣傳力度，甚至是影響部分正常工作的開展。要知道其工作的有序開展需要大量人力和物力的支持，如果對其不重視，就會影響工作效率。另外，由于對檔案工作的忽視，一些企業或社會單位中甚至沒有配備專門的對接人員，這導致歸檔工作中經常會出現疏忽、錯漏、丟失等情況，這在極大程度上增加了縣級檔案業務指導工作的難度[1]。其次，科學、合理的管理制度是文檔歸納工作順利實施的關鍵，但目前很多基層單位中都沒有制定健全、完整的管理制度，一些單位看似制度健全，但存在敷衍了事，管理工作執行不到位的情況，為之后的管理工作帶來了極大的不便。最后，很多基層部門單位都沒有專業的管理人員，存在較為嚴重的兼職現象，在新舊人員交接的過程中，容易導致文件材料丟失或是不完整的情況。而且，一些新人對文檔管理工作業務并不熟練，這也會影響其工作的開展。而一些中小型單位對文檔的管理意識更加薄弱，也為縣級檔案業務指導工作帶來了困擾。

2 縣級檔案業務指導方式的多元化探究

2.1 召開會議或培訓，提高工作質量

近些年來，為了提高縣級檔案指導工作質量，讓它與其他各項中心合作能夠共同落實和部署，相關管理部門應主動出擊，有所作為，利用會議或培訓取得相應的效果。隨著社會不斷的改革，檔案業務指導工作，也出現了新的動向，其管理方法也在不斷更新和變化。作為業務指導人員，一定要跟上時代的發展，通過不斷學習掌握先進的現代化知識。縣級業務指導范圍較廣，包括機關企事業單位，社區及民營企業，業務內容也多是社會保障、社會保險、養老保險、土地確權承包等關乎民生的文檔內容。而且隨著信息技術的發展，現在檔案管理開始由傳統的紙質文檔變為計算機管理，因此，相關部門應積極展開會議或培訓，讓相關人員了解并掌握科學化的管理標準規范，并熟練應用工作中的設備及軟件，提高業務指導人員自身及團隊的綜合素質，以此來更好地滿足實際工作需求。

2.2 建立檔案業務指導網絡服務平臺，推動工作有序開展

傳統檔案業務指導方式多是與企業單位或管理人員面對面交談，不僅費時費力，而且工作效率不高。而現代信息技術網絡的普及為提高文檔管理水平提供了強有力的技術支持。自己業務指導工作量是較為龐大的且具有分散性，為了推動工作有序展開，可以聯系技術人員設立專門的業務指導網絡服務平臺，以滿足基層單位和文檔管理人員的需求，這對鄉鎮和企業業務指導，效果尤為明顯[2]。舉例來說，2010至2011年間，某縣檔案局為確保文件歸檔工作改革順利進行，在全縣推行了由檔案局代為進行文件歸檔示范工作，當年有90多個單位請求檔案局代為進行文件歸檔工作，示范工作結束后，每年仍有30多個單位請求專業人員代為進行文件歸檔工作。這種情況的出現多是因為基層單位歸檔工作效率較低，且在歸檔過程中存在較多的困難，而建立業務指導網絡服務平臺，不僅可以擴大指導面，還可以有效減輕勞動強度。

2.3 運用先進技術手段，提高工作效率

文檔整理工作看似簡單，但實際操作起來也較為復雜，大部分檔案員通過理論培訓后都可以完成基礎性工作，但當遇到不同載體的文件資料收集、整理、歸檔時，具體操作也會有一定的區別，需要根據實際情況分別處理對待，在一定程度上增加了工作難度。而且隨著信息化社會的到來，檔案整理工作除了傳統的紙質文檔外，逐漸將其數字化，利用電子文件備份并建立專題數據庫，這些包含著信息技術的工作內容對檔案管理人員的業務水平要求較高，需要常年奮斗在一線的業務人員具有過硬的水平。雖然，運用先進的教學手段增加了檔案管理人員的上手難度，但可以保證基層單位黨員業務有序開展，顯著提高工作效率[3]。另外，先進的技術還可以為日常管理工作提供強大的技術支撐，更好地完成業務指導服務。

2.4 推行檔案中介服務，有利于工作順利開展

面對海量的文檔信息，僅憑縣級檔案部門有限的人力是無法高效完成的整理工作的，且縣級檔案部門人員的業務指導水平參差不齊，這都為文檔的整理和歸納工作增加了一定的難度。但如果對非公有制企業和社會組織的文檔不予指導，又違背國家規定。因此，可以采取折中的方式，推行檔案中介服務，讓其輔助管理非公有企業和社會組織文檔工作的整理、托管及咨詢工作。但需要注意的是，檔案中介的業務活動需要在縣級業務管理部門的監督下進行。舉例來說，在2001年，某發制品公司出資2萬元，請求管理部門為其整理檔案，接洽后由一名業務指導人員帶領五名已經退休的專業人員，用來40余天的時間，才完成了文檔整理及人才培訓工作。從這一事例中可以看出，針對大量的工作，專業部門的人力有限，很難在短時間內完成非公有企業或是社會組織的檔案寄托工作。而利用中介服務可以有效將大量的具體性事務從職責中分離出去。

3 結束語

檔案管理工作的價值在于服務群眾，促進社會更好的發展。因此，縣級檔案管理部門要充分發揮自身監督指導的作用，避免這一工作形式表象化。為了有效提高其工作效率，可以通過召開會議和培訓來提高業務指導人員的綜合素質，并運用先進技術手段建立業務指導網絡服務平臺推動工作有序發展。為了解決人手不足的問題，還可以推行中介服務。通過不斷的努力，相信一定會使各基層檔案管理水平得到有效地提升。