事業單位社會保險檔案管理工作科學化、規范化的實現路徑

陸秋燕

（大理州人民醫院人力資源部，云南 大理 671000）

1 社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案屬于民生檔案，是以備考察的歷史保存文件。其中記錄的內容包括系統記錄單位、個人參保、繳費和賬戶轉移等重要信息，需要以此為憑證發放社會保險待遇。規范化管理社會保險檔案，完整。安全和有效使用社會保險檔案，體現了以人為本、保障民生和改善民生的理念，只有這樣，才能實現“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標。

只有做好社會保險檔案管理工作，才能保證標準化和規范化管理社會保險經辦工作，從而推動社會保險經辦業務管理的發展。在社會保險、統計和社會化服務等各個環節都貫穿著社會保險檔案管理，其中各項經辦業務之間屬于相輔相成的關系，協調好這些關系，才能順利完成各項具體經辦業務。在進行檔案管理時，社保經辦部門通過整理、總結已經完成的業務工作，總結經驗，吸取教訓，才能為后續工作的開展提供借鑒和推動，為決策者提供各項準確的統計數據，使其可以準確制定決策，使辦事效率得到顯著提升[1]。

2 事業單位社會保險檔案管理工作科學化、規范化的實現路徑

1）積極提高檔案為日常業務和群眾的利用服務效率。目前需要重新整理所存在的業務檔案，科學分類后分類別進行歸納整理，根據每個省市的具體要求，并與當地的業務檔案管理情況結合后分門別類的歸類業務檔案。目前的業務檔案分為3類，分別是待遇類、征繳類和管理類。為了更好地管理這些不同類別的業務檔案，需要檔案室進行統一管理。通過與計算機技術相結合，設計業務檔案平臺，將查詢軟件與傳統的查詢方式相結合，使查詢工作更加便捷，目前最為常用的查詢方法為電腦檢索和人工查詢。單純的人工輸入查詢已經跟不上現代業務檔案查詢的發展，需要引進硬件設備進行科學配備。在檔案儲藏室要配備好滅火器和溫濕度計，以免儲藏室發生火災引發嚴重后果。一旦損傷檔案，對于信息管理來說，影響非常大。此外，還要為計算機配備專門的打印機，儲備一定量的檔案盒和檔案卷皮，并保證這些物品符合國家要求[2]。

2）注重日常科學管理。一定要大力管理好檔案庫房，保證防高溫、防鼠、防蟲、防塵、防潮、防盜、防水和防光，全面保護業務檔案，監督日常管理工作，保證不留任何遺憾，定期噴灑防蟲噴霧劑，以免蟲害損傷檔案，定期檢查檔案庫存室的溫濕度，以免檔案發生損傷，將每一次的檢查結果都要詳細記錄好，做好備案，確認沒有任何安全隱患，日后在出現問題時能準確核查。檔案管理室的管理人員需要和有關單位簽署保密協議，保證不泄露檔案中的任何內容，在崗期間嚴格履行自己的崗位職責。在日常管理中，制作借閱登記簿，禁止他人私自閱讀檔案，每個人都需要嚴格遵守借閱登記制度。編寫好檔案庫存管理員指南，當管理員換人后，需要上界管理員將清冊移交給本屆管理員。定期檢查案卷，確認其中沒有紕漏，整體統計檔案的數量。

3）加強檔案工作的組織領導。在制定單位年度計劃時，需要在其中納入業務檔案管理工作，并根據本年度的業務檔案管理情況對檔案管理工作計劃進行調整，一旦出現問題，需要及時匯報并采取有效措施進行解決。如果工作進度不達標，必須要及時提升進度，解決整體上的檔案管理問題。檔案庫存室的領導需要不定時抽查檔案管理工作，對檔案工作的整體進度進行整體改善，積極開展精神文明建設，使檔案工作的整體管理水平更高。提升檔案管理工作人員的綜合素質，對其進行定期培訓，使其專業水平較高。以前的檔案管理人員多為大專文化水平，隨著科技的進步，未來需要加強對檔案管理工作人員的審核力度，除了組織定期培訓外，還需要鼓勵其自學《社會保險法》和《檔案法》[3]。

4）加強檔案管理的制度建設。根據事業單位的實際檔案管理情況，制定完整的業務檔案管理規則，對具體的檔案管理工作流程有一個詳細的標準。規范檔案管理的日常制度，因為工作人員需要檔案保密，所以需要引入保密工作制度。每位檔案管理人員具有不同的管理責任，每次注意要做好檔案借閱人員的記錄，及時銷毀每一個檔案鑒定模板，明確不同的檔案管理人員的具體管理范圍。每年年終都需要全面檢查業務檔案，并在年底考核中納入檢查結果。在管理業務檔案期間，必須有專人做好監督工作。為了使檔案管理工作更好地發展，需要建設好檔案管理制度，對檔案管理進行規范，提升管理人員的管理水平[4]。

3 加強社會保險檔案統一化、標準化和規范化管理

1）收集。社保檔案是在社會保險具體工作中形成的檔案材料，注意做好與其他類型檔案材料的區分。目前設備工作中的電子信息量較大，這些電子信息也要與紙質信息一起收集歸檔，如電子信息尚未打印出紙質材料，需要打印出來后與其他紙質材料統一進行歸檔。

2）整理。在整理社保檔案時可以選擇文書立卷、軟卷皮盒裝等方法，也可以根據本單位的具體情況選擇適宜的方法。在整個機關檔案編號體系內對社保檔案進行編制，保證其具有科學合理性。在整理社保檔案時原則上要求業務部門立卷制度。每個單位需要根據自身的實際情況選擇合適的環境立卷。

3）保管。建立綜合檔案室負責保管本單位的社保檔案。在建設綜合檔案室時需要根據工作量的大小配備對應的專兼職人員，并配備必要的檔案保管保護措施，任何部門和個人禁止私自留存社保檔案。《檔案法》中有明確規定，社保檔案在經辦機構保管和利用一定期限后，必須要移交到同級國家檔案館進行保管[5]。

4 加強社會保險檔案管理的設想

1）建立相應的規章制度，加快社保檔案規范化建設。建立健全檔案的各種基礎管理制度和標準管理體系，對檔案記載的內容進行規范，逐漸引導社保業務檔案管理走向標準化和規范化軌道。

2）不斷完善社保檔案設施和條件。大力投入資金用于購買基礎設備和配備高素質人才，逐步改善檔案管理工作的環境和條件。

3）提高社保業務檔案管理人員的業務水平。通過內部培訓或高薪外聘等方式選擇高素質的檔案管理人員組建專業隊伍，使其可以更好地為檔案管理工作作出貢獻[6]。

5 小結

現代社會發展迅速，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代的需求，所以需要對檔案管理的模式進行創新，與計算機技術相結合，設置業務檔案平臺，引進硬件設備和先進的密集型檔案柜，為每臺檔案專用計算機配備打印機。在進行日常管理時，需要建立借閱登記簿，借閱時嚴格做好登記，這樣才能從整體上提升檔案管理的水平。