新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革探究

孔成功

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

檔案管理的工作內(nèi)容，是將本單位的所有信息、資料進(jìn)行記錄、匯總，方便查找和翻閱。基于此，對(duì)于檔案的內(nèi)容應(yīng)該做到合理的保管，才能吸引來(lái)更多的人才。針對(duì)事業(yè)單位的人而言，檔案管理工作能力的強(qiáng)弱，對(duì)其單位未來(lái)的發(fā)展有著很大的影響。在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，優(yōu)化檔案管理工作模式，對(duì)我國(guó)基層工作有著至關(guān)重要的影響。

1 樹立正確的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作在事業(yè)單位中尤為重要，其內(nèi)容包含的范圍較為廣闊，并且十分重要，因此在進(jìn)行整理檔案的時(shí)候中，要讓相關(guān)人員建立正確的意識(shí)，只有這樣才可以為后續(xù)的有關(guān)內(nèi)容提供高效的保障。檔案管理人員是這項(xiàng)工作的主要負(fù)責(zé)人員，其工作的內(nèi)容尤為重要，所以在日常整理的過程中，他們必須樹立正確的管理意識(shí)，形成高質(zhì)量的效率，清晰地了解管理檔案的重要性，在崗位上可以做到自律、敬業(yè)，在進(jìn)行具體的工作的時(shí)候也能互相督促，可以和同事之間和諧的進(jìn)行檔案整理，將檔案收納中出現(xiàn)的誤差問題降到最低，保證工作質(zhì)量。此外，在事業(yè)單位檔案管理部門樹立良好的意識(shí)，不僅僅只有相關(guān)人員的努力，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要予以一定的支持，多多注重這一部門，再出現(xiàn)疑問的時(shí)候要對(duì)其不斷的進(jìn)行引導(dǎo)，讓越來(lái)越多的人能明白這個(gè)崗位的重要程度，保證檔案整理可以有序的展開，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，樹立正確的管理意識(shí)，為單位未來(lái)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

2 加強(qiáng)信息化管理體系

隨著社會(huì)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在我們的生活中作用越來(lái)越大，如生活中經(jīng)常見到的微信支付，還有因?yàn)橐恍┨厥庖蛩赜绊懀藗兌伎梢跃蛹肄k公等，這些方式都是信息網(wǎng)絡(luò)的體現(xiàn)。事業(yè)單位是國(guó)家工作的基本組成部分，更是要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)的內(nèi)容融入進(jìn)檔案管理中，提升整理的效率。在我國(guó)綜合實(shí)力的不斷提升、社會(huì)快速發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)效率低下，并且無(wú)法滿足人們的需求，基于此，事業(yè)單位中的檔案管理部門一定要快速的建立信息化的管理系統(tǒng)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，保障檔案管理的質(zhì)量，讓其達(dá)成高效的工作效率。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的背景下，要學(xué)會(huì)多種有效的新型科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，科學(xué)合理的加入到實(shí)際工作中來(lái)，通過軟件、電子表格等的形式，形成一個(gè)完整的管理體系，加強(qiáng)檔案管理的工作效率，節(jié)約了大量的整理時(shí)間，利用文檔、圖片、文件等形式，讓信息內(nèi)容清晰明確的呈現(xiàn)出來(lái)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，這樣的方式保證了檔案內(nèi)容的完整性，也延長(zhǎng)了其信息的持久性，對(duì)該部門的工作有著十分重大的幫助，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)部門整體的工作效率和質(zhì)量[2]。

3 進(jìn)行檔案分類，完善基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位中的包含著特別多的檔案內(nèi)容，因此相關(guān)崗位的在職員工，要針對(duì)不同的內(nèi)容，將其進(jìn)行分類，方便未來(lái)的查找。在進(jìn)行分類工作的時(shí)候，要格外側(cè)重調(diào)取內(nèi)容的速度，調(diào)取速度的快慢能夠影響整理工作的整體效率。基于此，分類工作的內(nèi)容尤為重要，由于不同的檔案中，包含的范圍十分廣，并且蘊(yùn)含的類別也比較復(fù)雜，在相關(guān)的部門中一定要建立規(guī)范的、充滿科學(xué)化的策略，讓歸納、分類、整理的工作內(nèi)容變得輕松，提升工作效率，同時(shí)也加強(qiáng)了檔案管理設(shè)施的建設(shè)水平。由于一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案有其自身的特點(diǎn)，在選擇存放環(huán)境的時(shí)候要注重避免潮濕的地方，并且要遠(yuǎn)離易燃、易爆類的物品，保證其能安全的存放。針對(duì)電子檔案而言，在儲(chǔ)存上以電子設(shè)備為主，多數(shù)都以文件、表格的形式放在計(jì)算機(jī)內(nèi)，因此必須要加強(qiáng)對(duì)其的管理，保證電子檔案的完整性，加強(qiáng)保密制度，保證相關(guān)的工作內(nèi)容的有序進(jìn)行，為其提供強(qiáng)而有力的安全保障[3]。

4 創(chuàng)新管理制度，優(yōu)化管理形式

創(chuàng)新管理制度，優(yōu)化管理形式，不僅僅是工作所需，更是時(shí)代所需。將這兩項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，可以保障檔案管理工作有效展開。因此在實(shí)際工作上，要打破傳統(tǒng)的形式，建立新型的管理手段，不斷的將其進(jìn)行完善，努力跟隨著社會(huì)的發(fā)展，要做到與時(shí)俱進(jìn)、共同進(jìn)步的原則，保障管理工作的有序展開。此外，在相關(guān)崗位的機(jī)構(gòu)設(shè)置上，也要制定合理的體系內(nèi)容，不僅只針對(duì)相關(guān)的管理人員，對(duì)單位其他部門以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要進(jìn)行監(jiān)督。可以建立完整的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在崗位工作上表現(xiàn)優(yōu)異的人員予以獎(jiǎng)賞作為鼓勵(lì)，激發(fā)他們的工作積極性和熱情度。對(duì)于出現(xiàn)懈怠心理、經(jīng)常出現(xiàn)問題的工作人員進(jìn)行處分，做到獎(jiǎng)懲分明，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的工作水平。

5 增強(qiáng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)素養(yǎng)對(duì)在職員工的作用非常大，這是保證工作能否有序進(jìn)行的關(guān)鍵因素，更是促進(jìn)單位整體發(fā)展的重要保障。可是組織一些專門的工作內(nèi)容培訓(xùn)班、成人的繼續(xù)教育、第二學(xué)歷、網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)等方法，不斷地提升事業(yè)單位中檔案管理人員的能力和專業(yè)素養(yǎng)，針對(duì)其工作內(nèi)容展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)的活動(dòng)，讓他們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟靥嵘陨淼哪芰Γ瑢W(xué)會(huì)更多的專業(yè)技術(shù)和知識(shí)內(nèi)容，緊跟時(shí)代的發(fā)展，更好地為人民群眾進(jìn)行服務(wù)。此外，招聘部分也要注重對(duì)這一崗位專業(yè)人員的招聘，不斷的注入新鮮的血脈，提升部門的實(shí)力，緊緊跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，讓其能夠擁有高能力的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容和技術(shù)能力，更好地完成檔案管理的工作，為國(guó)家的建設(shè)添磚加瓦，促進(jìn)事業(yè)單位的快速成長(zhǎng)[4]。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容中，一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，緊緊的跟上國(guó)家的發(fā)展，在制度的管理上要及時(shí)更新理念，引導(dǎo)工作人員樹立正確的管理意識(shí)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，在存放檔案的時(shí)候做到耐心、細(xì)心，創(chuàng)新管理制度，優(yōu)化管理形式，加強(qiáng)單位人員的專業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。