論基建工程檔案管理工作的特殊問題與對策

郝勝娜

（天津市靜海城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資集團(tuán)有限公司，天津 301600）

基建工程檔案是在整個(gè)工程建設(shè)過程中進(jìn)行記錄和檢驗(yàn)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要將建設(shè)過程中重要的建設(shè)項(xiàng)目、工程建設(shè)材料和建設(shè)設(shè)備等通過文字記錄、攝像或音頻的形式記錄在檔案中，包括工程建設(shè)前的策劃、地形勘測、工程設(shè)計(jì)到工程完工后一系列建設(shè)工作的記錄，工程檔案是能夠完整反映工程建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)方案的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為后續(xù)的基建工程項(xiàng)目建設(shè)提供重要借鑒。本文對基建項(xiàng)目建設(shè)問題進(jìn)行總結(jié)分析，希望檔案記錄能夠適應(yīng)當(dāng)代對工程建設(shè)的要求，促進(jìn)建設(shè)質(zhì)量和效率的提高。

1 基建工程檔案的重要作用

1.1 為基建工程建設(shè)提供有益借鑒，保障工程建設(shè)質(zhì)量和效率

基建工程涉及從項(xiàng)目規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)、施工工程、設(shè)備材料采購到完工整個(gè)過程的過程記錄，涉及內(nèi)容較為繁瑣，加劇了檔案記錄的難度。對基建工程每個(gè)階段進(jìn)行完整性記錄能夠?yàn)榛üこ探窈蟮慕ㄔO(shè)工作提供充足的資料，能夠提高工程建設(shè)水平并對建設(shè)問題重難點(diǎn)提供有益借鑒，保障工程建設(shè)各部門之間的有效協(xié)作。

1.2 提高基建工程建設(shè)運(yùn)行效率

基建工程檔案是對整個(gè)工程項(xiàng)目完整、科學(xué)性的記錄，能夠有效地對工程建設(shè)各個(gè)階段的工作內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)反應(yīng)，是對工程建設(shè)各部分的詳細(xì)展示，并通過書寫、音頻、影像等方式記錄下來，是保障基建工程運(yùn)行的重要支撐。當(dāng)一些工程單位進(jìn)行重點(diǎn)性工程建設(shè)，如防水層、防火墻建設(shè)規(guī)劃、工程重點(diǎn)性線路建設(shè)等方面，可以通過對往年工程檔案的記錄來查找有益信息。研究人員通過對工程檔案的查詢尋找到關(guān)鍵性信息，與技術(shù)人員進(jìn)行交流分析，為工程建設(shè)降低建設(shè)難度，保障工程建設(shè)質(zhì)量并促進(jìn)工程建設(shè)的順利進(jìn)行。

1.3 有利于為工程建設(shè)監(jiān)管人員提供有效監(jiān)督途徑，明確監(jiān)督任務(wù)

在基建工程建設(shè)過程中，基建部門工地負(fù)責(zé)人可以通過對工程檔案的及時(shí)跟蹤和督促來保障整個(gè)工程建設(shè)的質(zhì)量和建設(shè)速度，并對各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管能夠有效地提高工程建設(shè)水平，這對于提高監(jiān)管效果起到良好作用。

除此之外，在施工建設(shè)過程中，通過基建檔案的有效建設(shè)能夠提高施工建設(shè)技術(shù)規(guī)范。例如在對建設(shè)材料進(jìn)行采購和機(jī)械設(shè)備進(jìn)行選擇時(shí)，都要嚴(yán)格保障程序合法性，同時(shí)基建檔案又能夠加強(qiáng)各個(gè)建設(shè)部門之間的交流和聯(lián)系，保障各部門能夠?qū)ψ约贺?fù)責(zé)的工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管和材料上交，保障建設(shè)各階段都記錄在冊，這能夠有效地降低出現(xiàn)工程建設(shè)質(zhì)量不合格和材料發(fā)生問題的可能性，明確發(fā)生問題的主體，保障建設(shè)過程的順利進(jìn)行。

2 基建工程檔案建設(shè)和管理中存在的問題分析

2.1 管理任務(wù)分配不明確

在基建工程檔案進(jìn)行記錄過程中，經(jīng)常出現(xiàn)因檔案管理不當(dāng)，缺乏完善的檔案管理規(guī)范制度的問題而影響檔案管理和記錄效率現(xiàn)象的出現(xiàn)，包括在檔案管理時(shí)對管理認(rèn)識不充分，不能意識到基建工程檔案記錄的重要性。建設(shè)企業(yè)也缺乏專門性的檔案收集、編寫人員，使得工程檔案管理缺乏科學(xué)性和及時(shí)性。其次，對工程建設(shè)檔案的管理人員設(shè)定不夠科學(xué)，管理人員普遍專業(yè)性水平較低，通常由剛進(jìn)入建設(shè)企業(yè)的新人來負(fù)責(zé)，其人員固定性較差，不利于檔案記錄和管理工作的順利進(jìn)行。再者，在工程建設(shè)過程中涉及的主體和建設(shè)過程較為復(fù)雜，存在著記錄不及時(shí)，對建設(shè)材料和各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目記錄不明確、工作記錄延遲等問題。建設(shè)企業(yè)對于工程檔案的記錄和管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致管理人員和管理部門建設(shè)責(zé)任也不明確，容易出現(xiàn)工程檔案收納不當(dāng)而造成損壞、缺失的情況，這不利于今后基建工程項(xiàng)目對檔案的查閱和借鑒，無法為今后建設(shè)企業(yè)工程建設(shè)的展開提供良好典范。

2.2 對基建工程建設(shè)管理規(guī)范不明確

當(dāng)前對我國基建工程建設(shè)的管理規(guī)范不明確，不夠完善的檔案管理制度建設(shè)，不利于基建工程檔案管理工作的順利開展。為了改變現(xiàn)狀，我國制定了相關(guān)的法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度來保障基建工程項(xiàng)目建設(shè)的順利進(jìn)行。但在各項(xiàng)法律建設(shè)中仍存在著一些管理監(jiān)督漏洞，這就需要法律研究人員加強(qiáng)在施工現(xiàn)場的勘察，對各項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決。基建工程檔案管理法律法規(guī)建設(shè)不完善，缺乏科學(xué)性就會(huì)提高檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案建設(shè)缺失和人員分配不當(dāng)?shù)葐栴}的可能性，不利于基建工程檔案建設(shè)向著現(xiàn)代化水平發(fā)展，阻礙了建設(shè)企業(yè)建設(shè)效率和工程建設(shè)質(zhì)量的提高。

基建工程檔案是對工程建設(shè)整個(gè)過程的科學(xué)性記錄，且記錄的內(nèi)容較為繁瑣，工程建設(shè)施工時(shí)長較長，這就提高了工程檔案建設(shè)的難度。傳統(tǒng)的工程檔案管理制度無法適應(yīng)當(dāng)前工程建設(shè)管理要求，不利于工程建設(shè)的順利開展。例如需要進(jìn)行工程檔案記錄的主體較為復(fù)雜，記錄工程項(xiàng)目缺乏規(guī)范性，需要進(jìn)行檔案記錄的內(nèi)容較多，建設(shè)方法也不能統(tǒng)一，各項(xiàng)建設(shè)記錄存在顯著差距。當(dāng)前建設(shè)企業(yè)對基建檔案管理這項(xiàng)工作認(rèn)識不足，缺乏足夠的重視，且管理人員專業(yè)性素質(zhì)水平較低，不利于基建檔案管理系統(tǒng)向規(guī)范制度的建立，這就提高了基建工程檔案管理的難度，阻礙了但工程管理工作的順利開展。

3 對基建工程建設(shè)中存在問題的思考和解決措施研究

建設(shè)企業(yè)應(yīng)提高基建工程檔案管理的意識和建設(shè)水平，在提高工程檔案建設(shè)效率和建設(shè)質(zhì)量的同時(shí)，也能夠監(jiān)督工程建設(shè)質(zhì)量的不斷提高，有利于提高檔案管理意識。加強(qiáng)對管理部門的培養(yǎng)，積極引進(jìn)新型技術(shù)人才來促進(jìn)基建工程檔案管理工作的技術(shù)水平的提高。在對檔案進(jìn)行管理過程中，有利于各部門之間加強(qiáng)聯(lián)系，增強(qiáng)主體責(zé)任，也有利于提高工程建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)效率的提高，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展。建立健全完善的基建工程檔案管理體系并督促管理人員遵循工程建設(shè)檔案要求進(jìn)行完整的檔案記錄和檔案管理，有利于工程檔案建設(shè)工作的順利開展。

要加強(qiáng)對檔案的收集整理和管理能力，檔案管理部門要監(jiān)督記錄者及時(shí)地對工程建設(shè)各階段進(jìn)行記錄，并確保記錄真實(shí)性，能夠有效地提高檔案記錄質(zhì)量。管理人員要成立專門性的研究小組，對基建工程檔案記錄的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行整體性的規(guī)范來保障檔案記錄統(tǒng)一性，便于管理人員進(jìn)行管理和各項(xiàng)工程建設(shè)內(nèi)容的查找。不斷提高基建工程檔案管理人員的專業(yè)性素質(zhì)，積極引進(jìn)新技術(shù)、新觀念來提高工程檔案管理水平，促進(jìn)基建工程檔案建設(shè)水平向現(xiàn)代化不斷發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，基建項(xiàng)目檔案建設(shè)和管理工作涉及內(nèi)容較為繁瑣且工程量較大，在管理過程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)進(jìn)行具體分析，在實(shí)踐中不斷完善檔案管理工作，建立健全管理措施來不斷提高檔案管理效率，保障基建項(xiàng)目檔案建設(shè)質(zhì)量的同時(shí)提高工程建設(shè)質(zhì)量。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這對于提高檔案管理質(zhì)量和效率起到重要作用。研究人員在實(shí)踐中不斷提高管理水平，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。