加強事業單位檔案安全管理措施研究

趙繪萍

（黑龍江省杜爾伯特蒙古族自治縣政務服務中心，黑龍江 大慶 166220）

在事業單位當中，檔案安全管理屬于基礎性工作，能夠為單位發展過程中產生的檔案內容提供有效地保護，以防內外部因素影響下，檔案發生丟失或者泄露的現象，給事業單位帶來無法彌補的損失。但是在大數據時代背景下，計算機技術五花八門，人們能夠更快的獲取信息，個人及文件隱私也更容易泄露，雖然多數事業檔案都構建了檔案安全管理部門，但是由于工作人員檔案安全管理意識不足，單位檔案安全管理設備缺乏等問題，檔案安全管理工作開展的十分艱難，并且一些寶貴檔案資料出現丟失的現象，給相關檔案安全管理人員帶來了困擾，因此事業單位要想實現可持續發展的目標，就應加強自身檔案安全管理工作，使檔案利用率達到最大化。

1 事業單位檔案安全管理常見問題

1.1 檔案管理重視程度不夠

現階段事業單位工作項目逐漸增多，因此對于檔案安全管理也提出了更高的要求，但是多數事業單位都更加重視業務與經濟建設方面的工作，對于檔案安全管理缺乏正確的理解與認知，因此忽略了檔案安全管理的重要性。與此同時事業單位檔案管理部門沒有形成良好的工作氛圍，檔案管理人員行為松散，沒有將相應安全管理體系貫徹到檔案管理全過程當中，并且缺乏對工作熱情的態度，這給檔案安全留下了嚴重隱患。

1.2 檔案管理人員安全意識有待提升

檔案安全管理對于工作人員技術性與專業性要求很高，不僅要求檔案管理人員具有較強的專業素質與業務能力，還需要盡量選擇職業素養高、責任心與使命感強的工作人員，才能夠勝任此工作。但是由于事業單位對于檔案管理重視程度不夠，因此檔案安全管理團隊建設合理性也無法得到保障，多數檔案人員未經崗前培訓就正式入職，其能力與技術掌握程度不符合檔案安全管理要求。除此之外部分工作人員缺乏安全意識，認為檔案管理工作無關緊要，因此工作態度不夠認真，在檔案收集、處理與管理過程中經常出現問題，甚至前一任檔案管理人員離職后，沒有與接任人員做交接工作，在這樣的情況下珍貴的檔案資源大量流失。

1.3 檔案管理信息化程度有待提升

目前事業單位檔案管理過程中，仍以紙質檔案管理模式為主，長此以往字跡模糊的現象逐漸發生，一些重要檔案資料丟失或泄露。由于單位對于檔案管理工作重視程度不夠，因此保管柜、傳達室、檔案室以及辦公室等設施不夠完善，這給檔案管理安全性也造成了嚴重威脅。檔案安全管理過程中，仍有大部分工作人員以傳統理念開展工作，只注重檔案的保存，忽略了檔案利用率提升的重要意義，從而檔案出現丟失或破損等問題。在新時期科學技術高速發展下，很多事業單位意識到了新技術的重要作用，并且積極引進新的檔案管理技術，但是卻缺乏有效的安全管理機制，在這樣的情況下電子檔案也會出現安全隱患。

2 加強事業單位檔案安全管理的措施

2.1 提高檔案管理重視程度

檔案信息是事業單位發展歷程的重要記錄，也是單位寶貴的資源，具有重要的參考與實用價值，因此事業單位相關領導應更多的掌握檔案安全管理知識，提高自身對檔案管理額認知與重視程度。首先領導應發揮自身職能與作用，在日常工作期間積極學習檔案安全管理知識，并且給予相關工作各方面的支持，這樣能夠為檔案管理部門提供良好的工作環境與氛圍。其次管理制度的構建是檔案安全管理的重要原則與依據，事業單位可以根據實際情況，具有針對性制定各項檔案安全管理方案，從而保障檔案收集、處理及存儲全過程的安全合理性，將制度落實到工作當中，并且依據檔案安全問題進行有效的調整。

2.2 加強檔案管理人員專業素質培訓工作

檔案安全管理水平與檔案管理人員專業素質具有直接關系，因此事業單位應采取有效措施，加強檔案管理人員綜合素質的培養。首先事業單位可以從社會或高校中吸納相關人員，不斷充實自身檔案管理團隊，還可以面向全社會公開招聘，合理提升崗位待遇。其次單位可以組織檔案管理人員開展座談會活動，讓管理人員之間互相交流工作經驗，這樣他們才能夠認識到自身的不足之處與檔案管理中的不安全因素，從而實現共同進步的目標，也可以邀請專業講師為其傳輸檔案安全管理相關知識，加深工作人員安全意識，在實際工作過程中嚴格規范自身行為。除此之外可以根據單位發展情況，制定一系列獎懲制度，對于工作態度積極、具有安全管理意識的員工，可以給予適當的獎勵與表揚，但是對于工作中出現重大失誤的員工也應嚴肅處理，這樣才能夠充分發揮檔案安全管理人員的主觀能動性。

2.3 檔案安全管理制度的落實

現階段，信息技術在各行各業得到了廣泛的應用，并且受到業內人士青睞，對于事業單位來說也是如此，只有保證計算機、信息技術等硬件設備的落實，才能夠為檔案安全管理提供物質基礎，并且相關單位應依據自身實際需求，設置專門的傳達室、接待室、檔案室、保管室以及辦公室，如果無法在短時間內將紙質檔案轉化為電子檔案，那么就需要做好檔案防火、防潮、防蟲等工作，以提升檔案管理安全性。與此同時檔案信息只有查詢和利用才能實現自身價值，為了提高檔案管理安全性，事業單位應做好備份與利用管理工作。首先如果內部人員提取檔案，那么需要經過身份驗證后方可執行，并且根據檔案資源重要程度對其保密性進行等級劃分，一些涉及重大利益、具有特殊性質的檔案不得帶出檔案室，以防檔案丟失或泄露。除此之外對于紙質檔案的管理也應進一步加強，將檔案安全管理制度貫徹、落實到工作當中，如果發現檔案破損現象則及時上報，并且制定修補方案，對于電子檔案應做好查毒處理，以防受到病毒的侵擾。

3 總結語

綜上所述，對于事業單位來說，檔案資料使其發展過程中的寶貴資源，具有重要的使用與利用價值，能夠為其他部門的決策提供參考依據，但是經過調查與分析可以掌握到，現階段部分事業單位沒有意識到檔案安全管理的重要意義，檔案管理期間存在較多風險，這對于事業單位發展將會造成制約性影響，因此本文我們結合事業單位檔案安全管理問題，對其解決優化對策進行了分析，希望事業單位檔案安全管理效率與水平得到進一步提高。