新形勢下基層財政檔案管理存在的問題與解決措施

孫 丹

（丹東市元寶區招商財政審計事務服務中心，遼寧 丹東 118000）

財政部門在社會公共服務事業中發揮著積極的作用，檔案管理屬于財政部門的基礎工作之一，對財政部門的深入建設與規范化管理有著積極的推動作用。伴隨社會的發展，檔案數量日益增多，檔案管理專業性更強，對檔案管理人員的業務素養提出了更高的要求。然而現實是基層財政部門由于相關軟硬件條件的制約導致檔案管理不夠規范，存在諸多問題。為此，如何提高財政檔案管理質量成為基層財政部門亟待解決的問題。

1 檔案管理在財政部門中的重要意義

對于任何單位來說檔案管理工作都是非常重要的，通過保存單位發展中的各種重要信息，記錄下單位發展進程，對單位未來發展提供指導依據。財政檔案管理屬于檔案管理中的一個重要組成內容，主要是記錄財政收入、支出等真實信息以及財政部門發展中的重要數據，為其他部門工作的展開提供有效資料[1]。可見，這項工作在財政部門日常管理中占有重要的地位。通過檔案管理規范化建設，提高管理效率，可以減少相關風險發生概率，為財政部門的有序發展奠定好 基礎。

2 當前基層財政部門檔案管理存在的問題分析

1）缺乏足夠的重視。檔案資料是記錄財政部門發展歷史的重要載體，為財政部門今后的發展提供有效的指導與信息支撐，從而使財政部門各項工作有序展開。目前，不少財政部門工作人員對檔案管理認識不足，將其簡單等同于對資料的抄抄寫寫，對資料保管好即可，未意識到這項工作對單位發展的重要影響。部分領導未意識到檔案管理工作能夠為單位自身開展監督與檢查工作提供合理的理論依據，也未看到其真正的價值。還有部分領導雖然意識到這項工作的價值所在，但沒有將其放在重要的地位。因此，基層財政部門對檔案管理缺乏足夠的重視度。

2）缺乏高素質的檔案管理人員。傳統檔案管理只停留在對檔案資料的收集、整理與保管，工作內容比較簡單。因此，基層財政部門大多會將年齡較大的職工安排在檔案管理崗位，聘請人員也大多不是專業出身。目前，財政檔案隊伍年齡結構老化、文化水平不高、專業能力不強問題較為嚴重，極大制約了檔案管理水平的提升[2]。特別是隨著電子檔案的普及，部分檔案人員對信息技術不熟悉，也制約了檔案信息化水平的提高

3）檔案管理制度有待完善。基層財政部門一般存在“重實際工作，輕檔案管理”的觀念，對檔案管理重視不足，制度建設也跟不上，導致制度不完善、滯后，未能充分發揮出制度的約束作用。隨著信息技術的發展，電子檔案數量日益增多，而不少基層財政部門仍沿用傳統的檔案管理制度，不能對電子檔案進行有效管理，難以滿足新形勢下的發展需要。

4）檔案管理信息化水平不高。近年來國內發展迅速，信息技術在各行各業發揮出積極的作用，融入到我們的工作、生活中的各個領域。不少企事業單位都陸續引入了辦公自動化系統，配備信息管理設備，實現檔案管理的信息化。然而從國內財政部門檔案管理現狀來看，一些基層財政部門仍采用的是紙質檔案管理模式，有的正處于紙質檔案與電子檔案過渡期。另有部分財政部門雖然看到了信息技術的優勢，但選取檔案管理軟件較為隨意，導致軟件通用性較差，數據信息共享性不足，經常存在數據丟失問題。這在一定程度上反而加大了工作人員的工作量。

3 新形勢提高基層財政部門檔案管理水平的對策

1）充分重視，加強組織領導。要想做好財政檔案管理工作，離不開單位內部全體干部職工的支持，尤其要得到領導的充分重視。從某種層面來說，領導干部對檔案管理工作的認識與態度在很大程度上影響到這項工作的開展效果。為此，首先必須提高財政部門領導干部的重視度，通過教育培訓提高領導干部的檔案觀念，并加大宣傳力度，在單位內部形成一種濃厚的檔案管理氛圍[3]。然后，將這項工作納入單位年度工作計劃，給予相應的人力、物力、財力的支持，確保這項工作的有序展開，提高財政檔案管理水平。同時，宣傳財政檔案開發利用的實際效果，讓大家都看到財政檔案管理的意義所在，從而增強全體人員的檔案管理意識。

2）完善檔案管理制度。根據《檔案法》等法律制度，并充分考慮單位自身財政檔案管理現狀，對財政檔案管理制度加以完善與優化，使管理制度符合當前新時期發展要求。在建立健全財政檔案管理制度的時候也需多與其他部門溝通交流，請求幫助與把關，從而保證財政檔案管理制度的科學性與可行性。對檔案資料要明確保管期限與統一分類方法，并嚴格加以執行。對不同種類的財政檔案還需確定詳細的規定，明確保管、整理、立卷等操作流程，確保財政檔案管理的規范化。

3）重視檔案管理從業者的素質建設。基層財政部門檔案管理工作所牽涉的內容較多，屬于一項系統而復雜的工作。因此，對從業者的要求相對較高，檔案人員不僅要掌握檔案管理知識，還要了解一定的財政業務知識與電腦操作知識。為此，必須抓好對檔案人員的培訓教育工作。首先，基層財政部門要經常組織檔案人員參加業務學習，學習與檔案相關的法律法規，強化法制意識與道德觀念。其次，采用“請進來，走出去”的辦法讓檔案人員接觸到先進的專業知識，豐富自己的工作經驗，提高個人的專業能力[4]。其中，要重點組織基層財政部門檔案人員學習信息技術，了解相關軟件的操作方法、電腦使用技巧等，不斷提高他們的信息化素養。再次，運用一定的激勵措施，在單位內部營造濃厚的學習氛圍，鼓勵檔案人員自主學習，參與進修。最后，財政部門可從社會、高校聘請、招納檔案管理專業人才，不斷優化基層財政檔案隊伍結構。

4 加大投入，健全相關基礎設施

基層財政部門要給予檔案管理工作足夠的人力、財力、物力支持，做好財政部門檔案管理工作的預算，全面掌握所需設施與資金情況。通過資金支持逐步完善相關硬件設備，配備檔案專用保存庫房，完善相關保存條件。同時，要加快檔案信息化建設，在軟件系統使用方面應加強與相關軟件開發企業的溝通，定制更有針對性的軟件系統，并兼顧軟件的通用性與對接性[5]。制作財政部門檔案數據庫，提供資料的查詢、下載、統計等功能，滿足不同的檔案需求。運用大數據、云計算等信息技術，充分挖掘檔案資料價值，使其發揮出相應的作用。

總之，財政檔案管理在財政部門日常管理中有著重要的意義。基層財政部門對檔案管理存在重視不足，制度不完善、人員素質不高等諸多問題，制約了檔案管理水平的提升。為此，財政部門要轉變觀念，全面梳理問題與原因所在，盡快完善財政檔案管理機制，逐一解決各個問題，實現檔案管理水平的明顯提升。