加強醫院醫療設備檔案精細化管理探究

潘秋杉 周 鷹 陳 黎

（昆明醫科大學第一附屬醫院，云南 昆明 650032）

醫療設備的生命周期較長，涉及大量檔案內容，為提高醫療設備檔案管理效果，精細化管理理念應運而生，它是指通過具體化、系統化的規章制度，運用標準化、程序化、數據化的手段，使醫療設備檔案人員精確地、有效地落實檔案管理工作，加強醫療設備檔案精細化管理意義重大。

1 制定精細化管理制度

醫院醫療設備檔案系統建設是檔案管理工作的薄弱環節之一，在制定檔案管理制度時應注意更新理念，融入精細化管理思想[1]。可以利用PDCA循環實現醫療設備檔案管理系統的反復運行，確保順利開展檔案質量管理工作。其主要包含計劃、實施、檢查以及行動這四個部分，例如針對醫院醫療設備檔案工作的借閱部分，檔案人員根據管理要求，嚴格按照檔案借閱制度、手續辦理制度等進行醫療設備檔案的借閱操作，完善信息臺賬，再定期、不定期抽查醫療設備檔案信息，保證管理工作的規范化、科學化。醫院還要按照《檔案法》、《保密法》等專門制定醫療設備精細化管理制度，明確檔案人員的職責、歸檔范圍、利用借閱、銷毀等；按照實際工作中的問題和不足適時補充、修訂檔案管理制度，使其更加合理、精細，推動醫療設備檔案管理進入現代化軌道。

2 實行精細化分類管理

分類管理是按照醫療設備檔案的類別進行分類，醫院采取精細化管理方式，對醫療設備的購置檔案、驗收檔案、維修檔案以及其他檔案進行精細化分類管理[2]。

對于醫療設備購置檔案，將購置項目作為檔案保管單位，按照采購醫療設備的時間、資金來源設定位置索引并存放，其案卷編號就由這兩個部分和案卷順序共同組成。醫療設備資金來源一般用英文字母表示，例如政府采購用Z表示，院內采購用Y表示等。那么S-18-Z-2就表示2018年政府采購項目2號案卷，卷脊信息主要有醫療設備采購項目的名稱、設備名稱和卷內文件，醫院的每一卷醫療設備購置案卷都可能涵蓋多臺設備的購置信息。

對于醫療設備驗收檔案，將驗收批次作為檔案保管單位，按照醫療設備的類別、立卷順序設置一級位置索引、二級位置索引，分類存放。醫療設備類別可以用英文字母代表，例如A表示心電類設備、D表示超聲類設備等，其案卷編號包括設備類別、檔案序號、卷號，例如S-A-18-1表示心電類別中18號案卷的第1卷，對應卷脊信息主要有案卷題名、設備生產商、設備產地以及編制日期等。精細化的案卷目錄和卷內目錄、卷內文件等的檔案編號登記保證醫療設備檔案調用效率的提升。

對于醫療設備維修檔案，按照設備類型、維修模式細分成：第一，針對小型醫療設備，統一登記小型醫療設備送修記錄，分類登記預防性維護記錄、質量控制記錄，實現電子化管理，為查詢、統計提供便利；第二，針對保修設備，例如核磁共振、X線血管造影機、CT等，由服務商專業技術人員出具維修記錄、預防性維護記錄，將獨立設備作為其保管單位，按照采購設備的時間、種類設置位置索引并存放，方便對設備的維修情況、年度維護進度等進行精細化的核對，監督醫療設備預防性維護工作的落實。

對于醫療設備的其他檔案，其具有相對獨立性，主要有計量合格證、巡檢記錄卡以及不良事件上報記錄等。

通過精細化分類管理的實施，促使醫院在使用醫療設備檔案時能按照實際需求快速定位設備檔案的類別和案卷，提取相應信息。

3 檔案開發利用精細化

除了分類管理方便醫療設備檔案的使用，在大數據時代應發揮精細化管理的數據化優勢，借助現代網絡信息技術編研醫療設備檔案，特別是進行數字化、信息化編研，把死檔案變成活檔案，進一步提高設備利用價值。因此，在醫療衛生事業改革和健康中國的大環境下，醫院檔案人員要緊扣現實需求，基于開放利用目的切實開展醫療設備檔案的編研工作，挖掘潛在價值。例如醫療設備采購匯編、設備維修技術指南等。通過結合醫療環節、醫療科研動態、信息技術領域等的新變化、新情況，憑借醫療設備檔案數字化建設、精細化管理，推動大數據分析的實施，在數據信息的支撐下展開定量分析工作，升華醫療設備檔案信息定性分析成果；嚴格遵守存量數字化和增量電子化的基本原則，利用數字化和數據庫手段建立共享醫療設備檔案信息的平臺，促成檔案檢索、分析和導出等快捷化功能，激發醫療設備檔案利用活力，最終實現對醫療設備檔案信息的最大化開發和利用。

總之，通過精細化管理理念與方法的引入，在醫院醫療設備檔案管理工作中從大處著眼、小處入手，制定精細化檔案管理制度，實現精細化的分類管理和開發利用，體現精細程度的提升，確保醫院所購置的醫療設備有最大的回報，不斷提高醫療設備投資效益。