信息化背景下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理探究

張 鈺

（德州市自然資源局不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山東 德州 253000）

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)施信息化管理的意義

在信息化背景下，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理過程中，建立部門間數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，建立部門間信息共享與整合機(jī)制，能夠更好地為民眾提供便利條件，切實(shí)改變傳統(tǒng)管理方式的“孤島”現(xiàn)象，方便企業(yè)和群眾辦事。在信息化的背景下，可以充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理手段，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人臉識(shí)別、網(wǎng)上支付等多種技術(shù)手段，在不同條件下實(shí)現(xiàn)便利服務(wù)。同時(shí)，能夠真正減少傳統(tǒng)管理方式中存在的環(huán)節(jié)多、流程亂的現(xiàn)象，不僅能減輕管理智能化帶來的工作負(fù)擔(dān)，還能更快更好地為群眾服務(wù)，提高行政效率，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展。

2 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在以往的不動(dòng)產(chǎn)登記工作中，沒有設(shè)立專門的統(tǒng)計(jì)和管理部門，又由于各部門管理制度不統(tǒng)一，造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作職責(zé)分散，管理力度不夠，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，登記檔案中信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性還有待于進(jìn)一步研究。在信息時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，先收集資料，再分類匯總，形成一個(gè)一體化的信息資源共享平臺(tái)，從而在一定程度上提高登記管理工作效率。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求，可從三個(gè)方面入手：

1）協(xié)調(diào)管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，統(tǒng)一不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范。在登記相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)明確填寫相關(guān)信息，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，規(guī)范登記信息的格式標(biāo)準(zhǔn)。此外，在建立網(wǎng)上信息資源共享平臺(tái)過程中，統(tǒng)一采用信息化管理方式，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相關(guān)信息輸入系統(tǒng)，并提出業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)劃方案，合理利用信息技術(shù)，使每份檔案都能找到出處，標(biāo)注相應(yīng)信息，方便后期檔案查詢，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的效率。

2）加強(qiáng)信息處理工作。首先，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中收集到的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類整理，并整合到一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)上；利用統(tǒng)計(jì)技術(shù)分析不同領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)，包括檔案數(shù)量、檔案完整性等；其次，加強(qiáng)信息遷移方面的研究，建立一體化系統(tǒng)，以保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資料在遷移過程中不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的質(zhì)量。

3）加強(qiáng)檔案檢查。如果在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，需要遷移檔案，遷移后應(yīng)加強(qiáng)檔案檢查，合理利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，采用有效的檢索手段，對(duì)檔案的內(nèi)容、數(shù)量、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查，避免檔案查閱出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏現(xiàn)象。

3 堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化管理

1）不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目前置登記檔案數(shù)字化管理。利用信息化手段管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，主要是規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記過程中的相關(guān)環(huán)節(jié)，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，達(dá)到提高工作效率的目的。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)前置登記檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的具體做法是：在業(yè)務(wù)受理過程中，申請(qǐng)人提交不動(dòng)產(chǎn)前置登記資料時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)著重于審核環(huán)節(jié)，明確提出審核要求，并將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入共享信息平臺(tái)，以便日后使用；在業(yè)務(wù)前置掃描中，數(shù)字化管理的重點(diǎn)在于信息技術(shù)的應(yīng)用，掃描后的信息資料應(yīng)自動(dòng)與登記項(xiàng)關(guān)聯(lián)，便于查詢。

2）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理。以往不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，以紙質(zhì)檔案為主。由于紙質(zhì)檔案的特殊性，在保存方式、保存環(huán)境、日常管理等方面都有較高的要求，如果管理不當(dāng)，極易造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)容價(jià)值過大或丟失。利用數(shù)字化管理模式，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行信息登錄、儲(chǔ)存、整合、分類，加強(qiáng)信息集成系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)一步推廣不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理技術(shù)，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平，保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的正確性和科學(xué)性。

4 創(chuàng)新服務(wù)模式

1）合理應(yīng)用”互聯(lián)網(wǎng)+”模式。“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的出現(xiàn)，促使眾多行業(yè)開始走上轉(zhuǎn)型的道路，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，走“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。恰當(dāng)?shù)厥褂谩盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式，可以改變傳統(tǒng)的申請(qǐng)?zhí)峤环绞剑股暾?qǐng)人能夠在線提交相關(guān)材料，并通過短信、網(wǎng)站查詢、微信公眾號(hào)等方式，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)人和房地產(chǎn)企業(yè)之間的有效聯(lián)系，避免繁瑣的環(huán)節(jié)，節(jié)約申請(qǐng)人的時(shí)間。

2）提供自助式檔案查詢服務(wù)。為了方便不動(dòng)產(chǎn)檔案的登記和查詢，在檔案管理工作中，應(yīng)多考慮用戶的需求，可以在人口較多的地方，為用戶提供自助查詢服務(wù)。同時(shí)，基于信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過手機(jī)掃碼、身份證驗(yàn)證碼等方式進(jìn)行身份識(shí)別，使用戶可以對(duì)自己需要的房產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢，并打印查詢結(jié)果。

3）確保不動(dòng)產(chǎn)登記信息的安全。數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，但同時(shí)也帶來了諸多風(fēng)險(xiǎn)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的失竊、泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，在數(shù)字化信息化應(yīng)用過程中，必須加強(qiáng)安全管理體系建設(shè)，提高安全水平，以共享數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，確保不動(dòng)產(chǎn)登記信息的安全。

5 培養(yǎng)專業(yè)人才

1）人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)。為保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理達(dá)到長(zhǎng)期的戰(zhàn)略目標(biāo)，必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，應(yīng)以綜合型、專業(yè)型高素質(zhì)人才為培養(yǎng)目標(biāo)，從根本上提高人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)，既要掌握信息技術(shù)手段，又要有較好的現(xiàn)代化管理水平，以適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的需要，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展，為產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓(xùn)，按專業(yè)分類實(shí)施培訓(xùn)戰(zhàn)略，同時(shí)借鑒其他管理部門的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過培訓(xùn)講座、專家講課、集中培訓(xùn)、擇優(yōu)選拔、重點(diǎn)培養(yǎng)等途徑，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其基本理論知識(shí)儲(chǔ)備，更好地為實(shí)際工作服務(wù)。在培養(yǎng)專業(yè)人才的過程中，檔案管理員也能反省自己的行為，糾正不規(guī)范的工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，同時(shí)保證信息檔案處理過程的安全。

3）引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才。在重視專業(yè)人才培養(yǎng)的同時(shí)，大力引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，是建立人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保證。房產(chǎn)登記檔案管理工作中引進(jìn)的管理人才，應(yīng)符合崗位要求，掌握一定的信息技術(shù)，具備檔案管理方面的專業(yè)技能和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

6 加大信息化設(shè)備的資金投入

要有效提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息查詢速度，必須在引進(jìn)先進(jìn)信息化設(shè)備的同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，運(yùn)用這些圖形、表格處理技術(shù)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行分類整理。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，不斷更新檔案管理理念，充分突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)信息化技術(shù)與檔案管理工作的有效融合，切實(shí)優(yōu)化檔案信息管理模式和手段，不斷提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

7 結(jié)束語

總的來說，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作任重而道遠(yuǎn)，要從多方面、多角度進(jìn)行分析，完善檔案管理工作的內(nèi)容，提高檔案管理質(zhì)量，確保相關(guān)登記和查詢業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的有序開展。