新形勢下干部人事檔案信息化建設的困境及對策研究

王 琴

（中國石油青海油田公司物資裝備公司，甘肅 敦煌 736202）

當今社會，信息技術滲透到社會活動的方方面面，各個領域都面臨著信息化進程加快的局面，尤其是檔案館信息。檔案作為人類社會活動的真實記錄，必然會隨著時代的發展而發生變化，它的形成、傳遞、儲存和利用過程是隨著時代的變化而變化的。檔案工作在一定程度上反映了的現代化管理水平。充分利用信息技術是當前干部人事檔案管理的主要任務，推進檔案信息化建設，開發利用檔案信息，改革檔案管理和服務機制，適應教學需要、研究和管理等。它給單位的創新帶來了機遇和挑戰，干部人事檔案管理模式與加快工作機制改革，干部人事檔案信息化進程與基于網絡的數字檔案建設數字化環境。

1 干部人事檔案信息建設的必要性

1）檔案信息建設是社會發展的需要。隨著社會進步、科學發展和辦公自動化進程的加快，干部人事檔案信息建設已發展到一個新的歷史階段。傳統手工、分類方法、紙質檔案實物保存方法、人工檢索，查詢等手段已逐漸被現代管理模式所取代。問詢技術已經滲透到各個方面。檔案文件信息化已成為干部人事檔案發展的必然趨勢。

2）擴大檔案工作的服務領域。檔案信息將為社會提供大量基本的公共原生信息必要且可靠。它可以滿足人們對信息共享的需求，提供基本的信息服務，開發利用公共信息的條件。它也奠定了信息社會的基礎。而且，應用現代管理工具來存儲各種各樣的數據信息的開發和利用更加方便，也可以產生更廣泛的拓展檔案工作的服務領域。

3）它可以大大提高檔案管理的效率。在信息環境下，紙質文件和電子文件是必不可少的，在新的管理模式下高效有序地處理。所有的檔案管理員利用網絡收發文件，輸入或上傳處理后的文件進入檔案管理軟件。檔案工作人員檢查并接受系統中的數據。由利用電子文件和紙質記錄制作的檔案自動歸檔管理系統，減少了錄入工作量，縮短了檔案形成和歸檔的周期縮短了利用率，提高了工作效率。

4）可與辦公自動化系統集成。隨著現代信息技術的發展和數字化的建設，網絡的使用使檔案管理系統與辦公自動化系統的高效及時接收更規范的電子文檔信息，直接形成于辦公自動化流程。這些數據將直接轉化為數字檔案。檔案館應該有效管理和優化檔案信息資源。

2 干部人事檔案工作的現狀

1）現行的管理方法和理念與現行的管理體制不相適應。干部人事檔案信息建設包括檔案數字化建設資源、檔案信息數據庫建設、檔案組織有序信息資源，檔案信息資源的開發利用，檔案信息資源的開發利用、檔案人才的培養。檔案管理的理念和方式方法還沒有形成，無法脫離了傳統的檔案工作。部分干部人事檔案工作仍采用傳統的手工紙質管理。人工的對部分檔案信息的記錄、分類和統計，檔案工作的整體歸檔管理效率低且容易出錯。此外，檔案信息化建設已經在大多數單位實施。然而，由于員工遵循傳統檔案管理模式和對當前信息技術手段的不熟悉，檔案信息化模式很難成為檔案工作的主流模式，由此產生檔案信息建設滯后，不適應信息技術的發展趨勢。

2）檔案信息水平不均衡，總體偏低。近年來，在數字化的推動下，干部人事檔案館的建設不斷深入，信息發展很快。但從總體上看，相關單位的檔案信息不均衡，總體偏低。受各種主客觀因素的影響，不同干部人事檔案信息的發展也不盡相同。檔案管理的方法和技術仍然依賴于傳統的紙質檔案管理和工作模式仍以實體檔案為主。雖然電腦和信息技術作為輔助管理手段已經被廣泛采用，但大多局限于檔案目錄的信息管理。檔案工作還處于起步階段，信息技術落后于時代的發展。以數字檔案館和檔案知識服務系統為發展目標，干部人事檔案信息還有很大的發展空間。

3）實現數字檔案的基礎設施還不夠成熟。基礎設施是檔案管理信息安全的重要條件，必須大力加強。改善軟硬件環境條件實現檔案管理的規范化、科學化，增強創新意識應用先進技術，實施檔案制度創新建立健全檔案管理體系應對信息大發展環境的機制。

3 干部人事檔案信息建設的對策

1）提高檔案信息意識強化信息觀念。我們必須充分認識干部人事檔案工作的價值、地位、作用和意義，切實做好干部人事檔案工作，認識到干部人事檔案信息建設的重要性和必要性。檔案信息化建設的質量是衡量檔案信息化水平的重要基準。加強干部人事檔案信息建設，促進干部人事檔案事業的發展，在提高認識的基礎上強化信息觀念，樹立國際觀念、創新觀念、服務觀念、法治觀念以新的理念指導干部人事檔案信息建設。

2）加強干部人事檔案標準化建設規范科研檔案。高等教育信息化標準化是自動化、網絡化的前提。干部人事檔案事業單位應當召集有關專家進行討論，制定相關業務工作、技術方法的統一原則和規范設備等等。符合國際、國家標準和行業標準發展趨勢制定標準。建立一套電子設備符合檔案信息工作條件的檔案管理數據庫，以避免在向資源共享過渡的過程中繞道而行，避免人力、物力、物力的浪費。

3）開發檔案資源加強數據庫建設。數據庫是檔案信息網絡建設的重要組成部分。加強網絡建設，必須加強網絡建設數據庫。數據庫的建設應以國際、國內的標準和規范為基礎集中人力、物力、財力建設一批檔案錄入數據庫，全文數據庫，高標準、多功能的多媒體數據庫。加速建立檔案編目中心，豐富檔案資料資源儲備。提供強大的后臺數據庫支持檔案信息，扎實做好檔案書目工作。加強數據庫的維護工作，保證數據的完整性和質量。密切關注行業小型數據庫的標準化建設，加大數據庫建設力度，提高數據庫容量和訪問速率。

4）加強人才培養提高綜合素質。積極引進檔案管理專業人才和計算機專業人才，從培訓、引進、人員流動等方面優化檔案人才結構，是干部人事檔案館建設的重要基礎和有效保障，培養一支專業素質高、綜合實力強的創新型信息團隊結合管理、技術、服務和研究模式。計算機專業人員在條件允許的情況下，檔案部門應配備檔案信息化建設。切實提高檔案管理人員素質。提高全日制現代信息技術應用能力，檔案員通過各種培訓方式，建立了一支專的隊伍。責任心強，技術過硬，能適應新形勢的檔案信息管理的需要。

4 結束語

檔案信息對社會的影響是不容忽視的，檔案信息建設勢在必行。我們需要面對當前的困難和存在的問題，抓住機遇。樹立信心，直面挑戰困難。盡可能投入人力、物力和財力，加強基礎設施建設，采取有效措施，實現檔案信息化建設。未來的發展方向是努力建設面向服務的數字檔案館，即檔案信息的數字化和網絡化，檔案信息的信息管理提供高度共享使用，因此要確保檔案安全與規范干部人事檔案信息。