檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

賽毛措

（青海省海南藏族自治州共和縣檔案館，青海 海南藏族自治州 813099）

計算機和網絡的發展極大的加快了社會發展和經濟進步，值得一提的是，在檔案管理方面，網絡信息發揮了不可磨滅的作用，也使原本傳統的檔案管理變成數字化，科學化。所以，將新一代檔案管理信息化代替傳統的檔案管理方法具有重大意義，因此，檔案管理信息化是世界潮流的必然趨勢。同時，更好的改革檔案管理信息化，找到檔案管理信息化中存在的各種問題、各種影響因素，有助于更好的、更加全面的發展和使用檔案管理信息化技術。

1 檔案信息化管理的必要性

目前，中國的互聯網技術取得巨大的進步，科學技術得到快速提高，信息技術也在我國的檔案管理當中得到了大范圍的使用，努力在很大程度上增大了檔案管理的有效性。通過使用網絡信息化技術可以更好地加快檔案信息的收集速度。在以前的檔案收集的工作中，面對各種各樣的問題和困難都不能極好的處理和解決，但是在應用檔案管理信息化之后，大部分的問題都迎刃而解，大家可以使用網絡將自己的檔案信息隨時上傳到檔案管理系統，也可以快速的訪問傳送過的檔案信息。互聯網可以更加高效的傳送和訪問文件，極大地增強了工作效率和減少工作人員的工作壓力。

我國過去的檔案管理方法太過繁瑣和復雜，管理手段有限。由于缺乏時間和空間，檔案管理工作進展緩慢。如何有效提高檔案管理信息的利用率是一個難題，解決這個問題的最好方法就需要工作者積極的研究和實現管理信息科學的發展，從而實現管理信息化的目標。在檔案管理的工作中，對計算機信息技術正確的利用和處理，可以更好地讓檔案管理工作順利地開展，工作人員通過數字信息分享儲存在網絡中的數據，達到讓每一個用戶都能訪問檔案信息，工作人員也可以使用特殊的賬號密碼任何時候提取當中的數據。然后使用網絡技術實現在數據中增加搜索引擎功能，更好地提供給客戶和內部管理人員更好的尋找自己所需要的檔案，相比于傳統檔案信息，這種方式更好地提高了查詢速度和瀏覽效率。

2 檔案信息化發展的影響因素

2.1 檔案信息化發展的水平因素

現在的中國存在著經濟差距，各個城市，各個地區所使用的檔案信息管理都不一樣，信息化建設進度也都沒有達到統一，更重要的是，每個地區的檔案管理工作者的文化和操作有一定的差距，進而使每個地區的檔案進展工作和辦事效率都存在著很大的分級問題，經濟差距水平是檔案管理的一大難題。當然，有一部分經濟較好的城市嘗試著新的網絡檔案管理方法，但是面對新的事物，許多工作者面對這么一個新的家伙，都無計可施，只能重新進行培訓，學習如何操作，如何使用。而對于一些高水平工作者，面對新的工作方式，他們需要更好地適應新的工作環境。然而在一些三線甚至四線城市，他們還在使用離線操作，而且政府只是提供給他們一整套完整的檔案管理信息化系統，擁有這種而沒有使用，極大的阻礙了檔案管理信息化的發展和檔案管理的工作效率。

2.2 檔案信息化發展的認知因素

因為檔案管理信息化是一種新的操作方式，所以相對于傳統的檔案管理來說新的信息化管理存在著巨大的差異，有著非常大的不同，面對管理的思路和方式也有很大的不同。一些工作者并沒有感受到新科技帶來的便捷，而且也沒有認識到信息化帶來的重要性和必要性，面對新的事物，并沒有認識到新型檔案管理信息化的必要。關于工作者對信息化發展的認知問題，第一，面對一種新的工作手段，而且能夠快速的便捷的提高工作效率，前提是認真學習使用方法和操作流程。第二，檔案信息化應用能夠讓中國甚至世界的檔案信息在同一個系統當中，任何有權限的人都能在其中查看，讓每一個檔案都有它自己的價值。然而，還是有的工作者沒有意識到這幾個問題，在這個強者生存的時代，順著時代的改變而改變才能更加長遠的走下去。

3 推動檔案管理信息化的措施

3.1 培養信息化檔案人才

面對新的工作設備，工作者就需要改變自己的工作思路，將傳統的管理變成網絡信息化管理，在以前的工作中，工作人員都是根據自己幾年甚至幾十年的工作經歷來為客戶服務，然而他們面對數字化，信息化這些東西都用之甚微，所以當新的工作方式來臨的時候，工作者應該做的就是積極學習其中的知識，更加努力的變成一個新的信息化檔案管理人才。更應該積極參加檔案信息化管理培訓，改變自己的工作態度和工作思路，面對各種突發狀況可以更好地處理。更要增加對檔案工作者的選拔條件考核，盡可能的招聘對互聯網，計算機比較了解的應聘者，再對他們進行考核，擇優錄取。

3.2 配備統一、專業的軟硬件設備

面對新的檔案管理方法，重要的不是工作者的操作。為了讓檔案信息化更好的普及和實施，在硬件上就應該下功夫，這就需要在培養信息化檔案人才的同時加大投入和生產相對應的檔案管理計算機工具。硬件方面，使用高科技高頂尖的計算機電腦，數據龐大的信息儲存庫和更加精準和方便快捷的識別系統，就能更加方便的讓工作者面對一些繁瑣和復雜的檔案工作時更加方便，不會因為系統卡頓導致業務進展緩慢，更重要的是，面對一些高精尖技術應用都需要大量的資金，這就需要上級增加對檔案管理方面的資金投入，增加給工作者提供新型工作的使用機會和人才培養都需要相關部門的配合。軟件方面，對于各種新型網絡工具，相關部門需要做的就是檢查漏洞，避免工作者工作時遇到網絡問題或者軟件問題造成工作進度的滯留和緩慢。這就需要專業的軟件團隊面對檔案管理信息化時緊跟時代步伐，面對一些新的問題快速和準確有效的給出處理方案，提高工作者在檔案管理軟件的使用體驗。

3.3 檔案信息管理的統一規范化

面對各個地區經濟發展不同的影響，檔案信息的工作開展存在著各種各樣的問題，而面對這種問題，更好的解決方法就是形成統一規范的信息管理方法規章制度，建立起有組織有科學方法的管理規范，制定科學的工作方法，面對一些突發狀況，提前成立突發狀況應對小組。并且積極應用現代信息技術更好的優化管理制度，更好的在檔案管理信息化中取得更好的進步和給客戶有更好的使用體驗。然后，面對一些消極工作人員也應該建立對應的監管機構，成立專門的督察部門對工作人員起到督促和管理作用。檔案管理的統一是檔案管理信息化的基本保障，是一切工作的前提，巧妙地運用以前的知識和技巧來面對現在所存在的各種問題，就需要工作人員將現代科技和優秀的管理統一化淋漓 盡致的表現出來，才能更好地讓檔案管理信息化越走越遠，越走越好。

4 結束語

現在經濟潮流向著高科技、高效率靠攏，網絡信息技術和互聯網深入人心，已經成為生活中的一部分，而且也在信息交流方面起到決定中的作用。因此，檔案管理信息化已經成為世界科技潮流發現的必然前進方向，時代在向著快捷前進，而檔案管理信息化就是時代進步的果實。