檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究

何 葉

（肇慶市檔案館，廣東 肇慶 526000）

推動檔案信息化建設(shè)工作可以提高業(yè)務(wù)辦理效率，同時對人員檔案信息進(jìn)行動態(tài)化實時化管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效管理，信息化工作不僅是智慧化管理的重要組成部分，更是體現(xiàn)管理智能化水平的標(biāo)志之一，需要多方部門的相互協(xié)作，共同實現(xiàn)我國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)目標(biāo)。

1 數(shù)字化管理體系建設(shè)的重要性

隨著時代的發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷普及，信息技術(shù)成為人們生活中不可或缺的組成部門。在數(shù)字化檔案管理中需要合理地運用到信息化手段，通過計算機模型的分析，利用大數(shù)據(jù)的觀察，保證整體檔案在集中處理環(huán)節(jié)的邏輯性，更好的發(fā)展各部門的協(xié)調(diào)工作，保障統(tǒng)計過程的有效進(jìn)行。第一，信息化其實就是利用高科技手段對我們手上擁有的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，對日常積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納匯總，得出一個有效的管理調(diào)配方案。通過計算的分析可以幫助我們更好地了解實際情況，在后續(xù)的調(diào)用過程中管理人員能夠快速了解到檔案存儲位置情況，對于存檔過程中出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)展及時解決，讓管理層面更好地對全館檔案管理作出分析，從而實現(xiàn)存取的有效管理。第二，在當(dāng)前的傳統(tǒng)管理上會出現(xiàn)很多數(shù)據(jù)，各部門之間每天都有大量的數(shù)據(jù)要向管理層進(jìn)行反饋，實際操作過程會因為數(shù)據(jù)的零散導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或是遺漏，通過計算機可以把這些數(shù)據(jù)進(jìn)行信息匯總，能夠幫助管理部門更好地了解到關(guān)鍵問題，同時在辦公上更加高效性，實現(xiàn)企業(yè)之間的聯(lián)動，基層人員也能夠?qū)芾砣藛T下達(dá)的指令快速做出反饋，使得整個項目能夠更加規(guī)范化。

2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1）加強對于檔案管理信息化建設(shè)工作有助于我國檔案管理制度的改革方案，可以不斷更新思想不斷發(fā)現(xiàn)制中存在的問題，同時在檔案信息化管理上可以更加直觀的觀察檔案統(tǒng)計的建設(shè)情況，做出大數(shù)據(jù)分析，檔案管理要重視對于人員信息和相關(guān)填報信息，通過這些檔案的深入分析，可以對未來的民生工程建設(shè)具有指導(dǎo)性作用。同時要完善基層檔案管理體系的具體化實施，在各方面的數(shù)據(jù)上做到信息的準(zhǔn)確性，可以進(jìn)行相關(guān)分類統(tǒng)計，更加直觀地了解到人們的真實需要，同時對于管理制度問題能夠及時發(fā)現(xiàn)。

2）基層檔案管理信息化建設(shè)能夠提高工作效率，實施更加多元化信息化的管理工作，對于人員優(yōu)化配置同時加強信息的準(zhǔn)確性，通過信息的歸納總結(jié)反饋到一線工作人員的手中，可以加強他們的業(yè)務(wù)能力，同時為人民提供更加高效便捷的辦理渠道。因此需要為檔案管理工作制定相關(guān)的政策法規(guī)，不斷完善該項目的可持續(xù)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，幫助政府直觀地了解人民群眾的生活水平，不斷完善民生問題的建設(shè)上具有較高的指導(dǎo)性作用。

3 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)方針

1）建立完善的信息化平臺。對于傳統(tǒng)檔案整理過程工作人員應(yīng)該一邊收集完善資料，一邊建立電子檔案，并定期對單位和個人進(jìn)行相關(guān)信息復(fù)查，如果需要更正或改動要及時處理，對用戶的信息要做到有證可查并，并確保信息更新的及時性。同時檔案信息數(shù)量巨大，在很多方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何運用信息技術(shù)，建立高效、準(zhǔn)確、便捷的檢索數(shù)據(jù)庫就非常重要。在數(shù)據(jù)庫的建立中一定要設(shè)定明確的個人檔案編號，可以在眾多的檔案信息中搜索關(guān)鍵詞來快速查找到需要的信息，而對這些具體數(shù)據(jù)都能通過其中的某一個或者某幾個關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索查詢，這樣的方式就可以大大縮減服務(wù)人員的辦事效率，提供更多的時間給到工作人員進(jìn)行檔案管理和整理的工作。同時，對于信息的動態(tài)更新也應(yīng)該有相應(yīng)的管理系統(tǒng)設(shè)置，實現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)更新，并通過3D模型的建立，為管理系統(tǒng)打造一個清晰真實的信息展示平臺。比如，對于信息化數(shù)據(jù)庫內(nèi)的模塊建設(shè)，可以請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行平臺的打造，設(shè)計電子檔案的模板，在每一份檔案的錄入過程中，都需要錄入常規(guī)的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，這些內(nèi)容都是上文提到過的重要編號和資料，包括圖片和照片，也應(yīng)該有相應(yīng)的位置進(jìn)行登記和填寫，并做好專業(yè)的檢索，在查詢者需要進(jìn)行查詢時，工作人員幫助檢索其中一個相關(guān)內(nèi)容就可以檢索到電子檔案，這樣的方式可以提高檔案的管理效率。

2）強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。由于管理資料的復(fù)雜性，要落實好檔案管理工作，首要做的事情就是需要收集資料。而收集工作是一個比較繁雜的工作，因為檔案的資源來源是多渠道，這就需要檔案管理部門要從多渠道進(jìn)行資料的收集和歸納。這樣的做法可以改變傳統(tǒng)方式一個個對人員進(jìn)行登記和保存，讓專人負(fù)責(zé)專項工作，渠道一使用一個專員進(jìn)行溝通相應(yīng)的檔案資料，渠道二使用另一個專員溝通協(xié)調(diào)另外一項檔案資料，這樣以此類推，當(dāng)積累一定量之后專員對自己的渠道就掌握的非常好，這時候就可以通過帶新人的方式來推進(jìn)工作的進(jìn)度，讓不同的專員小組與自己對應(yīng)的渠道進(jìn)行溝通協(xié)商，這樣的方式可以讓資料收集的速度加快，辦事效率也大大提高。除此之外，管理人員還是要做好檔案的整理和編目工作，這些基礎(chǔ)檔案管理工作都應(yīng)該落實到人頭去負(fù)責(zé)。比如對于企業(yè)來說，柜面咨詢的服務(wù)是必要的，但在這一塊本文在后面會提到如何改進(jìn)，企業(yè)要做好服務(wù)工作，其中也就包括房產(chǎn)檔案管理這一塊，派遣優(yōu)秀員工是目前檔案管理工作的重要任務(wù)，只有在確保對檔案管理工作進(jìn)行有效的日常監(jiān)督和檢查，才能保證管理人員的工作完成度，以及資料的完整性，對內(nèi)容、質(zhì)量有問題的檔案要及時進(jìn)行清理和完善，最終交回的檔案一定是保證資料完整無誤，所有資料都應(yīng)該有效的情況下才可以入庫歸檔，所以，優(yōu)秀員工的重要性毋庸置疑，同時，對于送到檔案室的檔案要進(jìn)行編號，最后放到文件柜相應(yīng)的位置上，并建立一本目錄檢索，方便有人咨詢的時候能快速查找到相應(yīng)的檔案。

3）優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。將檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行局域網(wǎng)連接，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，在處理數(shù)據(jù)的方式上也是較多的運用到了信息技術(shù)手段，要求相關(guān)檔案管理部門充分利用網(wǎng)絡(luò)手段，建成網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式，幫助客戶能夠更加便捷高效的辦理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)客戶在足不出戶的情況下進(jìn)行手機辦公。在人員管理方面要定期對工作人員進(jìn)行符合時代化的培訓(xùn)工作，要求相關(guān)人員掌握一定的專業(yè)技能，能夠更好地投入到為人民服務(wù)中。檔案管理工作也需要有一個健全機制，對于打印出來的檔案，不可隨意丟棄，如果咨詢者廢棄掉檔案復(fù)印件，需要進(jìn)行粉碎或者蓋上一個作廢字樣的鮮章，另外，對于需要的檔案文件，檔案管理人員也應(yīng)該出具相應(yīng)的章來證明檔案的真實性，這樣的操作會大大縮短咨詢者的辦理時間，也會幫助檔案管理人員快速完成任務(wù)，提高整體服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，管理部門要認(rèn)清檔案管理的現(xiàn)狀，著手加強檔案管理，認(rèn)真分析管理中可能存在的問題和原因，并針對性的將問題一一解決，提高檔案管理的質(zhì)量，同時，利用信息化技術(shù)讓查詢工作能夠更加便捷，脫離人手不足的困境，讓人力資源都用在更需要精細(xì)化管理的工作之中。