大數(shù)據(jù)背景下文書(shū)檔案電子化管理初探

李 韻

（青島海洋科學(xué)與技術(shù)國(guó)家實(shí)驗(yàn)室發(fā)展中心，山東 青島 266000）

文書(shū)檔案管理的規(guī)模逐漸擴(kuò)大。文書(shū)檔案管理對(duì)現(xiàn)代生活發(fā)展具有重要戰(zhàn)略意義，是企業(yè)運(yùn)作發(fā)展的根基，文書(shū)檔案管理辦公的好壞決定了企業(yè)能否穩(wěn)定高速的發(fā)展，正確的管理模式可以減少文書(shū)檔案管理后期上企業(yè)銷從而增加效益。企業(yè)文書(shū)檔案管理中要求資料整理分類質(zhì)量達(dá)標(biāo)，更需要對(duì)于文書(shū)檔案后期的查驗(yàn)和保存。當(dāng)下企業(yè)文書(shū)檔案管理辦公效率和質(zhì)量上存在較大問(wèn)題，文書(shū)檔案的管理缺少信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，通過(guò)建立信息一體自動(dòng)化文書(shū)檔案管理途徑來(lái)保證文書(shū)檔案管理辦公的安全性和高效性保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 文書(shū)檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案管理部門職責(zé)不清

文書(shū)檔案管理部門職責(zé)不清導(dǎo)致管理人員在工作中不清楚自己的職權(quán)范圍。很多事情只有在領(lǐng)導(dǎo)的要求下完成，不能發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。文書(shū)檔案管理工作中很多管理干部只服從“一把手”的領(lǐng)導(dǎo)，不和同級(jí)的干部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流溝通，存在工作畏手畏腳、不主動(dòng)思考作為的現(xiàn)象，實(shí)際管理工作處理上通常是別人不去做，自己就不去做，這樣的思想會(huì)導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)之間精神面貌渙散。工作時(shí)遇到問(wèn)題常常一個(gè)推脫一個(gè)，難以發(fā)揮文書(shū)檔案實(shí)際作用。

1.2 文書(shū)檔案管理工作效率低下

在日常的工作當(dāng)中，管理人員和基層工作人員之間的工作關(guān)系和服務(wù)方式上也存在著諸多的問(wèn)題。工作人員在工作理念上沒(méi)有真正做到以單位發(fā)展和規(guī)范管理為宗旨，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案是單位管理工作重要的信息資源，很多檔案工作人員只是運(yùn)用傳統(tǒng)手段機(jī)械的整理檔案，未能結(jié)合信息化手段及時(shí)完善管理方式，造成檔案整理效率較低。

1.3 文書(shū)檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用不足

隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)于復(fù)合型人才的需求越來(lái)越大，對(duì)于檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，大部分檔案管理人員具備一定的檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于信息技術(shù)的掌握相對(duì)欠缺，各單位普遍認(rèn)為檔案工作僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的資料收集工作，未能提高對(duì)檔案工作和檔案工作人員再教育的重視程度，這就導(dǎo)致即使國(guó)家及上級(jí)單位出臺(tái)各項(xiàng)檔案數(shù)字化的指示和政策，但很多單位仍堅(jiān)持使用紙質(zhì)歸檔的方式。

2 提升文書(shū)檔案數(shù)字化管理的途徑

2.1 開(kāi)展文書(shū)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

定期文書(shū)檔案管理人員參加檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，掌握最新的仿真政策，同時(shí)，也要加強(qiáng)其信息技術(shù)的理論與實(shí)操培訓(xùn)。將具有一定辦公自動(dòng)化運(yùn)用能力作為招聘檔案管理人員的必要條件。在日常例會(huì)中強(qiáng)調(diào)檔案信息化工作的重要性，提高相關(guān)人員對(duì)于這項(xiàng)工作重視程度。

2.2 大數(shù)據(jù)文書(shū)檔案管理辦公部門交流自動(dòng)化

文書(shū)檔案管理的重要關(guān)鍵是“分類”，利用大數(shù)據(jù)算法可以更高效的完成文書(shū)檔案的分類和整理工作，可運(yùn)用“RFID”、無(wú)線數(shù)據(jù)通信等技術(shù)于文書(shū)檔案管理工作，對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行有效分類。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理部門數(shù)據(jù)間的雙向溝通，發(fā)送者和接受者之間的地位不斷的進(jìn)行交換，發(fā)送者并非以命令的方式去下達(dá)指令，而是在傳輸?shù)耐瑫r(shí)進(jìn)行交流與反饋，當(dāng)發(fā)送者與接收者達(dá)成一致時(shí)進(jìn)行實(shí)行。改變傳統(tǒng)單向溝通的一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息的低效率模式。

3 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)模式

搭建文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)。文書(shū)檔案管理過(guò)程中需要合理地運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)文件資料的高效整理和便利查閱。第一，信息化其實(shí)就是利用高科技手段對(duì)我們手上擁有的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，對(duì)日常積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納匯總，通過(guò)大數(shù)據(jù)的計(jì)算分析可以幫助我們更好地了解實(shí)際情況，對(duì)于工作過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決，幫助管理層從全局掌握角度了解單位日常工作中形成的文件資料，更好地對(duì)全局工作作出分析，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的有效管理。第二，文書(shū)檔案管理是有著很多的數(shù)據(jù)，各部門之間每天都有大量的現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)需要向管理層面進(jìn)行反饋，在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)的零散導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或是遺漏，通過(guò)信息化手段，可以把這些大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的信息匯總，實(shí)現(xiàn)部門之間的聯(lián)動(dòng)，基層人員也能夠?qū)芾砣藛T下達(dá)的指令更加快速的做出反饋，使得整個(gè)項(xiàng)目能夠更加規(guī)范化。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案是記錄單位發(fā)展歷程的重要載體，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化、一體化，能有效提高檔案整理效率，也能為今后的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)便利。