機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理路徑分析

史曉華

（山東省物資儲(chǔ)備管理中心，山東 濟(jì)南 250012）

文件管理數(shù)字化建設(shè)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中有非常重要的地位，同時(shí)也是確保公司和行業(yè)正常運(yùn)行的基本保障，需要對(duì)制度的充分理解和合理安排。這也是保證制度為社會(huì)提供服務(wù)的前提。現(xiàn)在是信息化為主的新時(shí)代，是各領(lǐng)域融合信息化建設(shè)的新道路，也是中國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的進(jìn)程也在不斷推進(jìn)，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)尤為重要，信息技術(shù)的充分融合給文件管理工作帶來了很多優(yōu)勢(shì)，工作效率達(dá)到了可視化的提高。這也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要發(fā)展目標(biāo)，文件管理信息化建設(shè)中也存在一些困難和負(fù)面問題，我們應(yīng)該充分重視，將通過本文進(jìn)行了詳細(xì)的論述，供同行參考，使事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作效率得到提高

1 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)代化設(shè)備配備不足

目前，我國大部分都是紙質(zhì)文件在使用，數(shù)字文件管理系統(tǒng)普及率不高，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容不完整，不全面。針對(duì)這個(gè)問題，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有足夠的為了保證數(shù)字文件管理發(fā)展的硬件設(shè)施，部分單位有文件管理堆積情況，也沒有好的保管場(chǎng)所和適當(dāng)?shù)谋９芊椒ǎ瑫?huì)受天氣等因素的影響，出現(xiàn)文件受潮破損的情況，對(duì)于文件的完整及安全性也會(huì)產(chǎn)生影響，同樣也限制了有效地利用檔案資源。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)水平不高

檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，為了完成項(xiàng)目單位的數(shù)字文件管理工作，檔案管理人員必須具備相應(yīng)的工作素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理設(shè)備的有效利用。但是現(xiàn)階段的檔案管理人員必須具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理設(shè)備的有效利用。部分檔案管理人員年齡較大，接觸網(wǎng)絡(luò)信息較少，接受信息知識(shí)的速度較慢，學(xué)習(xí)效率不高。

1.3 檔案檢索速度低

檔案文件資源搜索效率較低，現(xiàn)階段大部分工作單位還依舊使用人工搜索，沒有用電腦進(jìn)行搜索的效率高。這在一定程度上影響了文件檢索的速度和準(zhǔn)確性，增加了檔案管理工作量以及文件檢索的效率。

1.4 缺乏思想認(rèn)識(shí)

人們受傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)的限制，對(duì)機(jī)關(guān)工作單位的文件管理工作缺乏思想認(rèn)識(shí)，對(duì)文件管理工作的技術(shù)缺乏專業(yè)性的重視，認(rèn)為文件管理業(yè)務(wù)沒有技術(shù)含量，無法充分發(fā)揮文件資源所隱藏的價(jià)值。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對(duì)策

2.1 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字文件管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展使得數(shù)字文件管理更加便捷。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理需要相對(duì)較多的內(nèi)容實(shí)施管理，對(duì)數(shù)字文件管理系統(tǒng)提出了更高的要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以結(jié)合自身實(shí)際情況，深入放大自身優(yōu)勢(shì)，通過有效利用自身優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件管理體系現(xiàn)代化，有效控制文件資源的安全性和存儲(chǔ)質(zhì)量，消除相關(guān)硬件風(fēng)險(xiǎn)，更有效地推進(jìn)單位數(shù)字化文件管理工作。

2.2 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

檔案管理者的主要業(yè)務(wù)是管理和維護(hù)數(shù)字化文件，是整個(gè)過程的實(shí)施者和操作者，因此他們對(duì)文件管理任務(wù)質(zhì)量的影響非常大，為了提高文件管理者的綜合素質(zhì)，需要事業(yè)單位和組織要采取多種方法。如不斷提高工作能力，定期評(píng)估最新設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和水平，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)最新設(shè)備的學(xué)習(xí)，實(shí)施數(shù)字化文件管理的培訓(xùn)，并對(duì)自己的業(yè)務(wù)發(fā)展需求進(jìn)行保障和促進(jìn)，使文件作者不斷提高專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 提高數(shù)字文件管理效率

首先是提高文件管理能力；充分發(fā)揮數(shù)字化文件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提高事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理工作效率；利用磁盤和光纖的連接排列，提高數(shù)字化文件管理系統(tǒng)性能的提高，提高系統(tǒng)內(nèi)部存儲(chǔ)空間，更好地做好事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理服務(wù)。其次是保護(hù)文檔資源的安全，對(duì)磁盤排列產(chǎn)品的硬件和結(jié)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格要求，使數(shù)字文件管理更加可靠，為數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的更新打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并且磁盤排列需要更高水平的保護(hù)，要確保數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性，有效地保護(hù)文件資源。再者就是數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性。提高文件管理系統(tǒng)的性能，為了提高系統(tǒng)的維護(hù)性能，在選擇數(shù)字文件管理排列產(chǎn)品時(shí)，要選擇CD排列產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的在線升級(jí)，開放性系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)文件管理員為查詢和訪問文件的資源提供了保障，提高了數(shù)字文件管理系統(tǒng)的性能。

2.4 提高對(duì)文件管理的認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件資源是事業(yè)單位決策的重要依據(jù)，可以決定制度的決策是否合理，可以決定制度的無形資本認(rèn)知與否。機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)積極推廣和宣傳有關(guān)文件管理的制度知識(shí)，使全體員工認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性，了解文件管理的意義。使全體員工正確認(rèn)識(shí)到文件的價(jià)值，讓文件管理工作得到全體員工的支持和理解，有效防止全體員工輕視文件管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將文件管理工作納入議事日程，及時(shí)掌握文件管理中存在的問題和困難，得到有效解決。在招聘數(shù)字化文件管理相關(guān)人員時(shí)，應(yīng)以專業(yè)功能和業(yè)務(wù)執(zhí)行精神為前提，制定相關(guān)激勵(lì)政策要提高日管理者的積極性，加強(qiáng)數(shù)字文件管理的資金支持，使數(shù)字文件管理更加方便快捷。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著中國經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，文件管理數(shù)字化建設(shè)越來越重要，各單位必須重視文件管理的發(fā)展，并通過不斷的教育，提高文件管理者的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡快實(shí)施和創(chuàng)新數(shù)字化建設(shè)的新方案。不僅應(yīng)實(shí)施信息化建設(shè)的要求，還應(yīng)隨著時(shí)代的潮流加快數(shù)字化建設(shè)的效率，這無疑是文件管理者的一個(gè)重要挑戰(zhàn)，也是一個(gè)難點(diǎn)，我們將繼續(xù)實(shí)踐、創(chuàng)新、數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的新篇章。積極克服問題，采取有效措施解決問題，一定程度上可以促進(jìn)中國機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)的健康可持續(xù)發(fā)展。