淺談信息時代檔案管理工作面臨的問題與改進對策

鄧良梅

（福建省三明市社會福利院，福建 三明 365000）

互聯網已經成為時代的特征，在各個行業中得到了有效的應用，極大提高了管理工作的效率。但是在實際應用中，信息化的檔案管理技術面臨著一系列的問題，只有解決這些問題，檔案管理信息化才能得到有效運用。在對策中主要需要對實踐應用的改進，完善應用管理的內容和方法，解決各種制約條件，以此保證工作中計算機網絡技術的有效運用。

1 檔案管理信息化的必要性

在檔案管理行業中，隨著信息時代的到來，工作中的信息處理量越來越大，所以傳統的方式已經不能滿足現在工作的需求，需要提高工作的效率。計算機網絡技術能夠將檔案管理的大量工作做智能化操作，極大節約了人力資源，并且可以提升工作的效率，并且隨著網絡環境和安全保護技術的發展，信息化管理的安全性也得到了提升。所以信息時代下，檔案管理工作需要發展信息化，這是必要的技術運用和工作發展方向[1]。同時檔案管理的信息化能夠讓信息化管理與社會接軌，能夠增加市場競爭力，符合社會發展的需要，促進行業發展。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1）檔案管理軟件缺少系統性。雖然計算機網絡技術能夠讓檔案管理工作有更為便捷的方式，但是在實際工作中受到了管理軟件系統性的制約，各種軟件有著較高的獨立性，沒有統一性的端口和數據格式。這讓信息化檔案管理無法得到實際應用，信息檔案反而制約了管理工作的有效開展。同時檔案管理軟件缺少系統性，還讓信息的處理受到了影響，無法進行統一化的應用，信息的共享和傳遞都受到了較大的影響。

2）檔案管理缺少具體標準。檔案管理信息化還處于發展階段，沒有形成統一化的規范標準，檔案管理的方式、方法，工作的流程都沒有標準，這讓檔案的后期建設無法有效開展，容易出現檔案胡亂，無法做出精細化的分類。缺少標準的情況還在于信息化管理工作的流程上沒有要求，對于檔案信息沒有做好精準而細致的分類，在根本上還需要人力查找和歸納，檔案管理工作的效率并沒有得到提高。標準化的問題是制約檔案管理實效利用的主要問題，使計算機處理信息的優勢無法得到發揮，在管理中還容易造成信息混亂，工作繁瑣，不被企事業單位所接受。

3）檔案管理對于信息安全不夠重視。檔案管理中信息技術的應用肯定會涉及網絡安全、信息安全。但是在目前的檔案管理信息化工作中，多數人員對于信息安全并不重視，在實際管理中信息丟失、數據庫損壞、病毒入侵等情況經常發生，影響了檔案管理的安全，也讓檔案管理有數據的丟失。同時檔案的保密性也無法得到保障，讓信息化管理工作的開展無法發揮效用，不能滿足用戶需求。檔案信息的管理需要將信息進行分類，這其中的分類不僅要區分關鍵字，還需要在重要性做分類，保證管理工作效果能夠滿足實際需要，為廣泛應用奠定基礎。

4）檔案管理缺少專業技術人員。檔案管理信息化是一種新型的管理方式，需要建立管理系統，還需要做系統維護，建立數據庫等。在實際應用中面臨缺少專業技術人員的問題，一些單位在實行傳統管理與信息化管理并存的情況。專業技術人員的問題中缺少一線管理人員的操作能力，系統維護人員的升級和解決問題能力，專業系統建設的研發能力。專業人員的缺少讓檔案管理信息化無法得到全效落實，還影響應用效果[2]。

3 信息時代檔案管理工作問題的改進對策

1）發展專用檔案信息化管理軟件。針對檔案管理軟件兼容性的問題，不能期望所有檔案管理軟件都能夠建立統一，形成資源共享，而是從檔案管理所在部門出發，發展專用檔案信息化管理軟件，讓行業內實現檔案資源的共享，提升應用價值。在對策上要引進先進的計算機技術，針對實際檔案管理需要來做系統軟件的優化，發展自動化處理，使管理軟件能夠滿足部門檔案管理需要。比如對于福利院的檔案管理就要重視信息保存和公示，關注信息錄入、分類、保存這三個步驟的統一性，可以建立一個集成式的軟件，減少檔案管理中的復雜程序，高效處理檔案的管理工作內容。

2）合理規范信息化檔案管理標準。信息化檔案管理需要有一個具體的標準，不能只依靠軟件的處理，以便于檔案信息的分類保存和后續查找。因此要建立合理的信息化檔案管理工作標準，建立工作操作細則，明確工作崗位的責任和工作流程，進一步提高信息化的優勢。第一，要細分檔案內容、審核檔案信息錄入的準確性，應在錄入過程中進行二次確認，減少出現問題的概率。第二，要對于檔案的格式名稱、圖片格式等做具體的要求，便于統一排序，也方便查找。第三，要將責任落實到個人，檔案數據庫的管理，檔案的錄入是重點工作內容。第四，要針對檔案的性質來做分類，對于重要檔案進行加密，以保證檔案的安全。標準化的落實能夠讓檔案管理信息化有應用效果的保障。

3）建立檔案信息安全管理的制度。落實檔案信息化的管理就要解決網絡信息安全的問題，建立安全管理制度，以避免影響正常工作的開展，也防止信息丟失、損壞的情況。首先要對管理人員的工作提出要求，禁止辦公用計算機的私人事務使用，杜絕人為操作造成病毒入侵的情況發生。其次，要加強網絡安全防護，建立防火墻，安全防病毒軟件，并開展定期的病毒掃描工作，防護惡意網絡攻擊。最后，要建立檔案保密原則，將檔案內容進行加密，采取分級管理制度，以此保證檔案信息的保密性。檔案信息安全管理制度的建立能夠保證信息技術的有效應用，營造良好的管理空間，并且讓檔案管理的功能上有所完善，滿足不同單位的檔案管理需要。

4）建設專業信息化檔案管理隊伍。雖然信息化檔案管理具備自動化，但是最終需要人的操作，要讓信息化管理有實效的運用管理，就需要建設專業信息化檔案管理隊伍，保證信息技術的實效落實。其中要做技術培訓，提高現有管理人員的信息化操作水平，也需要引進高新技術人員，讓信息化管理系統能夠不斷優化。在建立人才隊伍的過程中要注意新技術的人才招聘，與檔案管理工作的需求結合[3]。比如大數據和數據庫人才是目前研發型互聯網單位的主要人才建設方向，事業單位的管理隊伍應從系統管理和維護為核心，節約人力成本，也保證人才隊伍與實際工作需要一致。

4 結論

總而言之，信息時代的檔案管理工作需要發展信息化，能夠提高管理的效率，增加管理的便捷性，有效應用了信息時代下龐大的信息數據。對于信息化管理的問題改進對策上要從實際工作需要出發，重視信息化技術的發展，建立和完善工作制度，以此保證管理的效果。但是信息技術、計算機技術在不斷發展，檔案管理的信息化也需要與時俱進，提高效率和安全性，以此提高檔案管理工作的效果。