醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用現狀及思考

徐 靜 耿 青

（青島大學附屬醫(yī)院，山東 青島 266003）

醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理、基建、財務等工作中形成的對醫(yī)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、照片、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展的重要見證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。

檔案信息資源開發(fā)，是指檔案工作者根據利用者的需求，對現有的檔案進行篩選，在保證檔案信息客觀、準確的原則下，將檔案信息進行再整合、再加工，為利用者提供一種更便捷、更清晰的利用途徑。大力加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，是黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應新時代發(fā)展的必然選擇。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的形式和原則

檔案信息資源開發(fā)利用的形式包括檔案的數字化、文史類檔案編研、大型活動材料匯編、編制檔案檢索工具、宣傳畫冊、宣傳片、展覽等。檔案信息資源開發(fā)工作應遵循以下原則：

1）真實性、準確性原則。檔案信息資源開發(fā)利用的核心是為利用者提供可靠的信息，所以經過加工的檔案信息，保證其真實性和準確性是必須遵循的首要原則。

2）需求性原則。檔案信息資源的開發(fā)利用應根據利用者的不同需求，有針對性的開發(fā)檢索工具和途徑。

3）便利性原則。開發(fā)利用的目的是更便捷、高效的使用。因此檔案工作者要樹立以利用者為中心的理念，從利用者的受教育情況、利用需求、使用習慣等多方面綜合考慮，采用易于理解、通俗易懂的檢索語言，開發(fā)多層次、可操作性強的信息產品，便于利用者使用，提高使用效率。

4）合法性原則。醫(yī)院的一些科研和病案檔案，在開發(fā)利用時一定要特別關注合法性原則，要嚴格按照《檔案法》、《保密法》、《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》等法規(guī)，統(tǒng)籌做好充分利用檔案與保護知識產權、保護病人隱私等方面的工作。

5）效益性原則。在對檔案信息進行開發(fā)前，應加強檔案信息的甄別和篩選，優(yōu)先將些對醫(yī)院事業(yè)發(fā)展、滿足利用者需求的信息進行開發(fā)，在有限的人力物力投入下，發(fā)揮開發(fā)利用的最大效益。

2 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

1）實現檔案價值的最大化。檔案管理工作主要有三項內容，即收集、保管、使用。而檔案最重要的價值就是使用，要想達到有效地利用和使用，就必須對檔案進行有效地開發(fā)，只有這樣才能實現檔案價值的最大化，創(chuàng)造出更大的經濟效益和社會效益。

2）保護原始檔案。對檔案信息進行開發(fā)，可以減少對原始檔案查閱使用頻次，降低對原始檔案的損壞概率，這樣就能最大限度地保護原始檔案。同時，開發(fā)的檔案信息資源又可作為原始檔案的另一種保存?zhèn)浞菪问剑喈斢趯n案進行了雙重備份。

3）促進醫(yī)院文化建設。通過對院史、代表性技術、知名專家、重大歷史事件、榮譽等相關檔案信息的編輯、加工，采取院史展覽、匯編、宣傳畫冊等多種方式對檔案信息進行開發(fā)，使檔案櫥里的檔案以更加豐富、立體的形式呈現給醫(yī)護員工和社會，可以激發(fā)醫(yī)護員工的自豪感、榮譽感，增強責任感和使命感，以推動醫(yī)院文化建設。

3 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1）檔案形式單一。醫(yī)院庫存檔案類別以文書檔案為主，文書檔案又以各種文件為主，聲像、實物檔案所占比重很低，這就給高水平的檔案開發(fā)利用帶來了一定的困難。

2）對檔案信息資源開發(fā)利用重要性認識不足。醫(yī)院工作往往以醫(yī)療、教學、科研工作為主，對檔案工作的重視程度和關注度普遍不高，檔案管理工作存在重保管輕使用的現象。管理者對檔案信息資源開發(fā)利用所產生的社會效益及在推動醫(yī)院文化建設、精神文明建設工作中的重要性認識不足。

3）開發(fā)利用水平不高，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)劃性。為滿足醫(yī)院醫(yī)、教、研、管理等工作需求，特別是在院慶、大型會議等時期，檔案工作者或者相關部門會圍繞事件進行有意識或無意識的檔案信息開發(fā)利用，但整體缺乏系統(tǒng)性，往往層次不高。

4）檔案專業(yè)人員配備不足，制約檔案開發(fā)利用工作。醫(yī)院檔案專業(yè)人員配備相對不足，不能滿足新時期、新形勢下檔案開發(fā)利用工作的需求，一些檔案工作人員未經過專業(yè)培訓，工作創(chuàng)新能力不足，檔案信息資源開發(fā)利用的手段和方法比較落后，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用。

4 做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的思路

1）加強檔案基礎業(yè)務工作，注重做好檔案收集工作，不斷豐富檔案類別，特別是聲像、實物檔案的收集。同時要確保收集檔案的及時、準確、客觀、全面、系統(tǒng)，為開發(fā)利用打下堅實的基礎。

2）以問題為導向，主動作為。分析檔案利用者的實際需求，根據醫(yī)院工作實際，探索開發(fā)多層次、多渠道、多領域的檔案信息利用工具，為利用者提供便捷、易于操作的查閱方式。

3）豐富利用方式，簡化利用手續(xù)，最大限度地為檔案利用者提供便利條件。在傳統(tǒng)查閱方式的基礎上，積極依托信息化平臺建設，在確保檔案信息安全性的前提下，逐步實現檔案利用服務網絡化。

4）建立高素質的檔案工作隊伍。檔案工作人員要不斷增強做好檔案工作的責任感和使命感，不斷加強業(yè)務學習，掌握新時代檔案工作的新特點、新要求、新思路和新方法，要勇于創(chuàng)新、勤于思考、善于總結，充分運用信息化等先進手段，積極探索醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑、新平臺，實現檔案資源共享，為醫(yī)院事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供檔案信息支撐。