高校檔案管理信息化建設的問題與對策分析

杜 巖

（徐州工程學院檔案館，江蘇 徐州 221000）

作為教學和科研工作的前沿陣地，高校一直承擔著眾多重要科研課題的攻關，檔案管理作為高校管理的重要部分，是教學和科研工作不可或缺的重要一環，是高校管理水平一定程度上的反應與體現，做好檔案記錄和管理工作對高校具有非常重要的意義。

傳統紙質檔案對于高校發展遠遠不能滿足，從互聯網時代到來開始，信息化技術已經在社會各個領域中得到廣泛應用，高校檔案管理當然不能例外。本文主要從研究探討高校檔案管理信息化建設入手，分析其中存在的問題，探討解決辦法。

1 高校檔案管理信息化建設的內容與意義

高等學校在招生、教學、科研以及管理等方面形成的，對學生和學校具有保存價值的文字、圖表、以及聲像等類型的信息，都被稱為高校檔案。不斷加大高校檔案工作的管理力度，提高信息化建設的管理水平，進而促進高校的健康持續發展，已成為高校創新發展中亟待解決的問題[1]。

由于傳統的檔案管理大都采用紙質媒介將數據信息進行記錄，然后再對紙質檔案進行分類、歸檔、保管，不能真正完全有效地共享檔案信息，給管理人員查找檔案帶來諸多不便。隨著信息化技術的廣泛普及，檔案管理也開始了信息化管理方向的轉變，高校檔案從傳統的紙質檔案轉變為信息化數據。通過信息化技術，可以對檔案中表格、圖表進行有效分類、提煉、整合，為相關管理人員查詢、檢查、修正帶來方便。高校檔案信息化管理越來越科學、便捷、規范，為后續檔案保存、保管奠定了堅實基礎。

2 高校檔案管理信息化建設中的問題

近年來，高校相繼加大了檔案管理力度，并隨著信息化建設、檔案管理信息化程度的不斷提高，檔案管理水平與質量也有了較大幅度的提升，總體情況還是好的。但也應該看到，對信息化建設的重視程度、基礎設施投入、專業人才引進等方面依然存在諸多問題，高校檔案管理信息化建設有待于進一步提高。

2.1 部分高校重視程度不夠

雖然信息化管理高校檔案的效果已經顯而易見，并且已經得到了大部分高校的廣泛支持，但還有部分高校對于檔案管理信息化建設重視程度較低，仍然采用傳統的紙質檔案管理方法，對于信息化檔案管理投入資金、投入人力都比較少。除此之外，檔案管理信息化作為高校信息化重要部分之一，作用和地位一直沒得到充分認識，還有很多高校只關注教學與科研方面的信息化建設，忽略檔案管理信息化建設，高校信息化建設不平衡，檔案管理信息化建設成為高校發展中的一塊短板[2]。

2.2 基礎設施投入不夠

信息化建設需要大量互聯網設備與計算機設備，這些設備都是信息化建設的基礎，也是作為高校檔案管理信息化的重要組成部分。只有充足的基礎設備，才可以保證信息化建設正常進行，但由于部分高校本身信息化程度較低，校園內缺乏互聯網設備和計算機，從而對檔案管理信息化建設造成嚴重影響。

2.3 優秀人才引進力度不夠

影響高校檔案管理信息化建設的重要因素之一，就是優秀人才的缺少，許多高校對檔案管理信息化建設加以關注，在基礎設備上投入了大量的財力物力，但是由于缺乏相關的優秀人才，導致整個信息化建設效果較差。檔案管理信息化需要涉及多方領域，所需要的專業人才也比較少，相關的檔案管理人員信息化技術知識儲備不足，專業人才的引進力度不夠。同時也有另一種情況出現，那就是信息化優秀人才掌握著大量的信息化手段，但是對于檔案管理的相關知識嚴重不足。

3 促進高校檔案管理信息化建設的措施

3.1 轉變發展理念

只有充分對檔案管理信息化建設進行了解之后，才能有效加快高校檔案管理信息化建設，其中是否了解高校檔案管理信息化建設理念，直接影響到檔案管理信息化建設進度，這就要求高校需要轉變觀念，認識到高校信息化建設中檔案管理信息化是重要的工作之一。一是高校管理人員先要對檔案管理信息化的優勢和特點充分認識，唯有如此，才能把人力和財力投入到檔案管理信息化中。二是健全相關管理制度。由于高校檔案管理信息化建設需要涉及多個領域，是一個長期發展目標，所以為了保證檔案管理信息化建設工作有序推進，對各個部門的具體職責進行明確，建立相關的激勵制度，使工作人員可以更加積極地投入到信息化建設工作中去。三是加強組織領導。成立專門班子，組建專業隊伍，建立獎懲機制，發揮公關效益。

3.2 完善基礎設施設備

推進高校檔案管理信息化建設中的一大難題就是沒有相關的基礎設施，這已經成為很多高校的制約瓶頸，也是大部分高校面臨的實際問題。針對這一問題高校需下決心徹底解決。一要加大投入，確保對基礎設施建設資金保障到位。二要大力推動系統軟件的開發，確保檔案管理信息化的軟硬件全面到位，為信息化建設營造一個良好環境[3]。三要加強監督。確保設備設施的投入在陽光下運行，在監督中增效。

3.3 培養引進專業人才

制約各高校檔案管理信息化建設的主要原因就是缺乏檔案管理信息化的專業人才，這已經對管理信息化進度造成了一定制約。因此各高校應該通過各種手段加強專業人才培養。一是加強對檔案管理工作人員的教育培訓，增加信息化培訓課程，以提高其專業能力和基本技能，確保管理工作勝任。二是大力引進外部優秀人才，提高綜合素質。通過提高人才待遇和福利等多種綜合手段，來吸引更多的檔案管理信息化優秀人才，使檔案管理信息化建設人才綜合素質提高，更好地推動高校檔案信息化建設。

4 結語

在互聯網時代下，推動高校檔案管理信息化建設具有非常重要的意義，不僅可以有效提高檔案管理的質量和效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，也有利于減少檔案管理成本。但是，目前高校檔案管理信息化建設良莠不齊，發展不平衡、不充分，需要檔案管理部門齊心協力，有針對性地解決問題，提高高校檔案管理效率。本文探討了高校檔案管理信息化的概念與意義，對管理工作中存在的問題進行分析，并提出針對性解決方案，期望能為提高高校檔案管理信息化建設有所裨益，有所啟發。