淺析企業檔案數字化建設

余維龍

（中國旅游集團有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著計算機辦公的廣泛應用，企事業單位產生了越來越多的電子文件，但是歷史悠久、規模龐大的企業往往存在大量的紙質檔案，特別是企業成立早期形成的歷史檔案。紙質（實物）檔案真實記錄了企業發展的歷史，比起電子檔案更為直觀、形象，但是紙質檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發展，數字檔案取代紙質檔案是社會發展的普遍趨勢。

1 歷史檔案數字化措施

計算機辦公形成的電子檔案在保存、管理方面已經十分便利。企業檔案工作人員需要面對和解決的主要是館藏歷史檔案的數字化問題，歷史檔案數字化不僅涉及了文書檔案等紙質載體，還包括了錄像帶、磁盤、磁帶等各種其他形式的載體。

歷史文書檔案的數字化通常可通過掃描轉化電子文件、上傳檔案系統等方式實現。歷史文書檔案數量大的企業，一般可以通過外包方式實現，這樣耗時相對較短，效率也比較高。但是企業歷史檔案往往涉密文件較多，企業應與外包業務承接方簽訂保密協議，確保企業商業秘密安全，有效維護企業利益。對于數量龐大的歷史檔案，掃描數字化時也應進行篩選，著重對利用價值高的檔案進行數字化，以降低數字化成本。

除了紙質載體的檔案外，檔案數字化還包括對歷史音像、實物等類檔案的數字化。早期的聲像檔案通常是錄像帶、錄音帶、磁帶等載體形式，這類磁介質一般保存5-10年后就會消磁，其記錄的內容可能受損、丟失。另外一方面，隨著技術的快速發展進步，圖像、聲音等的存儲和播放設備都發生了翻天覆地的變化，十多年前、二十年前的錄像帶保存到今天可能已經沒有合適的設備能播放了。所以，對于早期的傳統聲像檔案，應該本著“搶救優先、利用優先、逐步擴展”的原則，及時翻拍、轉存，完成數字化工作，以確保歷史檔案資料規范存儲、便捷利用，為日常檔案利用提供堅實基礎。實物檔案則可以通過攝影攝像等方式進行數字化，生成電子文件，以便于管理。

2 檔案數字化工作的要求

實現檔案數字化，對企業檔案管理員開展歸檔、查詢、利用等工作都有著極大的便利。完成了歷史檔案數字化后，對于之后產生的檔案也應該同時進行數字化，以保障檔案工作的順利開展。為了確保企業檔案歸檔完整、便于管理利用，企業檔案員在開展檔案數字化工作時應遵循以下原則：

2.1 保障電子檔案的真實、完整

真實性是檔案發揮行政效力及證據作用的基本要求，無論是紙質檔案還是電子檔案都應滿足這一要求。電子檔案的特性決定了它便于編輯、修改，企業檔案員在歸檔、管理電子檔案時應尤其注意確保歸檔的電子檔案真實、完整。

2.2 維護數字化檔案安全

安全性是檔案保管的重要問題，電子檔案也不例外。檔案信息、重要文件數據的網絡使用安全必須得以保證，這樣才能確保其使用價值不會遭受到影響、破壞。數字化檔案的安全主要包括防泄密和防數據丟失兩方面，防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故造成數據丟失和系統破壞是數字化檔案信息資源建設中的重大原則問題。檔案工作人員必須予以高度重視，采取切實有效的安全措施和手段，如數據加密、限制使用范圍、建立數據備份等方式提升電子檔案的安全管理水平，有效維護企業檔案資源安全。

2.3 積極研究信息技術發展趨勢

檔案本質上是一種信息資源，檔案的載體、形式與信息技術的發展緊密相連。當前信息技術的發展日新月異，各種新穎的媒體技術、形式不斷呈現。因此，檔案工作人員要注重研究信息技術發展趨勢，積極思考新技術在檔案工作中的運用方式。這樣才能使檔案工作與時俱進，適應企業發展的要求，為企業發展創造價值。

2.4 處理好數字化檔案信息利用與保密的關系

檔案數字化之后，管理、利用都更為便捷，但隨之而來的是失泄密風險的增大。電子檔案容易復制、傳播，如果保管、利用等環節管理不善，極易產生泄密隱患。檔案數字化工作必須處理好檔案信息利用與保密關系，企業檔案工作人員要做好檔案文件的保密工作，完善相關數字化檔案管理機制，提高檔案信息的安全保密程度，從而才能大幅度降低文件的人為迫害以及其他意外事件的發生，保證系統安全、檔案及重要文獻等的使用安全。