國(guó)企檔案數(shù)字化管理設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)路徑

劉海玲

（晉能控股集團(tuán)煤峪口礦檔案科，山西 大同 037003）

國(guó)企檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)時(shí)代潮流，提升檔案管理效率的必然選擇，其通過(guò)對(duì)初始數(shù)據(jù)資源的搜集和整理，運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)維，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平[1]。國(guó)企作為參與社會(huì)生產(chǎn)生活的重要組織，其檔案資源數(shù)量大且重要，需要通過(guò)數(shù)字化管理的方式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的整理、保管和統(tǒng)計(jì)、運(yùn)用等，有助于提升國(guó)企對(duì)檔案管理的利用效率。

1 國(guó)企檔案數(shù)字化管理的需求分析

國(guó)企檔案數(shù)字化管理有著其現(xiàn)實(shí)需求，主要有一些幾個(gè)方面。

首先是國(guó)企檔案數(shù)字化管理的總業(yè)務(wù)需求方面。在國(guó)企檔案管理的過(guò)程中對(duì)檔案完成最終的管理，需要經(jīng)過(guò)檔案文件部門的審核，對(duì)檔案進(jìn)行審卷、組卷、編寫(xiě)目錄、裝訂卷組封面，之后才會(huì)進(jìn)行檔案的移交手續(xù)，由檔案管理部門接收，對(duì)已完成檔案進(jìn)行歸檔、統(tǒng)計(jì)、提供檢索查閱復(fù)印等服務(wù)，同時(shí)對(duì)有關(guān)檔案文件進(jìn)行去痕處理。在此過(guò)程中，要注重對(duì)已歸檔檔案的備份。

其次是國(guó)企檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需求方面。國(guó)企檔案的管理需要對(duì)檔案的接收、檔案文件管理，分類管理，檢索管理以及業(yè)務(wù)管理等進(jìn)行檔案全過(guò)程性管理。不同的管理過(guò)程需要對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，在檔案管理過(guò)程中將檔案數(shù)字化，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類歸檔，借助檢索系統(tǒng)便捷查找檔案，同時(shí)又專門的業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作等。

最后是國(guó)企檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)管理需求方面。國(guó)企檔案管理工作的第一步就是進(jìn)行檔案的搜集，檔案中重要的內(nèi)容之一就是對(duì)數(shù)據(jù)的搜集工作，工作人員需根據(jù)不同的數(shù)據(jù)來(lái)源采用不同的方式進(jìn)行搜集，此后進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理、管理，為之后的數(shù)據(jù)利用做準(zhǔn)備工作。其中在數(shù)據(jù)的整理和管理過(guò)程中，對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)和其他檔案資料的整理，采用不同的整理方式，按照管理文件要求進(jìn)行整理，最后進(jìn)行歸檔[2]。而在管理過(guò)程中要對(duì)檔案權(quán)限級(jí)別進(jìn)行劃分，不同權(quán)限的檔案在管理過(guò)程中要遵循其對(duì)應(yīng)的可開(kāi)放的級(jí)別。在數(shù)據(jù)利用各種主要是對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢以及信息打印等，此外還可通過(guò)光盤(pán)將檔案電子化，從而突破數(shù)據(jù)利用在空間上的限制，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間，跨空間的數(shù)據(jù)利用。

2 國(guó)企檔案數(shù)字化管理的設(shè)計(jì)

國(guó)企檔案數(shù)字化管理需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行具體詳細(xì)的設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)過(guò)程進(jìn)行對(duì)應(yīng)的數(shù)字化管理設(shè)計(jì)，主要包括對(duì)系統(tǒng)、功能及數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。

首先是數(shù)字化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的具體設(shè)計(jì)。這一部分的設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)國(guó)企數(shù)據(jù)化管理的重要一步，在設(shè)計(jì)過(guò)程中對(duì)國(guó)企檔案管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)、所適用模型以及檔案管理安全性控制以及管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)。國(guó)企檔案管理需針對(duì)不同業(yè)務(wù)的國(guó)企進(jìn)行數(shù)字化管理西永的選擇，有的企業(yè)的文件資料管理，有的企業(yè)的數(shù)據(jù)資料管理，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理系統(tǒng)的選擇，提升檔案管理的自動(dòng)化水平和效率。同時(shí)選擇與系統(tǒng)適配的管理模式，讓檔案管理系統(tǒng)的用戶自主式完成對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的管理，借助信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行在線數(shù)字化管理，但需注重對(duì)數(shù)據(jù)、文件檔案的備份，保護(hù)檔案安全。

其實(shí)是數(shù)字化管理功能結(jié)構(gòu)的具體設(shè)計(jì)。這一具體設(shè)計(jì)主要是對(duì)文件數(shù)據(jù)檔案管理的具體功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，其主要包括對(duì)文件數(shù)據(jù)檔案數(shù)字管理過(guò)程中錄入輸入、檢索查詢以及借閱打印功能的設(shè)計(jì)。其旨在通過(guò)不同的檔案類型對(duì)數(shù)據(jù)管理的不同系統(tǒng)進(jìn)行不同類和不同接口的設(shè)計(jì)，也就是為不同的文件和數(shù)據(jù)選擇不同的控制器類，以實(shí)現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中通過(guò)不同的接口實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自動(dòng)化錄入輸入、檢索查詢以及借閱打印的功能。

最后是數(shù)字化管理功能數(shù)據(jù)庫(kù)的具體設(shè)計(jì)。國(guó)企檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的詳細(xì)設(shè)計(jì)，國(guó)企根據(jù)自身檔案實(shí)際選擇合適的模型，建立起實(shí)體與模型之間的信息關(guān)聯(lián)，直觀簡(jiǎn)潔的展示檔案管理的成果，提升檔案的利用效率。其具體設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)主要包括對(duì)文件數(shù)據(jù)的收發(fā)管理，設(shè)計(jì)專有的數(shù)據(jù)表或文件表，用于存儲(chǔ)檔案，管理員設(shè)計(jì)表、用戶設(shè)計(jì)表。這里要注重在數(shù)據(jù)表和文件表的設(shè)計(jì)中要設(shè)定檔案的類型，便于查詢，全面覆蓋數(shù)據(jù)文件內(nèi)容。

3 國(guó)企檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)

國(guó)企檔案數(shù)字化管理根據(jù)其具體的設(shè)計(jì)要在實(shí)踐的運(yùn)用和測(cè)試。

首先是國(guó)企檔案數(shù)字化管理環(huán)境的實(shí)現(xiàn)，數(shù)字化管理系統(tǒng)需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，在可運(yùn)行環(huán)境搭建平臺(tái)。數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)的首要條件是具備所需的軟硬件環(huán)境，主要涉及的有中央處理器，硬盤(pán)，寬帶、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器、客戶端以及管理操作系統(tǒng)和相應(yīng)的系統(tǒng)軟件。

其次是國(guó)企檔案數(shù)字化管理功能的實(shí)現(xiàn)是借助系統(tǒng)軟件由檔案系統(tǒng)管理人員設(shè)定相應(yīng)的賬戶，讓文件和數(shù)據(jù)的搜集人員將檔案資料自主輸入到系統(tǒng)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸在線進(jìn)行檔案組卷、案卷的編錄[3]。此外還可行實(shí)現(xiàn)查詢借閱和操作歷史的查詢的功能。在國(guó)企檔案中通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)界面，進(jìn)行歸檔歸類面對(duì)文書(shū)、數(shù)據(jù)、影像、業(yè)務(wù)等檔案類型進(jìn)行歸類，便捷快速高效完成檔案分類。而在檢索實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，客戶端借助互聯(lián)網(wǎng)對(duì)管理員設(shè)定的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)，通過(guò)進(jìn)入國(guó)企對(duì)應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)，進(jìn)行線上查閱和下載打印。在此過(guò)程中管理員應(yīng)提升對(duì)檔案保密性和安全性的管理，在系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，有效利用檔案。

最后是國(guó)企檔案數(shù)字化管理登錄的實(shí)現(xiàn)[4]。檔案數(shù)字化管理需要對(duì)不同使用用戶進(jìn)行系統(tǒng)登錄后才可從實(shí)際中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。數(shù)字化管理系統(tǒng)一系列功能的實(shí)現(xiàn)需要對(duì)應(yīng)用戶登錄后方可實(shí)現(xiàn)。由檔案管理系統(tǒng)的管理員進(jìn)行委托、指派和授權(quán)，幫助用戶使用設(shè)定好的賬戶名和密碼登錄檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于不同用戶在事前應(yīng)有管理員設(shè)定好相應(yīng)的功能權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)呈現(xiàn)對(duì)應(yīng)檔案內(nèi)容。