大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理研究

高 珂

（山東省單縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274300）

行政事業單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據重要地位，直接關系到行政事業單位是否可以高效、協調運轉，而傳統檔案管理在此形勢下不能滿足單位發展需要。對此，行政事業單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐。互聯網信息技術的普及使得信息化管理、數字化管理成為主流趨勢，逐步應用于各行業之中，行政事業單位也越來越多地探索數字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關人員對其分析和解決，提出針對性優化策略，推動數字化檔案管理快速、平穩發展。

1 行政事業單位開展檔案管理信息化建設工作的重要意義

1.1 改善提升檔案管理工作的總體實施效率

在行政事業單位具體實施檔案管理工作過程中，借由對信息化建設的持續強化，能夠支持將紙質載體檔案數據信息資料轉化處理成數字化載體檔案數據信息資料，在完成所有檔案信息要素的計算機軟件錄入條件下，最終建構形成一套具備規范性和完整性特點的檔案信息管理技術系統。對于部分檔案數據信息資料存儲數量較多的基層行政事業單位而言，借由組織推進信息化建設工作，能夠有效縮減各類人員在查閱調取檔案數據信息資料消耗的時間，提升檔案數據信息資料管理工作的規范性，彰顯檔案數據信息資料的最佳應用價值。

1.2 精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業單位檔案管理科學化的年代，紙質檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節約了人力物力，提高了工作效率。

1.3 有利于提高經濟效益

市場競爭力的加劇為行政事業單位帶來了一定挑戰，單位的快速發展使得檔案信息量呈現爆發式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率，且會在很大程度上提升管理成本，給企業經濟效益的獲得帶來阻礙。另外，檔案數字化改變了傳統紙質檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。

2 大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理存在的問題

檔案管理機制不完善。現階段，大多數行政事業單位的檔案管理工作的開展都未有效結合大數據的發展狀況，也沒有構建完善的檔案管理機制。由于長期缺乏對檔案管理工作的重視度，即便是檔案管理人員也沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性。再加上行政事業單位的檔案管理工作本身較為枯燥，在沒有足夠重視的狀況下，檔案管理人員很難集中精力于日常的檔案管理活動中，這不利于檔案管理的信息化發展，從而造成整體的信息化水平非常低。雖然一部分行政事業單位已經針對檔案管理機制的不足之處進行了完善，但并未充分結合實際的檔案管理狀況，許多機制缺乏實用性，檔案管理人員也沒有嚴格按照制定的機制完成日常的檔案管理工作，從而嚴重影響了檔案管理信息化的發展。

3 大數據環境下加強行政事業單位檔案信息化管理的策略

3.1 全面貫徹落實檔案管理基本制度

各級行政事業單位應當建構完善并且貫徹落實基本的檔案管理制度體系，借由針對行政事業檔案管理工作人員開展系統完善的培訓干預工作，幫助行政事業單位工作人員樹立正確科學的檔案管理工作思想意識。要借由將現代信息科學技術形態在行政事業單位檔案管理工作，運用制度優勢規范約束行政事業單位檔案管理工作人員的基本工作參與行為，在提升工作實施過程規范的條件下，同時改善行政事業單位檔案管理工作的實施質量和實施效率。除此之外，行政事業單位還要積極強化針對檔案管理工作的監督干預力度，建立執行科學完善的考核工作制度，將檔案管理工作人員的日常表現與實際獲取的薪資待遇水平進行相互掛鉤，繼而有效調動行政事業單位檔案管理工作人員的熱情以及主觀積極性。

3.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數據背景下，行政事業單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰。為了合理應對新時期的各種挑戰，行政事業單位應當結合自身的實際發展狀況，加強對現代化信息技術的合理應用，全面優化信息化檔案管理流程，推動檔案管理與信息技術的一體化發展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎設施，因而行政事業單位還需要對檔案管理進行優化，要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術，并且熟練運用各種信息化檔案管理設施，從而真正提高事業單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯網本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業單位還要推動辦公系統與檔案管理系統的融合，確保所有檔案資料與信息都能實現快速傳遞與分享，實現其利用價值。

4 結束語

隨著社會的不斷發展、科技的不斷進步，管理工作也在隨之發生轉變，出現了一些新的狀況以及新的需求。因此，事業單位的檔案管理必須緊跟時代的發展需求和檔案管理的相關的管理標準，進行嚴格規范來保證檔案管理工作能夠跟上快速發展的時代步伐，運用信息技術使其更好地為我們服務。