事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析

佟曉偉

（河北省承德市雙橋區(qū)衛(wèi)生和計劃生育監(jiān)督所，河北 承德 067000）

1 現(xiàn)代化信息技術(shù)

信息技術(shù)是應用計算機科學和通信技術(shù)的綜合，信息技術(shù)的使用能夠加快數(shù)據(jù)的計算速度，能夠讓計算機處理信息的速度更高效，信息技術(shù)主要是通過微電子技術(shù)和軟件技術(shù)來作用于生產(chǎn)實踐的，因此在實際利用中離不開這兩者。微電子技術(shù)對于國家發(fā)展來說非常重要，對于一個國家的綜合實力有很大的影響，微電子技術(shù)在國內(nèi)出現(xiàn)的時間比較久，技術(shù)在不斷地完善，集成度越來越高，性能越來越高效，成本在慢慢降低，未來朝著低性能的方向發(fā)展，所以發(fā)展前景是非常可觀的；而軟件技術(shù)對于經(jīng)濟發(fā)展來說也有很大的影響，因為在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，也有很多必要的技術(shù)支持，而軟件技術(shù)的開發(fā)應用就是信息技術(shù)的關鍵技術(shù)之一。越高級的軟件編程語言對于信息技術(shù)來說越有益，高級的編程語言可以促進信息技術(shù)的革新，時代在不斷的發(fā)展，技術(shù)在不斷進步，現(xiàn)代社會追求高效已經(jīng)成為潮流。事業(yè)單位的未來發(fā)展方向中，工作效率的提高也是主要內(nèi)容之一，信息技術(shù)的主要作用就是可以提高事業(yè)檔案管理工作的效率，因此開發(fā)新的信息技術(shù)刻不容緩，而新興技術(shù)的開發(fā)需要一定的時間和空間，也需要更多人才的加入。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案管理信息化的認知不夠深刻

與國外相比，我國的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度比較快，但是起步較晚，還沒有構(gòu)建完善的運作體系及框架。因此，對事業(yè)單位來說，在將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合時受到了外部條件的約束，缺乏完善的管理制度以及標準體系。大部分單位主要以檔案管理工作人員已有的信息技術(shù)水平以及工作經(jīng)驗為主，導致整體的工作質(zhì)量大打折扣，存在許多主觀隨意性及波動性。這一問題的出現(xiàn)主要在于事業(yè)單位對檔案管理信息化的認知還不夠全面和充分，存在許多認識上的偏差。大部分檔案管理工作人員過度依賴管理系統(tǒng)以及計算機，沒有站在宏觀的角度深入剖析不同的信息技術(shù)風險，當管理系統(tǒng)和計算機難以實現(xiàn)穩(wěn)定運作時，就會導致各類檔案管理資料直接丟失或毀損。

2.2 系統(tǒng)化的電子檔案管理不夠

由于電子檔案管理工作的難度偏高，包含的細節(jié)要素較為復雜，許多事業(yè)單位開始以信息化電子化為目標，充分彰顯檔案管理工作的重要作用以及優(yōu)勢，促進這一工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但是大部分事業(yè)單位的檔案管理工作還只是停留在簡單的存儲、邏輯歸檔以及網(wǎng)上查閱，忽略了對管理系統(tǒng)的進一步開發(fā)以及利用，沒有充分體現(xiàn)相應的作用。同時，規(guī)范化以及系統(tǒng)化的檔案信息化管理水平較差，對于辦公系統(tǒng)設計來說，檔案管理系統(tǒng)設計工作不夠理想，有一部分功能比較簡單，存在許多缺陷，導致檔案管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用十分有限。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效對策

3.1 軟件建設與保密工作

軟件建設是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業(yè)單位可以依照自身實際需要向第三方購買檔案管理軟件，還可以進行自主設計軟件平臺。在管理軟件內(nèi)部設置與自身實際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對模塊設計與功能設計方面，應進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設需要從長遠角度進行規(guī)劃，同時隨著單位實際發(fā)展情況來拓展各項功能，依照實際需要來進行戰(zhàn)略性升級，以此來保障檔案管理信息化建設的先進性與技術(shù)性。另外，在軟件建設過程中，還需要保障信息內(nèi)容的安全性，因為檔案信息與單位發(fā)展機密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優(yōu)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當前諸多事業(yè)單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現(xiàn)泄露問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對這一現(xiàn)象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區(qū)也要進行科學劃分。

3.2 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術(shù)特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權(quán)管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術(shù)舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

當前，在我國網(wǎng)絡科技快速發(fā)展的背景下，對事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實現(xiàn)這一目標，需要強化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識，進而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡信息管理的專業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員網(wǎng)絡技術(shù)培訓與檔案管理知識的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團隊中進行學習實踐，還可以邀請專業(yè)人士對檔案管理人員進行專題講座，分享自己的成功經(jīng)驗，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對計算機的使用能力。另外，針對事業(yè)單位檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)，需要加強對面試人員的綜合要求，選擇具有整體實力的專業(yè)人才，以便為事業(yè)單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進而促進檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案管理人員還需要依照事業(yè)單位對檔案管理工作所建立的規(guī)章制度來開展各項工作，規(guī)范自身行為，科學有序地進行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時代發(fā)展需要，同時還可以發(fā)揮出檔案管理工作的效能，進而促進事業(yè)單位健康發(fā)展。

4 結(jié)束語

在事業(yè)單位發(fā)展進程中，檔案管理屬于一種無形資產(chǎn)，其對于單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。在過程中，事業(yè)單位檔案管理工作需要推動信息化建設，這是檔案管理在新時代發(fā)展的迫切需要，也是檔案管理改革創(chuàng)新的關鍵途徑。