城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑探討

韓素青

（山西省長(zhǎng)治市政府工程建設(shè)事務(wù)中心，山西 長(zhǎng)治 046000）

1 引言

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)于城市發(fā)展有著重要的意義，城建檔案管理數(shù)字化能夠有效促進(jìn)一個(gè)城市進(jìn)行合理規(guī)劃。在實(shí)際工作中，管理工作會(huì)遇到各種難題，工作難度逐漸加大，不斷完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠提高工作效率，提高城建檔案管理工作水平。

2 城建檔案概述

城建檔案是在城市建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)管理等工作中形成的歷史記錄材料，通過(guò)文字、圖紙、圖表和聲像等載體存儲(chǔ)下來(lái)，具備極高保存與利用價(jià)值。借助城建檔案，我們能夠了解城市建設(shè)規(guī)劃到建設(shè)成果的整個(gè)過(guò)程，文獻(xiàn)價(jià)值極高，可以讓城市現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃決策獲得可靠依據(jù)。城建檔案中涉及的內(nèi)容較多，長(zhǎng)期以來(lái)，通過(guò)紙質(zhì)材料保管下來(lái)，在存儲(chǔ)空間上要求較大，還要投入過(guò)多的人力、物力和財(cái)力。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，需要將防潮、防水、防火和防蟲(chóng)等工作做到位，若是出現(xiàn)損毀的情況，將導(dǎo)致很多珍貴文獻(xiàn)資料出現(xiàn)遺失問(wèn)題，不利于保證城建檔案的完整性與可靠性，并帶來(lái)嚴(yán)重的危害與不利影響。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，人們?cè)跈z索查閱檔案資料的過(guò)程中會(huì)遇到很多難題，現(xiàn)在借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠讓城建檔案資料得到數(shù)字化處理，從而解決傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并真正共享檔案信息數(shù)據(jù)資源。此外，數(shù)字化城建檔案資料對(duì)空間要求并不大，從而有效節(jié)省了時(shí)間與精力，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，讓城市建設(shè)工作獲得更多的支持。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

理念是行動(dòng)的指引，只有加快管理理念的創(chuàng)新與改革，才能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，促進(jìn)工作效率的提高。進(jìn)入到新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)城市化建設(shè)的步伐逐漸加快，而且規(guī)模也在不斷擴(kuò)增，管理人員應(yīng)該意識(shí)到城建檔案管理中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，積極轉(zhuǎn)變思想，提高自身的創(chuàng)新意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確該工作在城市化進(jìn)程當(dāng)中的現(xiàn)實(shí)意義，增強(qiáng)工作人員的使命感。在單位內(nèi)部應(yīng)該形成良好的工作風(fēng)氣，通過(guò)多種形式的宣傳工作，營(yíng)造積極、活躍的工作氛圍，在潛移默化當(dāng)中產(chǎn)生正面影響，使先進(jìn)理念落實(shí)在每一個(gè)工作崗位及細(xì)節(jié)當(dāng)中。鼓勵(lì)工作人員的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠在日常管理工作當(dāng)中嘗試不同的方法及手段，從而為提高城建檔案管理的實(shí)效性出謀劃策，增強(qiáng)其參與管理創(chuàng)新的熱情。明確各個(gè)部門(mén)在城建檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)與人員的有效組織協(xié)調(diào)，在信息共享當(dāng)中提高資源利用率。

3.2 規(guī)范管理實(shí)物檔案

在城建檔案管理工作中，大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，同時(shí)還有一些檔案為圖片或者是影像，在傳統(tǒng)的檔案管理中也存在著一些不足之處，例如信息資料不完善、檔案分類(lèi)有待提高，對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，我們查閱起來(lái)比較困難，同時(shí)保管需要較多空間，檔案的利用率較低，這些問(wèn)題會(huì)直接影響城建的發(fā)展。因此我們?cè)诮ㄔO(shè)城建檔案數(shù)字化管理時(shí)，要不斷規(guī)范實(shí)物檔案的管理，這樣才能夠保證相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)更加完善，要做好管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督考察，只有合理規(guī)范實(shí)物檔案管理，才能夠使之與電子化檔案進(jìn)行對(duì)應(yīng)，因?yàn)閷?shí)物檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，只有確保實(shí)物檔案的完整以及科學(xué)，才能夠保證數(shù)字化檔案建設(shè)更加具有開(kāi)發(fā)價(jià)值。

3.3 注重網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性能

網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題是城建檔案數(shù)字化管理工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，要想提升這項(xiàng)工作的安全性能，讓計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保持更加安全與穩(wěn)定，需要檔案管理部門(mén)主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施，解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)面臨的安全威脅。因此在利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案的過(guò)程中，需要在系統(tǒng)上進(jìn)行規(guī)范，逐步增加科技投入，配置由正規(guī)計(jì)算機(jī)研究部門(mén)研發(fā)的專(zhuān)業(yè)防火墻技術(shù)與編程軟件，針對(duì)訪問(wèn)者要實(shí)行身份實(shí)名認(rèn)證的方法，嚴(yán)格界定其使用權(quán)限，通過(guò)加大管理力度，防止由于疏忽引起計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)漏洞的出現(xiàn)，保證檔案數(shù)字化建設(shè)安全性能實(shí)現(xiàn)提升。同時(shí)也要注重采取外部接入管理的措施，將相關(guān)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)確定下來(lái)，加大對(duì)外部群體使用城建檔案信息時(shí)的控制力度。對(duì)網(wǎng)站維護(hù)人員來(lái)說(shuō)，也要接受專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，確保具備更高的計(jì)算機(jī)信息素養(yǎng)，逐步增強(qiáng)自身安全意識(shí)，通過(guò)做好維護(hù)工作保證城建檔案數(shù)字化管理的安全性。

3.4 提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前是數(shù)字化發(fā)展十分快速的時(shí)代，很多行業(yè)應(yīng)用了數(shù)字化加以輔助，在進(jìn)行城建檔案管理時(shí)，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，合理使用數(shù)字化加以管理，以技術(shù)化手段來(lái)改革以往管理方式。但是，管理部門(mén)需注意的是，當(dāng)城建檔案管理引入數(shù)字化后，還必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。由于在數(shù)字化沒(méi)有引入之前，所有的管理人員都使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，對(duì)于新技術(shù)并不了解，只有在集中培訓(xùn)之后，才能夠加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。一方面，管理部門(mén)需要通過(guò)定期培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質(zhì)和數(shù)字化水平；另一方面，在傳統(tǒng)的城建檔案管理過(guò)程中，檔案管理的工作量非常大，這會(huì)導(dǎo)致管理人員喪失了一定的工作積極性，管理人員也會(huì)感到壓力倍增，所以，在改革的過(guò)程當(dāng)中，部門(mén)還必須明確員工工作細(xì)則，做到工作分配均勻，根據(jù)管理人員的實(shí)際工作任務(wù)來(lái)計(jì)算績(jī)效，從而激發(fā)管理人員的工作熱情和積極性。

3.5 加大政府支持

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)政府的大力支持，只有政府做好相應(yīng)的引導(dǎo)，才能夠保證樹(shù)立城建檔案信息建設(shè)的實(shí)際目標(biāo)，提高相關(guān)單位的意識(shí)，使他們能夠具備一定的責(zé)任感，有利于在城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高科技創(chuàng)新能力，不斷進(jìn)行發(fā)展。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，還應(yīng)該著重注意按照標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的原則實(shí)施相應(yīng)工作。政府要結(jié)合實(shí)踐操作推出符合實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高對(duì)全國(guó)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，保證帶動(dòng)我國(guó)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，城建檔案數(shù)字化是城建檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，城建檔案管理部門(mén)在實(shí)際工作中應(yīng)多組織城建檔案數(shù)字化建設(shè)培訓(xùn)，向基礎(chǔ)和條件比較好的城建檔案館學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，提高數(shù)字化認(rèn)識(shí)，減少制約因素，確保城建檔案數(shù)字化建設(shè)少走彎路，高質(zhì)量發(fā)展，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。