人事檔案管理信息化建設的建議

劉彩玲

（山西省興縣人力資源和社會保障局，山西 呂梁 035300）

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。在實際的人事檔案管理中如何結合人事檔案管理的實際，切實履行好人事檔案管理的職責，實現人事檔案管理的目標是值得我們所考慮的問題。

1 我國人事檔案管理的現狀

1.1 我國人事檔案管理的發展

近些年來，隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，社會各個方面都得到了顯著的發展。人事檔案管理在近些年來也得到了長遠的發展，人事檔案管理的方式方法變得更加多樣，其數據庫建設也更加完善。總的來說，我國人事檔案管理正在朝著專業化、規范化的方向發展。

1.2 我國人事檔案管理的不足

1.2.1 資金投入少，軟硬件設施落后，信息化程度低

人事檔案管理的資金投入較為有限。這就導致了人事管理當中軟硬件設施無法得到及時的更新。現如今，全國各地很多人事部門的軟硬件設施仍然十分老舊。辦公所用計算機版本落后暫且不說，需要人事檔案互通共享的系統在很多地方也尚未應用。總的來說，我國人事檔案管理的信息化程度普遍較低。這就造成人事檔案管理不僅辦公效率低下，同時在辦公的過程中也將面臨巨大的安全問題。

1.2.2 制度建設落后

現如今，很多地方在人事檔案管理當中都未制定出行之有效的管理制度。各地所采取人事檔案管理手段不能夠統一規范。很多地方在面臨同樣的人事管理問題，所采取的方法不相同，對于人事檔案數據的采集不完整、不規范。這種制度的缺陷，會造成人事管理的混亂，加大人民群眾辦事的困難程度。此外，沒有規范化的制度，造成管理人員思想上的松懈，不利于人員專業素質的提升。

1.2.3 管理人員專業素質不高

管理人員的專業素質對檔案管理的結果能夠起到至關重要的影響。具備專業素養的檔案管理人員，能夠切實有效提升檔案管理的效率，減少因為人工原因所導致的檔案管理錯誤。反之，缺乏專業素養的人員會對人事檔案管理造成不小的考驗，會增加因為人工原因到時檔案信息出錯的概率。由于全國高校開設人事檔案管理的專業課程較少，加上人事管理單位平時對人員專業能力培訓的不重視，導致管理人員的專業素質普遍不高，正是這樣也制約了人事檔案管理的信息化建設。

2 我國人事檔案管理信息化建設的必要性

2.1 人事檔案管理信息化建設是提升檔案管理效率的必然選擇

傳統的人事檔案管理信息化程度低，大多數情況下都是依靠人工來完成的。當面臨繁瑣的數據需要處理時，依靠人工處理的方式效率低下且容易發生錯誤。隨著我國信息技術的不斷發展，加強人事檔案管理的信息化建設成為有效提升檔案管理效率的必然選擇。信息化的檔案管理模式，能夠促進檔案信息的互通共享，能夠有效分析處理各種檔案數據并科學將各類檔案科學歸檔。在我國信息技術得到不斷發展的今天，需要不斷加強人事檔案信息化建設，促進檔案管理效率的提升。

2.2 人事檔案信息管理安全性的必然要求

人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據，其具有很重要的價值。在傳統的人事檔案管理模式下，人事檔案資料容易遭到竊取或者損毀，對人事檔案管理的安全性造成了很大的考驗。因此，加強我國人事檔案管理的信息化建設能夠促進檔案信息的安全性。相較于傳統的紙質檔案，利用信息化技術通過建立電子檔案并嚴格規范修改刪除程序的方式，能夠大大提升檔案信息管理的安全性，有效降低檔案被竊取、損毀的可能性。

3 我國人事檔案管理信息化建設的建議

3.1 加大資金投入，更新軟硬件設施

由于地方政府的不重視，在人事檔案管理中的投入十分有限。為了加強我國人事檔案管理信息化建設，地方政府就必須要轉變發展觀念，加大對人事檔案管理建設的資金投入。引進先進的管理技術，更新老舊的軟硬件設備，切實提升單位信息化水平。一方面硬件設施建設中，可以引進如：高性能服務器、電子儲存設備以及防火防潮設備等；另一方面在軟件設施建設中，可以利用大數據技術、互聯網技術等建設檔案電子信息管理平臺，通過互聯網絡實現人力檔案信息的互通共享。

3.2 加強管理制度建設

完善的制度能夠切實提升人事檔案管理的規范化程度。現如今各地區在人事檔案管理當中沒有統一的標準，各個地區“各自為政”往往會造成人事檔案管理的孤立、混亂。建立統一規范標準的制度，能夠加強各地人事檔案管理的協作，從而更為可能的建立起科學的信息化管理系統，使得人事檔案的管理更加精細。在人事檔案管理的制度建設中，首先要規范檔案管理人員的工作內容，嚴格要求檔案管理人員能夠按照規章制度辦事。其次是要建立信息化管理體系，要通過樹立信息化管理理念、建立信息化管理系統、信息化管理模式等多個方面來實現。最后，要建立監督制約機制，確保管理制度的實施。

3.3 打造一支專業化的管理人員隊伍

專業的管理人員能夠在人事檔案管理當中起到決定性的作用。傳統的檔案管理模式下，管理人員的專業素養普遍不高。因此為了實現人事管理檔案的信息化建設就必須要打造一支專業化的管理人員隊伍。首先，要更新現有管理人員的管理理念，加強其信息化管理的思想，使其能夠做好與時俱進用更加創新的思維去做好人事檔案的管理。其次，要引進具備專業素養的檔案管理專業人才，通過這種引進高素質人才的方式來帶動整個管理人員隊伍的提升。最后，要加強對管理人員的培訓，通過定期開展專業知識技能培訓的方式，不斷提升管理人員的能力水平。