做好檔案保密與利用工作的新思考

楊 陽(yáng)

（珠海投資控股有限公司，廣東 珠海 519000）

信息經(jīng)過記錄、整理便轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，檔案中記錄了一個(gè)人或一個(gè)組織的發(fā)展歷程，可以為日后的工作提供決策依據(jù)[1]，現(xiàn)階段，社會(huì)也越來(lái)越重視檔案信息，在新的形勢(shì)下，做好檔案保密與利用工作是時(shí)代發(fā)展的要求，也是促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，因此，本文將就檔案保密與利用工作的新思考做有關(guān)的研究與闡述[2]。

1 做好檔案保密與利用工作的重要意義

1）做好檔案保密工作的意義。有些檔案資源具有涉密性，在管理與利用檔案資源的時(shí)候必須堅(jiān)持保密的原則，這從一定程度上是對(duì)檔案真實(shí)性的維護(hù)，同時(shí)，也是檔案管理工作的基本要求。從國(guó)家層面上講，涉及的檔案信息關(guān)乎于整個(gè)國(guó)家的核心利益，一些重要的政治、經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略性規(guī)劃如果被泄露，將可能引起一些國(guó)際沖突，導(dǎo)致我國(guó)核心利益受損，造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失，甚至對(duì)國(guó)家安全造成威脅。從企業(yè)方面講，企業(yè)的有些檔案信息中涉及了一個(gè)企業(yè)的專利技術(shù)，這些專利技術(shù)是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展核心武器，一旦這些專利技術(shù)檔案泄密，將直接造成一個(gè)企業(yè)失去核心競(jìng)爭(zhēng)力，這對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說打擊可能是致命的[3]。

2）做好檔案利用工作的意義。在傳統(tǒng)理念下認(rèn)為，檔案信息只要妥善保存好就行了，這其實(shí)是忽略了檔案信息的利用價(jià)值，檔案信息只有被合理地利用才能體現(xiàn)出其社會(huì)價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。我國(guó)著名的檔案管理專家吳寶康教授在《當(dāng)代我國(guó)檔案工作的重要文獻(xiàn)》中指出：“不同的檔案資源具有不同的社會(huì)價(jià)值，應(yīng)當(dāng)將檔案資源與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科學(xué)等多方面聯(lián)系起來(lái)，并進(jìn)行開發(fā)和利用，才能充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。”在新的時(shí)代背景下，只有將檔案資源加以利用，才能突出檔案資源的價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展[4]。

2 當(dāng)前檔案保密與利用工作存在的不足

現(xiàn)階段，我們身處一個(gè)信息化的時(shí)代，每時(shí)每刻這個(gè)世界都有可能發(fā)生變化，我們看到在大數(shù)據(jù)來(lái)臨的現(xiàn)在，傳統(tǒng)的檔案工作受到了新的挑戰(zhàn)，之前的檔案保密與利用方案可能已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的時(shí)代，也無(wú)法滿足當(dāng)下人們的需求，與此同時(shí)，以往檔案保密與利用工作中存在的不足之處也慢慢表現(xiàn)出來(lái)。

1）相關(guān)的制度設(shè)計(jì)不合理，管理落實(shí)不到位。具體來(lái)說，在國(guó)家層面上，有關(guān)的政府部門也設(shè)計(jì)有關(guān)的法律條文，一些政府部門也對(duì)檔案保密與利用工作進(jìn)行了較為嚴(yán)格的管理。但是法律條文的落地卻不樂觀，在實(shí)際執(zhí)行的時(shí)候，檔案的保密與利用工作比較隨意，其中很多的細(xì)節(jié)并不完善，有些檔案的保密級(jí)別與保存期限以及利用流程都不規(guī)范。從企業(yè)層面上將講，每個(gè)企業(yè)的檔案的保密與利用工作差異性也較大，有的企業(yè)較為重視，并投入了大量的資金與人力資源去管理檔案，有的企業(yè)則較為忽視，對(duì)檔案資源的保密與利用持較為隨意的態(tài)度，實(shí)際工作中有很多不規(guī)范的行為，具體工作也缺乏相關(guān)的制度約束，這種不嚴(yán)肅的工作態(tài)度，畢竟在日后能夠影響單位檔案資源的保密與利用。

2）專業(yè)技術(shù)人才缺乏，檔案管理水平有待提高。檔案保密與利用工作的質(zhì)量，與有關(guān)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)有著密切的關(guān)系，現(xiàn)階段，檔案專業(yè)人才匱乏，是阻礙我國(guó)檔案管理工作進(jìn)步的一大重要原因。在以往，記錄紙質(zhì)檔案的時(shí)候，工作內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，有關(guān)的檔案工作比較程式化。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，想要做好檔案資源的保密與利用，我們則需要更多綜合素質(zhì)的檔案管理人才。

3）檔案信息保密利用技術(shù)水平有待提高。在以往的時(shí)代背景下，檔案主要是采取紙質(zhì)記錄，在這一時(shí)代，檔案信息的保密利用工作相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要建造好相關(guān)的庫(kù)房，并做好防盜措施，保管好鑰匙即可，基本上檔案信息的泄露渠道較為單一，如果出現(xiàn)了檔案信息機(jī)密泄露事件，也比較好查。但是，我們現(xiàn)階段處于信息化的時(shí)代，現(xiàn)階段檔案信息的保密利用工作更加地復(fù)雜，信息泄露與被非法利用的途徑更多，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)在傳輸、保存、查詢、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在安全風(fēng)險(xiǎn)。但是我國(guó)有關(guān)的部門以及單位又不具備防止信息泄露的專業(yè)技術(shù)，其技術(shù)水平還有待提高。

3 做好檔案保密與利用工作的有效措施

1）做好檔案保密與利用工作的頂層設(shè)計(jì)。檔案保密與利用工作缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)是導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范的重要因素之一，基于此，在國(guó)家層面上，有關(guān)的政府部門應(yīng)該設(shè)計(jì)統(tǒng)一的法律規(guī)定，用嚴(yán)格的制度規(guī)范各部門的檔案保密利用工作，引導(dǎo)我國(guó)檔案保密利用工作的正規(guī)化，確定具體的法律細(xì)則，對(duì)實(shí)際工作中的責(zé)任主體進(jìn)行詳細(xì)的劃分，并推動(dòng)法律條文的實(shí)際落地工作，讓實(shí)際的檔案管理工作可以有法可循。

2）加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。在數(shù)字化時(shí)代，加快檔案信息化建設(shè)是趨勢(shì)和必然，因此，有關(guān)部門與企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化當(dāng)前檔案部門的人才結(jié)構(gòu)，在檔案部門增加具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)背景的相關(guān)人才。其次，基于新時(shí)代的管理需求，有關(guān)的部門與企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對(duì)原有的檔案人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)中增加信息技術(shù)內(nèi)容，以及檔案保密利用的相關(guān)內(nèi)容，積極地開展職業(yè)化的教育，促進(jìn)原有檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)提高，才能使本單位在具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才的帶動(dòng)下，做好本單位的檔案保密與利用工作。

3）增強(qiáng)保密利用的技術(shù)水平。在信息時(shí)代背景下，想要做好檔案信息的保密利用，相關(guān)的政府部門與企業(yè)就要積極提高自身的信息技術(shù)水平，做好“技防”工作，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案信息保駕護(hù)航。基于此，首先，有關(guān)的部門與企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到“同步”，即檔案信息建設(shè)要與涉密防護(hù)系統(tǒng)的建設(shè)要同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步使用。其次，檔案信息在儲(chǔ)存、傳輸、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都要規(guī)劃化進(jìn)行，符合有關(guān)的制度規(guī)定。最后，應(yīng)當(dāng)對(duì)重點(diǎn)部分的保密工作做好涉密保護(hù)。有關(guān)部門以及企業(yè)的重要部門的技術(shù)信息、財(cái)務(wù)信息以及專利信息應(yīng)當(dāng)做好進(jìn)一步的防護(hù)，采取反竊密機(jī)制等技術(shù)措施。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這是一個(gè)全新的時(shí)代，對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息保密與利用提出了新的要求，基于此，我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，完善相關(guān)的法律法規(guī)，做好檔案管理工作的頂層設(shè)計(jì)，明確法律的有關(guān)細(xì)則，并在實(shí)際工作中落實(shí)到位。其次，我們還應(yīng)該提高對(duì)檔案保密利用的重視程度，積極投入資金并人力，建設(shè)一支高水平，能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的人才隊(duì)伍，精進(jìn)有關(guān)的信息技術(shù)，做好重點(diǎn)部門的信息保密工作，才能全面做好新時(shí)代背景下，檔案信息資源的保密與利用工作。