如何有效開展醫院文書檔案的收集與歸檔

楊建鑫

（宣威市第一人民醫院，云南 宣威 655400）

1 引言

醫院中的文書檔案通常會記載重要的組織機構沿革、行政管理規章制度、大事記、評審辦法、目標管理責任書、審計報告等文件資料，可以為醫院政策的調整提供關鍵信息和依據，同時也由于記載著醫院發展歷史和文化建設，有助于提升醫院的精神風貌等，因此，開展醫院文書檔案的收集與歸檔工作，直接關系著醫院的決策與發展，這就需要遵循一定的原則開展此項工作，還要創新工作方法，提升工作效率，切實發揮醫院文書檔案的應有作用。

2 醫院文書檔案收集歸檔范圍及意義

1）范圍。所要開展收集和歸檔的醫院文書檔案，主要包括醫院日常行政管理活動中對醫院未來發展具有保存價值的資料內容，還包括上級主管部門或同級文件資料。以及其他對醫院的日常行政管理工作開展具有保存價值的資料等。總體上看醫院文書檔案收集和歸檔的文件種類，主要有醫院發布的重要公告和通知等發布性文件，醫院重要的會議記錄（如黨委會、院長辦公會、職工代表大會、院務會等的會議記錄、紀要）、規章制度、督察檢查巡察和迎檢迎評的匯報材料、年度計劃、總結、中長期發展規劃、重要的請示及批復、干部人事任免和人員花名冊等內部使用文件，記載醫院重大事件、重要活動的記載性文件，指導本院重大活動開展的指導性文件，介紹信存根以及黨組織關系轉移存根等證明性文件等。

2）意義。通過醫院文書檔案收集與歸檔工作的開展，可以輔助醫院各項管理工作的開展。這是由于此類檔案中涵蓋醫院發展進程中的各類重大事件，可以通過開發和利用這些資料，為制定醫院未來的發展決策提供依據。此外，由于文書檔案還記錄醫院的發展過程和重大歷史事件、重大活動等，記載著醫院的發展歷史，也有助于在此基礎上豐富醫院文化，實現醫院精神風貌的提升。

3 醫院文書檔案收集與歸檔的原則及依據

1）原則。一是規范性原則。醫院文書檔案收集與歸檔工作范圍和程序有著嚴格的規定和要求，明確規定了具體的文書檔案編碼、裝訂和紙張選擇等細節上的要求，因此，應嚴格按照相關法律法規和規章制度要求開展科學和規范的收集與歸檔工作。二是真實性原則。在醫院中開展文書檔案收集和歸檔的最基本要求就是真實，因此應鑒別所收集檔案的真實性，保證其后期的應用效果。三是安全性原則。鑒于醫院檔案收集與歸檔工作對醫院后期日常行政管理工作的重要性，應嚴格按照“十防”標準和要求來保證文書檔案收集與歸檔的安全性、可靠性，避免出現所收集的檔案被損壞或丟失等問題。

2）依據。對于所要收集的醫院文書檔案，有明確的規定來判定其是否具有收集和歸檔的價值，比如應收集已經在醫院中已經處理完畢的文件資料，基于醫院日常行政管理實踐和理論要求來綜合判定文件資料是否具有保存價值，還要求收集已經經過整理的文件，并按照相關標準和規范要求開展對這些文書檔案的編目和立卷等處理工作。

4 醫院文書檔案收集與歸檔需注意的問題

1）缺乏文書檔案管理意識的問題。在醫院管理工作中，通常對檔案管理工作不夠重視，沒有意識到開展文書檔案收集和歸檔工作的重要性，使得此項工作的開展出現不到位和不合理的問題。具體地說，在醫院檔案管理工作中，通常比較重視對紅頭文件的收集與歸檔而忽視對普遍編號文件的管理，影響了檔案管理效果，造成了檔案失真、缺失以及時間不連續等問題。這也受到檔案管理人員態度不端正和缺乏責任意識等原因的影響，增加了檔案管理工作難度，難以發揮其應有作用。

2）文書檔案收集歸檔力度不足的問題。此問題會直接導致文書檔案的損壞和缺失問題，這是由于在此項工作開展中出現歸檔模式不夠合理的問題，比如使用文本形式來歸檔和存儲文書檔案，沒有普及電子檔案工作模式?；蛘呤怯捎卺t院沒有完善的檔案管理流程，導致在此管理工作中出現隨意擺放檔案而增加歸檔工作難度的問題。還會在此工作開展中出現僅僅是應付上級檢查的現象，影響了文書檔案收集的及時性和全面性，并可能會造成所收集文書檔案缺章斷碼等問題，影響了所收集歸檔的文書檔案的連續性和完整性。

3）檔案收集不全面的問題。此問題在醫院文書檔案管理中比較普遍，這是由于此工作開展中所需要收集的檔案資料覆蓋范圍較廣，如果沒有全面收集資料則會限制歸檔工作的開展。而由于檔案管理人員綜合素質偏低，表現出工作人員的經驗和經歷不足、專業水平較差，更是影響了醫院文書檔案收集與歸檔工作的專業性和效率，導致所收集資料不夠全面，影響了后續整體管理工作的有序開展。

5 醫院文書檔案的收集與歸檔的開展措施

1）加強宣傳工作。醫院上級有關部門應向基層醫院大力宣傳文書檔案收集與歸檔工作的重要性和必要性，通過簡報編制和檔案編研形式的應用，在具體的管理工作中提升宣傳效果。通過宣傳引導工作，有助于強化工作人員的檔案管理意識，提高對檔案管理工作的重視。此外，還要擴大宣傳范圍，結合信息技術的應用，鼓勵全院人員參與到檔案管理工作中來，推進檔案管理工作模式的轉變。在此過程中還應定期檢查檔案室庫藏情況，及時發現工作中的問題并加以糾正和改進。不僅如此，在宣傳工作中還要重點加強對文書檔案管理作用的宣傳，發掘文書檔案管理作用。

2）完善文書檔案管理體系。在醫院的管理工作中，要確保文書檔案管理工作的有序和高效開展，首先應制定完善的管理體系作為依據，通過此管理體系明確規定規范的檔案管理流程和要求，制定相應的管理原則和措施，便于各基層管理部門和人員嚴格執行規范要求開展工作并提升工作質量。此外，在構建此管理體系時，應明確不同部門的具體歸檔范圍，強化相應管理制度原則的落實。在制度落實過程中，結合月、季度考核制度不斷優化和改進管理制度，強化工作人員的效率并規范自身行為，推進檔案管理工作的規范化發展。

3）強化人員培訓工作。檔案管理工作人員作為開展此項工作的主體，其綜合素質直接決定檔案收集與歸檔效果、質量。因此，應結合醫院文書檔案管理要求，加大對相關工作人員的培訓力度。這不僅要在開展診療工作的同時，同步安排工作人員的專業化培訓項目，提升工作人員的使命感和責任感。而且要結合文化檔案管理工作的推進，通過培訓活動來提升檔案收集和歸檔效果。在引進專業人才并發展兼職人員的同時，通過培訓來提升其綜合管理能力，通過培訓來明確具體的歸檔工作范圍，提升此項工作的效果。

6 結語

基于醫院文書檔案收集與歸檔工作的重要性，為了發揮此項工作的應有作用，在醫院管理工作中應加強宣傳、提高對醫院文書檔案收集與歸檔工作的重視，遵循規范性、真實性和安全性原則開展醫院文書檔案收集與歸檔工作，還要完善相應的管理體系、加強人員培訓，此外，應積極創新管理方式方法和模式，提升醫院文書檔案管理效果以及醫院的整體管理效果。