談不動產登記檔案的整合與集約

李灝燕

（長白朝鮮族自治縣自然資源局，吉林 白山 134400）

不動產檔案是與人民群眾零距離的重要民生檔案之一。隨著信息技術的不斷進步、《不動產登記暫行條例》的實施和城鄉一體化登記的推動，不動產檔案數量急劇增長，檔案信息化勢在必行。實現對本轄區不動產檔案信息智能化管理，需要更新檔案管理和檔案服務理念，加強技術手段的應用。

1 不動產登記檔案工作的重要性

不動產登記檔案包括房管部門移交的房屋登記檔案、農業部門移交的承包地登記檔案、林業部門移交的林權登記檔案，以及不動產登記中心制作的不動產登記檔案。根據相關規定，不動產登記需在不動產登記中心檔案管理部門集中歸檔管理，任何單位或個人均不得拒絕歸檔或據為己有。

1）為物權登記提供依據。在不動產登記環節中，需要提供大量的申請材料，不動產登記機構才能據此順利進行不動產登記。登記機構需要對相關的登記材料進行審核，登記的相關材料就是不動產登記檔案材料的構成成分。窗口工作人員在不動產登記環節中，接收并審核所申報的材料，完成相應的登記建檔工作。不動產登記機構要對登記檔案實施監管，才能對不動產物權進行有效的管理和監督。在原有不動產登記之后，還需要對檔案進行整合和集約化管理，從而推動不動產檔案登記工作高質量開展。

2）潛在功能。不動產登記過程中需要采集權利人個人信息及相關經營行為等，形成了包括其身份證明、繼承關系、抵押借貸等證明信息，既屬于政府公權力行為，也涉及個人隱私信息。一旦在后期觸及不動產權益時，不動產登記檔案就會發生重要作用。如，不動產登記檔案中涉及繼承公證相關內容和條款，一旦后期發生了繼承事由后，不動產登記檔案中的相關條款就會發生法律效力，保障了繼承人的權益。

2 檔案整合與集約化管理是時代發展的必然

整合不動產登記檔案，主要是整合不動產登記檔案的內容，這其中就包括了三個方面的內容：一是整合檔案管理部門。不動產登記檔案部門主要是對不動產檔案，其中就包括了土地、林地、房屋等。這就需要按照相應的標準進行，保存好登記檔案，做好檔案運用的服務。二是整合檔案人員。工作人員對檔案管理工作具有直接的影響，這就需要檔案人員具有綜合能力，加強對他們的培訓，并督促他們學習各種新的計算機及網絡知識，這樣才能更高效地開展工作。三是集約化整合檔案。集約化整合不動產檔案，能夠對不同的檔案進行集中管理，從而實現檔案管理的標準化和規范化，提升檔案管理工作質量，還能為不動產登記工作的開展提供必要條件，從事該方面工作的人員需要深刻了解。

3 不動產檔案整合與集約化管理存在的問題

1）人員素質問題。我國正在全面的開展不動產登記的辦理，因此各級政府應該配合好縣級以上的國土資源管理部門的工作，做好不動產登記資料的移交以及歷史遺留權屬糾紛問題，因此在新的業務系統中，業務種類增多，錄入的內容增加，給不動產登記辦理帶來了負擔，這對人員素質問題提出了更高的要求，需要這些人員具備很高的信息化處理水平。

2）平臺的問題。沒有得到進一步的完善和更新。由于土地登記和房屋登記需要高科技的信息化處理才能夠完成，對空間的位置要求比較高，如果沒有一個強大的信息管理系統作為支撐，特別是貧困地區的登記信息系統比較落后，會大大降低不動產信息的準確性和有效性，從而增加承擔法律責任的風險。

3）登記效率問題。在不動產登記中，不僅要搞清楚不動產的歸屬問題，還要搞清楚不動產的準確性和安全性，要維護不動產產權人的合法權益，還要提高業務辦理的質量和效率。而在現實辦理的過程中，申請人與信息登記之間出現很多矛盾與糾紛，比如登記的信息不夠準確、不動產申請人與登記辦理人員缺乏細心的溝通、造成窗口辦理的效率不夠高、申請人來回往返的次數增多、窗口的受理速度慢、窗口受理的程序復雜等問題都是需要重點關注的問題。

4）檔案室（館）庫房面積不足。不動產登記檔案的數量比較大，而且涉及的檔案內容也比較繁多，大量的檔案都會在檔案室（館）中存儲。目前檔案室（館）的庫房面積有限，從而導致檔案積壓太多。在不動產整合與集約化管理后，不動產登記檔案被集中管理，但是由于檔案室（館）面積不足，也會使這方面問題加深。在不動產登記檔案室（館）建設中，其建設的標準也是較高的。為此，在檔案館整合與集約化管理環節中，需要結合檔案室（館）建設問題深入研究，從而拓展檔案館的規模，擴大存儲容量，有效解決不動產登記檔案整合與集約化管理的相關問題。

4 提升不動產登記檔案整合和集約化管理實效的對策

1）軟硬結合，創新服務模式。當今社會已經進入高效的信息時代，互聯網、遠程辦公、大數據、云計算與日常生活息息相關，成為人們生活中必不可少的一部分，不動產登記業務等級模式更是如此，在“互聯網+”下的不動產登記實現了軟硬結合，對窗口服務模式進行了創新，一方面提高了不動產登記中心的管理水平，另一方面也提高了為老百姓辦事的效率。首先在不動產信息登記的過程中，開發出自助終端一體機的運用，該設備能夠實現終端打證、自助終端查詢等功能的智能化，使群眾能夠更加方便查詢不動產信息及辦理不動產證書領取等業務。該設備的普及和運用使信息能夠更加快速傳遞和獲取，還有效地降低人力，在很大程度上緩解了窗口工作人員的負擔。除此之外，不動產信息登記中心還開發出網上申報和審理程序，網上一窗受理系統、微信預約等平臺軟件，利用網上一窗受理系統可以實現網上申報和審理，辦事員可以一次性的辦結。

2）對檔案進行整合與綜合管理。不動產登記檔案整合與集約化管理，需要充分利用信息技術，結合大數據發揮其優勢。在檔案管理中需要進一步提升數據的真實性，準確性，就要對數據進行整合與分析。在檔案整合與集約化管理中，應進行信息的全面管理，采取自動化管理的方式，提升檔案數據的應用價值。應加強監督，統一建立管理標準，提升管理實效。在不動產登記檔案管理機制實施環節中，應對相應的操作信息進行追蹤，防止信息泄露，真正提升不動產登記檔案管理的安全。

3）搭建共享平臺，采用統一數據。要統一工作系統軟件。要對相關業務部門的辦公系統進行優化整合，開發研究統一的辦公軟件系統，做到能夠真正集成不動產登記、交易、繳稅、金融等相應業務項目和內容，多板塊信息可以實現一個終端調用和修改，真正做到一網辦、一網看。共享數據資源。針對每個部門單位數據庫不同、數據信息載體差異的現狀，需要采用統一集成的數據庫系統，利用統一的算法和程序，納入全部用戶不動產信息，確保數據共享、信息完全。另外，還要對數據庫定期更新和加密維護，數據庫要定期備份、定期更新加密軟件，確保系統數據的真實性、保密性、完全性。

5 結束語

我們只有加強不動產檔案管理的實效，才能有效利用檔案為社會服務，促進經濟社會可持續發展。在推動不動產檔案管理的過程中，應高度重視不動產檔案作用，不斷提高檔案管理業務水平，不斷改進管理系統，保證存儲安全，推動不動產檔案管理工作發展。