建設(shè)單位中工程管理相關(guān)部門歸檔工作的常見問題及解決建議

黃春柳

（南寧縱橫時代建設(shè)投資有限公司，廣西 南寧 530000）

1 常見問題

1）很多建設(shè)單位覺得行業(yè)規(guī)范里已經(jīng)有《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DAT/28-2018），只要據(jù)此執(zhí)行即可，但實際上，具體實施起來的細(xì)則還是需要各單位結(jié)合工作實際自行撰寫。到了部門層面，更是疏于制定本部門的檔案管理制度和歸檔要求。

2）文件材料收集不全。一是只重視主體工程竣工檔案的歸檔，忽略了監(jiān)理文件及附屬工程的歸檔工作。通常只有負(fù)責(zé)主體建設(shè)的施工單位會向建設(shè)單位交來竣工檔案。二是電子文件未能得到相應(yīng)的歸檔。在當(dāng)代的辦公環(huán)境里，越來越多的工作環(huán)節(jié)開始實施“無紙化辦公”，在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行申報、公示。但是，工程管理相關(guān)部門的工作人員往往對這些電子文件缺乏應(yīng)有的歸檔意識。三是工程管理相關(guān)部門往往只重視結(jié)果性文件的收集，忽視了與對應(yīng)的過程性文件的組件。他們通常將政府的批復(fù)、會議紀(jì)要等文件單獨組件，把本該一起組件的本單位對應(yīng)的發(fā)文直接忽略掉了。

3）已辦結(jié)的文件不及時歸檔，與正在辦理的文件混放，容易造成文件的混淆或遺失。而且直接放在辦公桌上，缺少相應(yīng)的防潮、防火、防蟲等保障措施，不利于文件的長期保管。辦公室內(nèi)人員往來較雜，如果文件不進(jìn)行封閉存放，容易造成文件泄密。

4）在很多單位里，檔案工作崗?fù)且粋€過渡性的職位，人員流動大，而且很多人并未掌握檔案工作的相關(guān)規(guī)范就直接上崗。由于缺乏檔案工作規(guī)范化的意識，容易導(dǎo)致工作出錯。

2 形成原因

1）工程管理相關(guān)部門的工作人員對項目檔案的定義認(rèn)識不到位，僅停留在檔案的憑證作用。他們不會意識到，復(fù)文和發(fā)文一起組件，才能體現(xiàn)工作流程的閉合；簽字、蓋章完備的文件，也是這份文件真實性、合法性的證明。對于檔案管理部門提出的歸檔要求，工程管理相關(guān)部門的工作人員往往只會覺得是多此一舉，把簡單的工作復(fù)雜化。

2）由于工程管理相關(guān)部門的工作人員不知道自己在檔案工作中應(yīng)當(dāng)履行的責(zé)任和義務(wù)，認(rèn)為項目檔案工作就是保管工作，不知道項目檔案的工作包括了哪些內(nèi)容，對應(yīng)當(dāng)歸檔的文件范圍認(rèn)識不全面，將項目檔案的工作責(zé)任完全推給檔案管理機(jī)構(gòu)。導(dǎo)致項目檔案的規(guī)范化管理工作難以得到開展和落實：

（1）在制度建設(shè)上，工程管理相關(guān)部門缺乏對文件交接工作的監(jiān)督機(jī)制，一是缺少本部門的收發(fā)文的臺賬，二是在人員流動的過程中，往往不會對文件材料進(jìn)行交接，因為這項工作繁瑣且耗時，如果平時沒有相關(guān)的臺賬，在工作調(diào)整甚至離職的時候，更不可能對現(xiàn)有文件進(jìn)行整理。尤其在離職后發(fā)現(xiàn)文件遺失，也不用承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

（2）工程管理相關(guān)部門的工作人員為了自己取用文件方便，一般不會把辦結(jié)的文件及時按照預(yù)立卷的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。一是不了解歸檔范圍和歸檔要求，二是覺得文件移交到檔案管理機(jī)構(gòu)后，想要再次利用就要走借出申請手續(xù)，增加了自己的工作量和等待的時間。但是長期的無序存放，又很容易導(dǎo)致文件的錯放甚至遺失，影響到項目檔案的完整性、系統(tǒng)性。

3）能參加檔案行政管理部門培訓(xùn)的人員一般都是檔案管理機(jī)構(gòu)的員工，而直接負(fù)責(zé)第一手整理工作的部門檔案員往往不能參加培訓(xùn)。

4）國家檔案局檔案干部教育中心的建設(shè)項目檔案培訓(xùn)班一年只開兩三次，而且要脫崗去外地學(xué)習(xí)一周，對于建設(shè)單位來說，培訓(xùn)成本高昂。培訓(xùn)班的課程里缺乏實際操作的環(huán)節(jié)，尤其對于剛?cè)胄械男氯藖碚f，培訓(xùn)只是教了抽象的理論，工作如何具體的起步依然無從下手。且由于檔案帶有涉密性質(zhì)，雖然有一些單位的項目檔案工作做得很規(guī)范，但礙于保密要求，也不方便開放同行觀摩學(xué)習(xí)。

3 解決建議

1）完善檔案工作人員的培訓(xùn)體系。建設(shè)單位的檔案工作人員，他們業(yè)務(wù)水平的高低直接影響到檔案工作的完成度。因此，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)輪流安排各部門的檔案員都參加檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

檔案行政管理部門可以考慮互聯(lián)網(wǎng)授課或者定期舉行面向社會的建設(shè)項目檔案管理工作培訓(xùn)班。目前互聯(lián)網(wǎng)已相當(dāng)普及，各級檔案行政管理部門可以考慮通過網(wǎng)絡(luò)授課、考試的方式進(jìn)行培訓(xùn)，考試合格的學(xué)員，寄發(fā)合格證書。培訓(xùn)班的課程應(yīng)包含相關(guān)法規(guī)解讀和技能培訓(xùn)，并安排模擬操作的環(huán)節(jié)，通過實踐加深學(xué)員對課程的理解。

2）建設(shè)單位應(yīng)細(xì)化檔案工作管理。

（1）建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本地檔案行政管理部門的相關(guān)要求，建立起本單位的歸檔制度、歸檔文件質(zhì)量要求及整理實施細(xì)則，將本單位的檔案工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使工作的每個步驟都有章可循。

（2）工程管理相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立起本部門的檔案工作機(jī)制。由于每個部門履行的職責(zé)不一樣，形成文件的規(guī)律和形式也各不相同，因此，各工程管理相關(guān)部門應(yīng)該建立本部門的文件材料收集范圍和檔案工作機(jī)制，并通過書面的形式將工作明細(xì)化，避免人員調(diào)動引起的工作銜接不暢。部門工作人員應(yīng)定時鑒定手上持有的文件，及時歸檔。部門檔案員要做好部門內(nèi)部收發(fā)文的登記工作，記錄文件基本信息，注明文件的流向，方便工作進(jìn)行追溯。每隔一定時間，檔案管理機(jī)構(gòu)可以對照收發(fā)文的臺賬，對工程管理相關(guān)部門的文件歸檔率進(jìn)行監(jiān)督，也可以據(jù)此臺賬對部門現(xiàn)存文件進(jìn)行鑒定，把沒有保管價值的文件進(jìn)行清理銷毀，減輕保管空間壓力。

（3）實行檔案工作崗位定期交流制度。可以將檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員短期調(diào)到工程管理相關(guān)部門，了解該部門日常會收到哪些來文，又會形成哪些文件，以及這些文件從辦理到辦結(jié)歸檔要經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)、需要多少時間。掌握了這些基本情況后，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員可以更有針對性的建立或改進(jìn)該部門的檔案工作制度、項目文件管理流程及文件材料歸檔要求。

（4）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在項目開工前根據(jù)施工圖設(shè)計擬定好該項目的分類方案。由于項目的主體工程和附屬工程往往是分開招標(biāo)，中標(biāo)單位往往也不會是同一家，且在一些建設(shè)單位里，主體工程和附屬工程由不同的部門進(jìn)行管理。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在開工前，按照單位工程、分項工程的劃分，擬定好該項目的分類方案，并在方案中落實相關(guān)責(zé)任部門。在項目中途如有變更，責(zé)任部門應(yīng)將相關(guān)依據(jù)文件匯總，以書面的形式通知檔案管理機(jī)構(gòu)，及時調(diào)整該項目的分類方案，進(jìn)行歸檔工作的追蹤。

（5）即使是在部門層面，也應(yīng)把文件都按一定的規(guī)律放進(jìn)檔案柜中，做好防蟲、防潮等基本保障工作，既可確保文件的長期保管條件，又能避免文件在開放環(huán)境中產(chǎn)生的泄密隱患。

總之，建設(shè)項目檔案的歸檔工作應(yīng)該成為建設(shè)單位的一項基礎(chǔ)性的工作，落實項目檔案的歸檔工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、員工配合，也需要工作機(jī)制完善，檔案人員穩(wěn)定。只有正視其中的存在問題和不足之處，結(jié)合本單位實際情況進(jìn)行整改，才能切實的提升建設(shè)項目檔案的歸檔工作水平，保證項目檔案的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。