關于做好事業單位人事檔案管理工作的思考

于 淼

（哈爾濱市產品質量監督檢驗院，黑龍江 哈爾濱 150036）

在事業單位人力資源管理工作中，人事檔案管理工作是較為關鍵的一項內容，特別是在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發生了較大的變化，這也要求事業單位需要與時俱進，積極推動人事檔案管理模式的創新，全面提高人事檔案管理工作的信息化和網絡化水平，為人事檔案管理工作的有序開展打下堅實的基礎。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結構

事業單位通過做好人事檔案管理工作，可以促進單位人力資源結構的改善，積極整合單位職能、崗位和人才，實現人力資源的充分利用。在實際事業單位發展過程中，需要針對內部人員進行隨時調整，在人員調動過程中需要以人事檔案作為重要參考，針對工作人員的具體表現和能力進行準確分析和綜合評價，從而實現人力資源的優化配置，確保真正做到人盡其才。

1.2 提升人力資源管理效果

事業單位人事檔案管理工作中，由于需要針對單位工作人員的個人經歷、崗位表現和職稱變化等信息在檔案中直觀地體現出來。并針對人事檔案信息資源進行有效利用，為人事考核工作提供重要的依據。而且人事考核結果還需要在人事檔案中進地記錄。因此事業單位通過做好人事檔案管理工作，并有效地利用人事檔案信息，能夠為人事管理工作提供重要的支撐，促進單位人事管理工作效率和質量的提升。

2 事業單位人事檔案管理的特點

2.1 真實性

真實性是人事檔案最為重要的一項特點，事業單位工作人員為具有編制的國家工作人員，因此在人事檔案管理工作中，需要針對檔案信息進行嚴格審查，確保人事檔案信息的真實性和完整性。在實際人事檔案中，由于涉及較多的內容，一些檔案信息涉及工作人員的隱私，因此人事檔案具有一定的機密性，在實現管理工作中要建立健全保密制度，保證人事檔案信息的安全。

2.2 專門性

由于人事檔案涉及較多的內容，能夠為單位內部人事調動提供重要的依據，因此事業單位需要加強對人事檔案管理工作的重視度，并將人事檔案管理工作納入單位管理工作體系中來，全面提高人事檔案管理工作的專業化水平，確保具體管理目標的實現。

2.3 動態性

人事檔案管理工作還具有較強的動態性特點，這主要是由于單位工作人員具有一定的流動性，任何一個方面發生變化，則人事檔案信息也需要隨著變化，及時在人事檔案中進行信息更新和補充，保證人事檔案信息的真實性和實效性。

3 做好事業單位人事檔案管理工作的措施

3.1 加強對人事檔案管理工作的重視度

事業單位領導需要加強對人事檔案管理工作的重視，并在實際工作中積極促進人事檔案管理制度的完善，加大投入力度。人事檔案是對工作人員重要信息的真實記錄，能夠反映出一個人的重要價值，因此在人力資源管理工作中，人事檔案發揮著極為重要的作用。因此事業單位需要認識到人事檔案管理工作對自身發展的重要意義，并在實際工作中加大人力、物力和財務的投入，全面提高人事檔案管理工作的整體水平。

3.2 完善檔案管理工作體系

為了能夠提高事業單位人事檔案管理工作的質量，需要加快構建現代化的人事檔案管理制度，推動人事檔案管理工作的專業化和標準化發展。同時還要重視信息化手段的應用，協調好紙質檔案和電子檔案管理工作。積極對檔案資源進行整合，并利用現代技術手段對檔案進行保存，確保檔案信息的安全。另外，還要加強人事檔案數據庫建設，為人事檔案管理和服務水平的提升打下堅實的基礎。

3.3 提高檔案材料收集的標準化、規范化

當前人事檔案信息管理系統的開發仍處于無序的狀態，而且存在低端應用的情況，這對于人事檔案工作的開展帶來了較大的制約。在當前新形勢下，需要加強人事檔案的規范化管理，積極開發人事檔案信息資源，使人事檔案信息能夠更好地服務于人事管理工作和單位的現代化建設。在人事檔案材料收集工作開展過程中，由于人事檔案內容具有分散性，因此事業單位需要嚴格要求人事檔案材料的內容、歸類和歸檔方法，實現人事檔案信息的有效歸納，促進人事檔案材料的標準化和規范化收集，從而為人事檔案的集中管理打下堅實的基礎。

3.4 優化人事檔案管理模式

傳統人事檔案管理模式相對落后，管理過程也十分繁瑣，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的制約。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作加快了信息化和網絡化的發展，因此在實際工作中，需要積極對人事檔案管理模式進行優化，并構建人事檔案信息化管理平臺，實現對電子檔案的管理。同時還要重視各種先進技術的應用，積極開發人事檔案管理軟件，促進檔案信息存儲和檢索系統的升級換代。人事檔案管理部門在實際工作中還要積極與其他部門之間密切配合，強化檔案管理系統與單位其他系統的有效銜接，實現檔案信息在單位內部的共享。并建立健全人事檔案大數據分析系統，實現檔案信息的精確和快速查找，并運用大數據分析技術，實現檔案信息的可視化展示，從而為單位決策和管理工作提供更高效的信息服務。

3.5 推進人事檔案業務標準化建設

針對人事檔案信息，宜建立統一元數據標準，并明確歸檔的范圍和要求。積極運用先進技術手段，推進工具設備的創新，重視人事檔案數據庫建設，利用大數據技術對人事檔案信息進行深入挖掘，從而促進人事檔案服務工作質量的提升。而且在實際工作中，還要建設檔案信息檢索平臺，促進人事檔案管理工作的規范化和標準化發展。

3.6 重視信息技術應用的安全保障

由于人事檔案信息與當事人的合法權益息息相關，因此在人事檔案管理和利用工作中需要保證檔案信息的安全。具體可以應用信息技術手段保護檔案信息的安全。不僅要重視專業技術人才的引進，促進人事檔案信息系統的升級改造。同時還要構建防火墻，防范黑客和不法分子入侵，重視各種先進安全技術的應用，進一步保證人事檔案信息的安全，實現人事檔案的有效開發和利用。

4 結束語

人事檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要內容，而且對事業單位穩步發展具有極為重要的推動作用。因此在實際工作中要加大重視度，并利用先進技術手段推動檔案管理工作的創新和發展，全面提高人事檔案管理工作的水平，使人事檔案能夠更好地服務于事業單位的發展。