辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化對策

王延坤

（泗水縣檔案館，山東 濟寧 273200）

作為單位內部重要的部門之一，辦公室承擔著上傳下達、溝通協調的任務。而文書檔案管理工作作為辦公室管理工作的重要組成部分，不僅影響辦公室文書檔案功能的發揮，也會影響辦公室具體工作的開展[1]。辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化，既有利于真實記載單位的各項工作與活動，也方便領導層查閱文件資料。但在實際的操作過程中，依舊存在一些亟需解決的問題，從而，在展現文書檔案工作的價值的同時，保證檔案工作的順利進行[2]。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作內容

從文書檔案收集與歸檔工作的工作內容來看，辦公室文書檔案管理工作主要包括資料收集和歸檔保存。從資料收集角度來看，辦公室文書檔案收集內容廣泛，涉及會議文件材料、人事檔案、工作通報等。從資料歸檔保存角度來看，文書檔案的歸檔保存必須面面俱到，對于那些重要的檔案，還需以電子文件的形式登記在冊。另一方面，文書檔案載體多樣，不僅有紙質和電子檔案，還包括錄音、錄像資料。而且，文書檔案與文書工作關系密切并對其產生影響。文書檔案收集與歸檔工作除了工作內容復雜繁多之外，其在日常工作中也占據著重要位置，發揮著重要作用。一方面，文書檔案的收集與歸檔有助于梳理一段時間內的主要工作，及時發現工作過程中存在的問題，提出合理化的改善建議，從而提高辦公室的工作效率；另一方面，辦公室文書檔案收集與歸檔工作不僅為未來開展工作提供借鑒參考資料，同時也方便上級的考察和評級。

2 文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

1）材料收集缺乏嚴謹性。目前，部分單位的材料收集工作通常只注重對重要材料的收集，對一些次要甚至不重要的材料的收集不夠完美，歸檔不按規范的流程進行操作，這些問題導致辦公室文書檔案管理效率低下，從而影響其他部門工作的順暢開展。另一方面，目前部分單位不重視文書檔案管理部門，其員工大多是兼職，需要承擔多項任務，因而其對文書檔案工作的收集和歸檔也不夠重視，從而影響辦公室文書檔案管理的專業度和準確度[3]。

2）檔案管理缺乏規范性。正如上文提到的，部分單位并未聘用專業的文書檔案管理工作人員，而是在單位內部選用員工，兼任文書檔案管理工作。與專業的文書檔案管理人員相比，這些人員并未形成足夠的文書檔案管理意識，對文書檔案管理流程也不熟悉，在日常的文書管理工作過程中，其對文書檔案的收集和整理缺乏連續性和系統性，對文書檔案的歸檔缺乏規范性，長此以往，便會影響文書檔案管理工作的順利開展。

3）檔案歸檔力度不夠。目前，少部分單位的領導對文書檔案管理工作的重要性認識不足，在日常的工作過程中，并未高度重視文書檔案管理工作的規范化，這就導致文書檔案管理人員缺乏主動地文書檔案管理意識，不僅不能及時收集文書檔案，也不能及時按規范進行整理歸檔。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的規范化

1）制約文書檔案收集與歸檔工作規范化的因素。要想實現文書檔案管理工作的規范化，除了分析目前各單位文書檔案管理工作存在的問題，也要深挖制約文書檔案管理工作規范化的因素。本文將從觀念、人員配備和技術三個方面闡述制約文書檔案管理工作規范化的因素。從觀念因素來看，部分單位無論是領導層還是文書檔案管理工作者，其對文書檔案管理工作的重要性認識不足。個別單位領導者認為，文書檔案管理工作對單位未來發展的影響有限，因而在資源分配過程中，往往忽視文書檔案管理部門的實際需求，從而使得辦公室文書檔案管理工作進展緩慢。領導層的忽視導致文書檔案管理工作人員對文書檔案的收集與歸檔工作重視程度不夠，在日常工作的過程中缺乏積極性，從而影響文書檔案管理工作的質量，嚴重影響文書檔案在日常工作中的特殊作用的發揮。從人員配備的角度來看，部分單位缺乏專業的文書檔案管理人員，這使得文書檔案管理工作缺乏規范性，在日常的管理工作中，沒有嚴格遵守相關的制度和流程，從而導致文書檔案管理工作欠規范。更重要的是，目前部分文書檔案管理工作者缺乏責任意識，這就使得文書檔案管理工作滯后無序，亟需改善。從技術層面來看，隨著信息技術的快速發展，傳統的文書檔案管理工作方式已經不符合目前的發展需求，但是電子文檔容易產生安全問題，因而影響文書檔案管理工作的順利進行[4]。另一方面，部分文書檔案管理人員并未接受專業的信息技術培訓，對現代化的辦公方式不熟練，這也嚴重影響文書檔案管理工作的現代化進程。

2）辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化措施。（1）配備專業的文書檔案管理人員。上文提到，影響文書檔案管理工作規范化的因素之一便是人員配備。專業的文書檔案管理人員，既有利于文書檔案管理工作的規范化，也有助于文書檔案管理工作人員綜合素質的提高。文書檔案管理工作者，其專業能力和綜合素質直接影響文書檔案管理工作的質量和效率。因此，規范辦公室文書檔案收集與歸檔工作，必須重視文書檔案管理人員的綜合素質和專業能力。領導應持續重視對文書檔案管理人員的培養，定期聘請專家開展培訓活動，提升文書檔案管理人員的專業水平。不僅如此，還應堅持對文書檔案管理工作人員進行考核，對工作積極到位，積極有效的人員進行獎勵，從而調動工作人員的積極性，保證文書檔案管理工作的順利開展。（2）建立完善的文書檔案管理制度。建立完善的文書檔案管理制度，是保證文書檔案管理工作規范化的關鍵。完善的文書檔案管理制度，對文書檔案管理工作起到積極的約束和管理作用，從而提高文書檔案管理工作的有效性。需要強調的是，在完善文書檔案管理制度的過程中，要結合單位自身的發展狀況，在原有的管理制度基礎之上進行完善。同時，在管理制度中要明確每一項工作的具體工作內容，對文書檔案收集與歸檔工作進行時間設置，從而保障文書檔案管理工作的及時有效[5]。需要強調的是，在管理制度中要規定文書檔案收集的范圍，確保文書檔案管理工作的完整性和精準性。（3）建設現代化的文書檔案工作方式。與其他部門的工作相比，文書檔案管理工作內容復雜，工作繁瑣，傳統的工作模式無法適應文書檔案的管理工作。因而，要將現代化的工作理念和技術應用到文書檔案管理工作中，滿足單位現代化發展要求。需要強調的是，在現代化的文書檔案管理工作中，單位可以建立現代化的具有安全性的信息管理系統，既保證文書檔案管理的及時性，也為其他部門的工作提供便利。

4 總結

文書檔案收集與歸檔工作是辦公室工作的重要組成部分。無論是領導還是文書檔案管理人員都要重視文書檔案管理工作。文書檔案管理工作對單位未來的發展有重要的借鑒作用。在日常的管理工作中，必須嚴格遵守文書檔案管理制度，增強文書檔案管理工作的規范性。