淺析審計檔案管理在審計質量工作中的作用

韓 雪

（通榆縣審計中心，吉林 白城 137200）

對中國現代經濟和社會建設工作的不斷深入和發展，審計機構的建立和運行工作不斷發揮著關鍵和不能忽視的約束作用，能夠保證現代基礎審計工作實踐活動的科學組織部署，使我國經濟快速、持續、健康和穩定的發展，具有廣泛和長期的實踐影響作用。在特定組織的發展過程中，當代審計事務活動要通過各種渠道進行，需要及時面對和處理。因此，做好現代審計業務發展中的檔案管理業務，對保證審計業務活動實踐的綜合質量水平具有關鍵意義。

1 審計檔案管理在審計工作中的作用

審計檔案是國家檔案的關鍵組成部分，管理和建立審計檔案是各級審計機關的重要任務，也是審計工作中不可缺少的環節之一。審計檔案來源于審計實踐，它反映了審計工作的全部過程，是考察審計歷史和審計工作的重要根據，它完整地記錄了活動，監督活動的真實性，是對審計工作成果和效率的反應。伴隨審計工作的地位日益提高，對審計工作質量的要求也越來越嚴格，審計檔案使用的機會越來越多，它的重要性也日益提高。審計檔案是審計工作最真實的記錄，從1983年國家審計署成立之后，審計工作已經發展了30年，工作由弱到強，由小到大，慢慢形成了一套比較完善的工作體系，審計檔案記載著審計工作的精神文明和物質文明以及審計工作的方方面面，尤其是伴隨著政府投資規模的加大，對固定資產工程審計的工作量也逐步提高，相關審計檔案資料日益增多，反映和記錄了工程項目的投資重點、規模和工程形成的經濟效果和社會效果，也反映了國家節省建設投資和降低工程成本的工作效果。伴隨領導干部經濟責任審計的開展，明顯增加了領導干部經濟責任審計的案例檔案，記錄著審計機關在推進領導干部隊伍建設的實際成果和增強領導干部科學化建設水平的實際效率。

2 審計檔案管理工作的問題

在審計工作中也會出現各種各樣的問題，比如說在檔案管理中檔案管理方法和制度沒能夠得到落實，工作人員不熟悉檔案管理的規則制度，許多部門在進行文檔規劃時都不重視歸檔制度，按照自己的習慣來操作，導致歸檔文檔出現分類和時間混亂等現象的發生。其次，在審計過程中文件收集不全或者是案卷排列不規范，單元劃分不標準等現象，都是審計文檔質量不合格的體現。在回收檔案的時候，由于檔案人員對不熟悉工作和人情世故等，導致檔案檢查不合理和不規范。在審計工作中由于各種各樣的原因，例如人員的流失，或者是工作人員素質不平衡，使得檔案管理工作和檔案管理隊伍不穩定。

3 審計檔案管理在審計質量工作中的地位

第一，在現代審計質量機制的業務中，審計檔案資料可以對各種特定類型的審計報告、審計決定和審計意見項目提供穩妥而充足的證據支持條件。權威性和嚴肅性是當代審計工作活動在特定組織開展中最基本的特征，所以在特定組織執行審計工作的過程中，要把主要精力放在基礎審計證據的作用上，在各個特定組織開展業務時，都要嚴格遵守基礎事實展開工作[1]。在實際的組織審計業務中，一定要嚴格的做好基礎檔案資料保存和收集工作，保證一切特定組織的開展業務在具體的實踐中都能夠做到有證據可調查。

第二，建立的審計檔案資料體系，是實現審計數據資料信息大規模存儲的有效方法。審計檔案數據資料信息，是一種具有特大規模特征的綜合特殊形態，在審計工作活動的歷史發展變化中，它同時承載了設計和出現的全部數據資料，具體的文獻價值有著真實性和原始性的特點。從特定的審計檔案資料管理業務的組織發展道路層面分析，做好審計業務的集中整理，能夠保證中國審計檔案信息的完整性和真實性，具有遠大而又深遠的重要意義[2]。

第三，審計資料是充分記錄過去審計活動歷史發展過程和現代審計活動的真實性，并加以反映的有效工具，可以完整記錄審計業務的發展過程。在對審計業務的歷史進程充分研究分析，可以全面總結以往工作活動中的失敗和成功經驗，幫助中國現代審計業務的管理人員，形成科學合理的審計基礎事業工作規劃和決策，在科學合理的規劃未來審計工作的基礎上，確保和支持我國現代審計業務的高效組織發展。

第四，因為審計檔案保存審計開展中的全部證據資料，在每次審計推廣時能夠當做一項極其可信的宣傳資料，與此同時，還能夠向國家干部和人民大眾進行國家政策的普及宣傳，能夠方便人們了解國家財政項目，審計檔案中包括關于國家經濟效益、經濟規律和財務開支的很多詳細信息，這些資料有著強大的說服力，給政府工作的公開和透明提供了支持。透明的財政工作能夠更好地幫助經濟效益和社會效益的提高，所以，審計檔案管理業務可以更好地宣傳教育深化改革和經濟建設工作。

4 如何提高審計檔案管理在審計質量工作中的作用

4.1 健全檔案工作制度

補充完善檔案管理工作體系，強化檔案管理業務的法治建設，使審計程序規范化、審計定性準確化、證據資料可靠、整理文件具有完整性，以及記錄員對檔案的形成、收集、檢測和考核嚴格控制保管，使資料更加完善，推進檔案管理業務規范化、科學化和法治化[3]。

4.2 強化管理中的數據化和信息化

審計工作中的精準性和嚴肅性要求審計工作發展中必然需要引入先進的計算機科學技術，審計機構應根據時代的需要不斷提升檔案管理技能，更新檔案管理的軟硬件設施，同時加強檔案管理小組的綜合工作質量，定期加強工作培訓。通過提高檔案管理的準確性和正規化水平，提升工作效率，實現檔案安全管理工作的數據化和信息化。

4.3 加強工作人員素質

為了有效地完成檔案管理工作，檔案管理人員需要不斷提高專業素質，相關部門需要加強專業知識教育[4]。審計人員應當嚴格根據要求對各項審計項目進行裝訂和整理。另外，檔案管理及整合是檔案管理人員評價的重要內容，應該包含在考核評價體系中，因此管理人員的責任意識將會進一步增強。

5 結束語

在中國的金融經濟活動和社會健康發展的道路上，審計機構肩負著重要的地位和作用。審計檔案和檔案業務是審計機構工作中的重要部分。審計檔案能夠反映監督的實際過程，給審計監督提供有效的法律資料，審計檔案和審計監察彼此互相聯系，密不可分。同時，審計檔案可以為國家經濟建設政策提供宣傳空間。隨著時代的進步，審計機構的組織和業務也需要補充和改革。只有這樣，才能擔負起維護新時期國家經濟秩序、保障經濟健康發展的重要責任。