淺談疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用核心探尋

郭 亥

（通榆縣疾病預(yù)防控制中心，吉林 白城 137200）

疾病防控中心在長(zhǎng)期的運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生大量珍稀的資源和數(shù)據(jù)，而這些資料具有較強(qiáng)的借鑒價(jià)值、指導(dǎo)意義和利用作用，對(duì)衛(wèi)生工作的開(kāi)展具有積極意義。檔案管理是防控中心日常運(yùn)行的主要內(nèi)容，其包括了利用、立卷、整理、分析以及收集等環(huán)節(jié)，而想要充分體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，防控中心則要做好檔案管理，并且加大檔案開(kāi)發(fā)利用力度，為未來(lái)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展提供支撐。

1 疾病防控中心檔案管理原則

在防控中心日常工作中，檔案可分為兩大類，即科室技術(shù)資料和行政文件資料，針對(duì)不同的資料要進(jìn)行分類保管，為未來(lái)的業(yè)務(wù)開(kāi)展提供指導(dǎo)和借鑒。同時(shí)，防控中心檔案管理實(shí)行“兩級(jí)管理”原則，在管理部門(mén)的統(tǒng)一管理和約束下，實(shí)行科級(jí)和中心級(jí)的管理模式，將檔案分為兩個(gè)層次，分別進(jìn)行保管、立卷、整理和收集。通過(guò)這種管理模式，能夠提升管理效率和質(zhì)量，便于后期的檔案利用開(kāi)發(fā)。

2 科級(jí)和中心級(jí)檔案的劃分確定

科級(jí)檔案和中心級(jí)檔案具有各自的劃分界限和范圍，在具體劃分中，需要秉承學(xué)術(shù)性、分析性、綜合性以及總體性等原則，保證檔案劃分的合理性以及科學(xué)性，例如具有較強(qiáng)學(xué)術(shù)價(jià)值、分析性、綜合性以及利用價(jià)值的檔案資源，要?jiǎng)澐譃橹行募?jí)，可以充分概括和反映防控中心的工作水平和業(yè)務(wù)內(nèi)容。

中心級(jí)檔案主要包括：國(guó)家級(jí)刊物發(fā)表過(guò)的論文、業(yè)務(wù)工作的年報(bào)以及月報(bào)、專題科研項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)匯總、調(diào)查總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、調(diào)查設(shè)計(jì)等；傳染病突發(fā)或者事故的爆發(fā)調(diào)查報(bào)告，年度總結(jié)、事件分析、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、處罰材料等；常見(jiàn)疾病和地方性流行性疾病的流行趨勢(shì)、分析預(yù)測(cè)、病學(xué)分析、防治方案等；疫病的驗(yàn)證報(bào)告單、編制說(shuō)明、研究報(bào)告、相關(guān)證書(shū)、研究檔案、技術(shù)防范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)法規(guī)等。

科級(jí)檔案主要包括：從業(yè)人員的培訓(xùn)材料和健康體檢報(bào)告等，例如培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)表、檢驗(yàn)單以及體檢表等；食物中毒、污染事故、傳染病突發(fā)和違法案例的處理材料以及調(diào)查材料，包括處理報(bào)告、檢驗(yàn)結(jié)果、訪問(wèn)記錄、現(xiàn)場(chǎng)筆錄以及調(diào)查表等；各個(gè)監(jiān)測(cè)點(diǎn)或者轄區(qū)內(nèi)直管單位的疾病監(jiān)測(cè)報(bào)告、控制結(jié)果、監(jiān)測(cè)小結(jié)、監(jiān)測(cè)記錄以及監(jiān)測(cè)材料等。

3 兩級(jí)檔案管理模式的價(jià)值和意義

1）滿足防疫需要。疫病為危害社會(huì)穩(wěn)定和居民健康的關(guān)鍵因素，疾病防控中心的日常工作為防控疫病。通過(guò)實(shí)行兩級(jí)檔案管理模式，能夠提升疫病防控的有效性和延續(xù)性，將在防疫工作中形成的文件進(jìn)行歸檔和整理，尤其對(duì)于疫病高發(fā)地區(qū)的嚴(yán)格監(jiān)控，通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比可以幫助防控中心制定各項(xiàng)決策，充分滿足日常防疫需求。

2）提升管理水平。在時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)下，各種疫病不斷涌現(xiàn)，尤其是人畜共患疾病，成為危害社會(huì)發(fā)展的潛在因素。檔案資源是防控中心在日常運(yùn)行中產(chǎn)生的寶貴資源，其體現(xiàn)了工作水平和工作全貌，通過(guò)實(shí)行兩級(jí)檔案管理能夠?qū)λ袡n案資源進(jìn)行分類、分級(jí)管理，有助于推動(dòng)管理工作趨于規(guī)范性發(fā)展，進(jìn)而提升管理水平。

3）提供查閱便捷。防控中心在長(zhǎng)期運(yùn)行管理中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，其中涉及單位發(fā)展的諸多方面，如果對(duì)所有檔案實(shí)行集中管理，則會(huì)增加檔案的數(shù)量，為后期查閱利用帶來(lái)不便。而通過(guò)兩級(jí)檔案管理，可以將重要的、價(jià)值高的、學(xué)術(shù)性強(qiáng)的文件整理到一起，將基礎(chǔ)性和一般性文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，便于檔案開(kāi)發(fā)利用工作的統(tǒng)一指導(dǎo)和布置，為后期檔案查閱提供便捷。

4 疾病防控中心檔案管理與利用優(yōu)化策略分析

1）轉(zhuǎn)變固化認(rèn)知。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案作為一種珍稀寶貴的資源，其逐漸受到相關(guān)部門(mén)和單位的重視，在防控中心開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案資源，其具有較強(qiáng)的借鑒性和參考性，是對(duì)各項(xiàng)工作的重要指導(dǎo)，因此，防控中心的所有人員都要轉(zhuǎn)變以往對(duì)檔案管理的固化認(rèn)知，從思想層面給予檔案工作高度重視。首先，防控中心的主管領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭模范作用，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的輻射作用，促使單位全體人員樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)思維先轉(zhuǎn)變，才能起到帶動(dòng)和渲染作用；其次，定期組織防控中心所有人員開(kāi)展檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)形成正確的檔案思維，進(jìn)而在未來(lái)的工作中積極配合檔案人員開(kāi)展各項(xiàng)工作，保證檔案材料收集的及時(shí)性、高效性和準(zhǔn)確性；最后，不斷加大人才、物力以及資金方面的投入，加速各個(gè)部門(mén)的高效配合，在單位內(nèi)部形成濃郁的檔案氛圍，有助于各項(xiàng)工作的落實(shí)。

2）規(guī)范管理流程。在開(kāi)展管理檔案中，想要保證資料信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及可靠性，則要對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范，加速制度體系建設(shè)，以制度作為各項(xiàng)工作全面落實(shí)的指導(dǎo)和依據(jù)。首先，防控中心要制定科學(xué)的制度體系，制度要涉及檔案收集、核實(shí)、保存、開(kāi)發(fā)以及利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有據(jù)可依、有章可循，嚴(yán)禁存在違規(guī)操作的問(wèn)題；其次，引導(dǎo)管理人員注重細(xì)節(jié)，認(rèn)識(shí)到檔案工作的嚴(yán)肅性，在管理中做到分類保管、全面保管、筆記清晰、書(shū)寫(xiě)工整，從細(xì)節(jié)規(guī)范管理行為；最后，制度體系并非一成不變，防控中心要結(jié)合具體的管理需求，對(duì)制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，促使制度更加實(shí)用性。

3）提升人員素質(zhì)。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理逐漸趨于信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出新要求，基于疾病防控檔案的重要性，防控中心要提升人員的綜合素質(zhì)。首先，積極從社會(huì)和高校中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍，優(yōu)化管理人員的年齡、知識(shí)以及能力結(jié)構(gòu)，做好管理后備人才儲(chǔ)備工作；其次，對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，內(nèi)容要包括信息技術(shù)操作、檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律法規(guī)等方面，通過(guò)科學(xué)的培訓(xùn)考核提升所有人員的素質(zhì)和能力；最后，制定科學(xué)的人員管理制度，嚴(yán)禁崗位人員隨意調(diào)動(dòng)，避免銜接工作不完善而導(dǎo)致檔案資源丟失，通過(guò)科學(xué)的制度規(guī)范管理人員的行為。

4）加速開(kāi)發(fā)利用。首先，管理人員要對(duì)所有檔案資源進(jìn)行深入挖掘，利用大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等技術(shù)，提煉檔案資源中有價(jià)值的資源，提升檔案資源的利用效率；其次，建立便捷的檢索系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地跨時(shí)查詢，滿足當(dāng)前使用者的實(shí)際需求；最后，管理人員樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，從以往的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，根據(jù)單位和社會(huì)的需求提供資源服務(wù)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，人們對(duì)身體健康更加重視和關(guān)注，疾病防控中心的重要性也日漸凸顯。檔案管理作為防控中心日常運(yùn)行的主要工作內(nèi)容，其管理質(zhì)量和利用程度關(guān)系到社會(huì)穩(wěn)定和居民健康，而想要發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，則要通過(guò)各種有效舉措提升管理效能，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的挖掘利用，推動(dòng)部門(mén)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，為我國(guó)居民提供更加完善的服務(wù)，體現(xiàn)防控中心的價(jià)值和作用。