事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策探析

陳 旭

（通榆縣人力資源和社會保障局考試中心，吉林 白城 137200）

人事檔案記錄了人才的人生軌跡，包括歷史背景、行為軌跡、獎(jiǎng)懲情況、工作表現(xiàn)、德才能績、個(gè)人經(jīng)歷以及政治面貌等，通過人事檔案能夠幫助單位掌握員工的綜合素質(zhì)和基本信息，是單位管理人才、使用人才、培養(yǎng)人才、識別人才以及發(fā)現(xiàn)人才的關(guān)鍵依據(jù)。但是當(dāng)前事業(yè)單位在開展具體管理中存在一定的問題，難以發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，因此，單位要對管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化，將其應(yīng)用到人才隊(duì)伍建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，以人才為支撐推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1）掌握人員信息。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才是事業(yè)單位獲得長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)和基石，人事檔案中記錄了單位員工的詳盡信息，可以幫助單位領(lǐng)導(dǎo)了解內(nèi)部人才儲備情況以及人員學(xué)歷和能力情況。只有管理層充分掌握人才信息，才能更好地進(jìn)行人員管理，制定各項(xiàng)有關(guān)人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)的決策，為單位發(fā)展豐富人才儲量。

2）優(yōu)化配置崗位。人盡其才是事業(yè)單位優(yōu)化崗位配置的重要原則，而想要人才在適合自己的崗位中發(fā)揮力量，則要以人事檔案為依據(jù)，對單位內(nèi)部崗位進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化。人事檔案中記錄了單位內(nèi)部人員的具體信息，單位領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)員工在各個(gè)方面的優(yōu)勢進(jìn)行崗位調(diào)整和配置，促使所有人員在既定的崗位中發(fā)揮個(gè)人能力。

3）落實(shí)人才引進(jìn)。人才是現(xiàn)代事業(yè)單位重要的發(fā)展源泉，而想要保持單位內(nèi)部活力，則要不斷從社會和高校中吸納具有一定能力和素質(zhì)的人才。人事檔案是單位引進(jìn)人才的依據(jù)，通過對檔案資源進(jìn)行整理，能夠幫助事業(yè)單位快速完成人才引進(jìn)工作，滿足單位日常運(yùn)行的人才需求。

2 當(dāng)前人事檔案管理中存在的幾點(diǎn)問題

1）管理理念片面。檔案工作較為繁瑣，默默無聞，一些單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對人事檔案的重要性缺乏正確認(rèn)知，管理理念也較為陳舊，例如一些管理人員將檔案工作視為事務(wù)性工作，只要做好不泄密、不損壞、不丟失即可，在工作中態(tài)度不端正，沒有發(fā)揮人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)和干部選拔中的作用。

2）管理手段陳舊。在信息時(shí)代下，信息技術(shù)已經(jīng)在檔案領(lǐng)域獲得廣泛應(yīng)用，并且成為推動行業(yè)發(fā)展的核心技術(shù)。但是當(dāng)前，一些事業(yè)單位雖然在人事檔案管理中積極引入信息技術(shù)，但是應(yīng)用程度較低，依然以以往的人為管理模式為主，檔案資源沒有轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，而紙質(zhì)檔案不僅在保存中容易出現(xiàn)損壞，同時(shí)還不利于檔案資源的應(yīng)用。

3）資料管理缺失。人事檔案是事業(yè)單位在長期發(fā)展中積累而形成的寶貴資源，其中很多內(nèi)容都與單位人才選拔和員工隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量密切相關(guān)，但是當(dāng)前在檔案資料管理中卻存在資料缺失的問題，例如管理人員在收集材料中不全面、不及時(shí)、不規(guī)范，很多資料都沒有完整、以及歸檔，甚至在收集資料中沒有注重核實(shí)信息的真實(shí)性，對檔案資料的應(yīng)用價(jià)值帶來負(fù)面影響。

4）人員素質(zhì)不高。人事檔案中的很多信息都具有保密性，對工作人員的業(yè)務(wù)能力、政治素養(yǎng)、責(zé)任意識具有嚴(yán)格的要求，但是當(dāng)前一些事業(yè)單位由于對檔案管理缺乏重視，沒有配備足夠數(shù)量的管理人員，甚至還存在大量的兼職情況。現(xiàn)有的管理隊(duì)伍在綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力方面都難以滿足崗位要求，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量差、效率低。

3 優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)對策分析

1）轉(zhuǎn)變管理理念。理念是行為的指導(dǎo)，只有樹立正確的管理理念，才能做好檔案管理工作。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案工作以支持和理解，加大管理資源投入，提升崗位工薪待遇，促使管理人員可以全身心地投入到工作中；其次，在內(nèi)部開展人事檔案宣傳，轉(zhuǎn)變所有員工對檔案工作的態(tài)度，積極配合管理人員完成各項(xiàng)工作，同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)還要起到帶頭模范作用，主動學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的知識，在單位內(nèi)部營造良好的檔案管理氛圍；最后，充分利用新媒體加大檔案工作宣傳，提升所有員工對檔案工作的認(rèn)知，進(jìn)而更加理解檔案工作，為檔案信息的獲取和整理提供便捷。

2）更新管理手段。隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在檔案領(lǐng)域獲得廣泛應(yīng)用，信息化也成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，因此，事業(yè)單位要積極引入信息技術(shù)，將其作為重要的管理手段，進(jìn)而提升管理效能。首先，采購信息化管理所需的儀器設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，提升設(shè)備利用效率，配置專人負(fù)責(zé)硬件設(shè)備的管理工作，確保其處于正常運(yùn)行狀態(tài)下，不能影響檔案工作的正常運(yùn)行；其次，積極構(gòu)建信息化管理體系，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，對數(shù)字檔案進(jìn)行管理，做好檔案的保密和整理工作；最后，構(gòu)建人事檔案檢索系統(tǒng)，便于單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)檢索和應(yīng)用檔案，同時(shí)，以信息技術(shù)為支撐，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，為單位聘用和選拔人才提供資源支撐。

3）規(guī)范管理程序。基于人事檔案的特殊性，在開展管理工作中，要求所有人員都按照既定的程序操作，嚴(yán)禁存在盲目或者隨意管理的行為。首先，建立完善的檔案管理制度體系，制度要涉及管理的各個(gè)方面，將制度落實(shí)到具體管理環(huán)節(jié)中，發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；其次，管理人員要做到跟蹤收集、隨時(shí)收集、定期收集以及定向收集，保證歸檔所有信息的真實(shí)性和完整性，材料填寫規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)可靠，如果發(fā)現(xiàn)虛假信息，要追究相關(guān)人員的責(zé)任，促使所有管理人員以正確的態(tài)度對待管理工作；最后，在內(nèi)容歸檔中，要查看材料的完整性，包括涉紀(jì)涉法材料、政審材料等，所有材料都要有本人簽字以及組織審查蓋章。

4）提升人員素質(zhì)。管理人員是開展檔案管理的主體，其個(gè)人素質(zhì)、綜合素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力與管理質(zhì)量密切相關(guān)，事業(yè)單位要注重提升管理人員素質(zhì)。首先，基于人事檔案的特點(diǎn)和重要性，面向社會和高校招聘具有專業(yè)背景的人才，充實(shí)完善管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)；其次，對現(xiàn)有的管理人員開展技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及崗位知識、專業(yè)技能、信息技術(shù)操作能力等，發(fā)揮培訓(xùn)在管理隊(duì)伍建設(shè)中的價(jià)值；最后，定期開展職業(yè)素養(yǎng)教育，促使所有人員以端正的態(tài)度面對管理工作，并且制定科學(xué)的考核制度，在人員完成培訓(xùn)后要參與到考核評價(jià)中，評價(jià)結(jié)果要與檔案人員的崗位晉升和工薪待遇掛鉤，調(diào)動所有人員對培訓(xùn)考核的重視程度。

4 結(jié)束語

總而言之，對于事業(yè)單位而言，人事檔案是建設(shè)人才隊(duì)伍的依據(jù)和參考，單位要給予檔案管理以高度重視，采取科學(xué)的措施優(yōu)化各項(xiàng)管理工作，提升管理效能、發(fā)揮檔案價(jià)值，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。