高校畢業(yè)生檔案管理工作實(shí)踐與研究

陳江穎

（成都人才服務(wù)中心，四川 成都 610015）

高校畢業(yè)生檔案中涵蓋了學(xué)生在校期間的所有表現(xiàn)，集中體現(xiàn)在學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)、精神面貌、實(shí)踐能力以及實(shí)習(xí)經(jīng)歷等多個(gè)層面，在大學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)等方面起到了決定性作用，也為用人單位提供了客觀真實(shí)的評(píng)判依據(jù)，有助于全面了解與掌握大學(xué)生的個(gè)人能力、思想道德素養(yǎng)、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新意識(shí)等基本素質(zhì)，為畢業(yè)生就業(yè)工作的選擇提供了可靠參考依據(jù)。因此，高校必須對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作予以高度重視，為畢業(yè)生提供可靠的服務(wù)保障。

1 高校畢業(yè)生檔案材料的意義

對(duì)于每個(gè)即將畢業(yè)的學(xué)生而言，畢業(yè)檔案的去留問(wèn)題具有重要現(xiàn)實(shí)意義。高校畢業(yè)生檔案作為學(xué)生的學(xué)籍檔案，在其日后就職和個(gè)人發(fā)展中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，并且畢業(yè)生就業(yè)后在學(xué)校中的學(xué)習(xí)檔案也會(huì)成為人事檔案的重要評(píng)判依據(jù)。其中畢業(yè)生的檔案中主要包括入校期間各類(lèi)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)、在校獎(jiǎng)懲情況、入黨志愿書(shū)、歷年體檢報(bào)告以及畢業(yè)生報(bào)到通知書(shū)等重要材料，并且以上信息會(huì)在畢業(yè)生檔案的封皮中明確顯示。實(shí)際上畢業(yè)生檔案中詳細(xì)記錄了學(xué)生時(shí)期中的所有記錄，具有寶貴的財(cái)富價(jià)值，在畢業(yè)生日后入黨、考研、報(bào)考公務(wù)員、參軍入伍、人事調(diào)動(dòng)、職位晉升、社保申辦以及年假審核等方面均有著關(guān)鍵性影響。與此同時(shí)，畢業(yè)生檔案將會(huì)伴隨著其從學(xué)校走入社會(huì)工作崗位，陪伴著學(xué)生邁入全新的發(fā)展階段。因此，學(xué)生畢業(yè)離校后，無(wú)論是否就業(yè)，不論用人單位是否需要審查學(xué)生檔案，檔案都是象征著其身份的檔案，要避免以無(wú)謂、敷衍的態(tài)度放棄檔案的管理。另外，畢業(yè)生還應(yīng)及時(shí)將自身檔案存儲(chǔ)在享有人事檔案管理權(quán)的用人單位、社會(huì)人力資源保障部門(mén)以及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，從源頭上避免后續(xù)可能發(fā)生的檔案糾紛問(wèn)題。

2 當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案工作現(xiàn)狀分析

1）畢業(yè)生缺乏對(duì)個(gè)人檔案的正確認(rèn)識(shí)。在人事制度不斷深化改革的形勢(shì)下，一部分私企工作崗位嚴(yán)重偏離于人事檔案管理工作軌道，不利于發(fā)揮人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)中的最大化作用。與此同時(shí)，部分高校畢業(yè)生片面性地認(rèn)為檔案在現(xiàn)實(shí)生活中無(wú)明顯用途，企業(yè)招聘人才時(shí)注重的是業(yè)績(jī)而非檔案，致使高校畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)知不足，甚至出現(xiàn)棄檔、死檔、斷檔等不良行為，對(duì)高校畢業(yè)生個(gè)人工作后期造成難以挽回的損失。此外，高校學(xué)生臨近畢業(yè)后，有些學(xué)校會(huì)將學(xué)生檔案交由其自主保管，而部分學(xué)生出于好奇心違規(guī)打開(kāi)密封檔案，但實(shí)際上學(xué)生不具備開(kāi)封檔案的權(quán)利，這種行為也會(huì)對(duì)其日后個(gè)人發(fā)展造成消極影響。

2）高校畢業(yè)生人事檔案管理的不規(guī)范現(xiàn)象。目前大部分高校畢業(yè)生的檔案管理體制仍有待完善，相關(guān)檔案管理部門(mén)也并未結(jié)合實(shí)際情況制定具體的實(shí)施細(xì)則，致使整個(gè)畢業(yè)生檔案管理工作流于形式，檔案管理人員僅 片面性地充當(dāng)檔案保管人的角色，以學(xué)校或接收時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，將原檔案袋編號(hào)入庫(kù)，并未對(duì)相關(guān)檔案管理資料及時(shí)進(jìn)行歸納與整理。這種不規(guī)范的操作行為不但無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，長(zhǎng)此以往還可能導(dǎo)致檔案管理混亂，甚至發(fā)生丟失檔案資料，誤裝檔案材料等問(wèn)題，在一定程度上弱化了人事檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)后續(xù)高校畢業(yè)生檔案管理工作的順利開(kāi)展造成了一定的阻礙。

3）檔案管理工作效率不高。目前大部分高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)并未達(dá)到相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)也僅局限于檢索和查詢等功能模塊上。另一方面，部分高校的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)遠(yuǎn)無(wú)法滿足新時(shí)代發(fā)展需要，并且其檔案管理人員也多半為兼職，工作任務(wù)僅停留在日常簡(jiǎn)單事務(wù)處理方面，尚不具備良好的創(chuàng)新性思維，也未在檔案管理工作中積極引入市面上衍生出的新技術(shù)、新理念以及新設(shè)備，無(wú)法從根本上保證高校畢業(yè)生檔案工作效率。

3 加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案工作的建議

1）檔案意識(shí)的培養(yǎng)。首先，高校可積極為畢業(yè)生提供檔案咨詢服務(wù)，充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段加大人事檔案宣傳力度，要求畢業(yè)生對(duì)人事檔案的性質(zhì)、地位以及作用有基本了解和認(rèn)知，使全體高校畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在其日后個(gè)人發(fā)展中的重要性，尤其是在就業(yè)和工作崗位晉升、評(píng)定職稱中起到的決定性作用。其次，檔案可直接反映出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，相關(guān)用人單位也以此作為評(píng)判依據(jù)綜合評(píng)價(jià)畢業(yè)生的專業(yè)素養(yǎng)，也是定位畢業(yè)生個(gè)人發(fā)展方向的重要參考依據(jù)。

2）檔案管理者隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理人員作為高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的主體對(duì)象，在整個(gè)檔案管理工作中起到了決定性作用，但部分高校在專業(yè)化人才培養(yǎng)方面的意識(shí)仍有所欠缺，也未積極組建經(jīng)驗(yàn)豐富的信息化檔案管理者隊(duì)伍。基于為保證高校畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，必須從檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高方面著手，要求其具備良好的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，發(fā)自內(nèi)心地投入到自身工作崗位，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)畢業(yè)生日后就業(yè)發(fā)展的重要性，為人力資源開(kāi)發(fā)工作的有序開(kāi)展提供基本保障。另外，高校還可以定期組織現(xiàn)有管檔人員參加技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)，要求其不斷拓展檔案管理知識(shí)層面，熟練掌握畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理手段，整體提高檔案管理的專業(yè)化水平。

3）建立獨(dú)立完整的檔案管理系統(tǒng)。推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，有助于提高畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通效率，為高校畢業(yè)生的雙向就業(yè)選擇提供強(qiáng)有力的支撐。因此，相關(guān)高校必須不斷優(yōu)化與改進(jìn)檔案管理工作模式，靈活運(yùn)用先進(jìn)的科技手段，建立獨(dú)立完整的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技手段在檔案管理工作中的實(shí)效性價(jià)值，最大限度地提高高校畢業(yè)生檔案管理工作效率。首先，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。從管理理念、管理手段等方面著手調(diào)整與改進(jìn)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注檔案資料收集、整理、鑒定以及保管等工作事項(xiàng)的規(guī)范化處理。其次，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要求檔案管理工作人員靈活運(yùn)用信息技術(shù)手段提高檔案借閱歸還的效率，在減輕工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)提高檔案管理工作的安全性和可靠性，并適當(dāng)加大高素質(zhì)檔案管理人員的選拔力度，通過(guò)提高工資薪酬和待遇的方式避免檔案管理人才的流失。真正為畢業(yè)生提供良好的檔案管理服務(wù)。此外，在畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)中，相關(guān)高校還應(yīng)有意識(shí)地加大軟件、硬件設(shè)備的投入與研發(fā)力度。

4 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)化發(fā)展進(jìn)程不斷加快的背景下，高校大學(xué)生之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，致使其日后面臨著嚴(yán)峻的就業(yè)考驗(yàn)。但當(dāng)前大部分高校檔案管理工作中仍存在亟待解決的問(wèn)題，尤其體現(xiàn)在畢業(yè)生的檔案意識(shí)淡薄、管檔人員操作不規(guī)范等方面。基于此，高校必須堅(jiān)持“以學(xué)生為本”的原則，及時(shí)處理檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，通過(guò)提高畢業(yè)生對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知、優(yōu)化檔案管理工作流程等有效措施，保障畢業(yè)生檔案管理工作的有序進(jìn)行。