PDCA循環在醫院人事檔案管理中的應用

傅鴻飛

（鄂東醫療集團黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

在醫院的管理工作當中，人事檔案管理是非常重要的內容之一。人事檔案要對醫院職工的工作作風、政治品質、思想認識、道德品行、學習工作經歷等個人的資料進行歸納整理并如實記錄下來但是以目前的情況來說，醫院的人事檔案管理水平并不算太高，因此就要引進PDCA方法對現有的人事檔案管理水平進行改進，從而使醫院檔案的綜合管理水平不斷上升。

1 PDCA理論及其應用意義

在很多醫療機構中，其管理的重心主要在醫療事業發展與進步之上。而這些醫療機構也比較注重臨床方面，因此人事檔案工作相比于臨床方面要顯得滯后很多。PDCA的理論意義就是將管理劃分為計劃、執行、檢查和處理四個階段。PTCA理論的特點是具有循環性和發展性。在展開人事檔案工作前，要先找準定位，這樣才能制定出合理的管理計劃，做好工作的規劃。根據制定的計劃開展工作，還要統籌各個方面，以保證計劃能夠有效地實施。在對計劃實施情況進行檢查之后，對以往工作中存在的問題進行改進能夠為后面的工作提供一個很好的借鑒。在工作問題的排查工作中，要對不足的地方加以改進，制定出嚴密的計劃，提高計劃的質量，可以有效地是工作進展得到突破。把PDCA的方法應用到醫院的人事檔案，管理工作中，可以明確越人事檔案的管理責任，把PDCA工具應用到醫院人事檔案管理中，可以提高管理的質量以及水平，解決質量低、效率低等問題，這些都給各大醫療機構的人事檔案管理提供一個很好的支撐。

2 PDCA在醫院人事檔案管理中的應用

在制定醫院人事檔案管理計劃的時候，需要遵循的原則是5W1H原則，這個原則就是要明確為何制定這樣的管理措施，管理措施的目標要達到何種程度，這個管理措施應用在何處，具體的管理措施由誰來負責，需要在什么時間段完成，完成的過程又是如何，這就是5W1H原則。在進行具體編制的計劃之中，其中包含了多方面，比如原因、目的、地點、時間、負責人和方法措施。不過在解決具體問題之前，可以根據情況來進行細致的展開，我想要查找到問題發生的主要原因，可以繪制魚骨圖。找出問題發生的原因可以根據這個原因。找出相應的解決辦法。如果想要解決重視程度不足這個問題可以成立一個清理問題的小組來對這個問題進行解決，組長可以由書記來擔任，副組長擔任分管領導。在解決管理層面的問題時，可以由領導負責，對管理層面進行監督，確保這些問題能夠盡快的解決。檔案管理人員也要經過專業的培訓，加強他們的業務能力，增強他們在檔案知識方面的積累。有條件的還可以增加計算機或者檔案信息等先進設備的投入。規劃好措施以及需要達到的目標之后。還可以選定專門的負責人員對此進行時間和程序的設計，以保證工作有序地進行。

制定完計劃之后，就要開始執行計劃。因此就必須要根據計劃成立一個專門的組織機構來對這個計劃進行負責。在明確制度的流程之后，就可以基本保證工作的有序展開。在人事檔案管理問題當中，檔案管理部門主要的責任是對人事檔案管理問題進行改進，做到每一步都分工明確，安排專門的人對這個工作進行統籌。同時也要對職工人員進行專業技能的培訓，以保證他們擁有足夠的知識量去勝任他們的工作。職工人員需要具備的素質不僅僅是個人的責任。一時還要擁有較高的政治素質的，而且都必須是中共黨員。職工人員還需要具備熟練的操作技能，以保證錄入的人員信息高效，準確。除了要提高職工人員的個人素質以及專業素養等方面的工作還要完成制度頂層設計。職工人員要根據流程來展開工作，把人員的信息能夠及時的錄入到系統之中，建立完善的歸檔制度。但是人事檔案信息比較復雜，需要對個人和組織提交上來的信息進行核對和檢查，學籍材料、進修材料都是個人需要提交的，而組織提交的材料一般都是考核材料、任免材料和工資材料等。根據制度，如果提交的材料在進行檢查核對之后發現材料缺少以及格式不規范的問題都要進行責任的追究，所以每一項都要嚴格地按照制度的要求來進行工作。各項檔案管理制度要進行完善，這樣才能使檔案材料的形成、收集和整理的每一步都按照工作規范來進行。同時要建立相應的獎懲機制，這樣才能提高員工的工作積極性。為了使員工的質量得到提高，就要定期的展開考核工作，將考核的結果與職工人員的績效掛鉤，有效的獎懲機制可以提高員工的工作積極性。

除了制定計劃，還要對計劃的展開進行實時的調查，可以通過隨機對計劃的效果進行抽查等方式，來確認工作的情況，及時找出工作中存在格式不規范，信息不一致等問題，并針對這些問題做好記錄，找到問題的成因并展開分析。根據以往的人事檔案管理工作可以得出，在檢查過程當中，許多問題的產生都是因為職工人員工作不認真，或者對檔案知識的掌握程度不夠造成的。在工作的過程當中，要對工作進行檢查和監督，不僅是從硬件上還是人工的培訓上都要進行一個多方面的審核，考察計劃落實的實際情況，對它相關的問題進行信息的匯總，并寫成一份材料，并展開相應的工作，督促人員端正對工作的態度。

3 結語

把PDCA應用到醫院人事檔案管理之中，你深入的分析人物檔案的管理機制存在的問題，根據存在的問題可以制定相關的管理計劃，在建立相應的組織機構后，可以提高和完善醫院人事檔案管理制度。PDCA可以有效地提高是醫院人事檔案管理制度能夠保證計劃順利進行。審查計劃的落實情況，可以從中對醫院人事檔案管理開展一個科學的評測，利用現有的條件結合吸收到的經驗，對人事檔案管理進行提高和改進，可以為下一階段的工作提供一個很好的借鑒。