試論文書檔案管理工作中存在的問題及對策

楊 燕

（內蒙古商貿職業學院，內蒙古 呼和浩特 010070）

1 引言

隨著我國經濟和科技的發展，文書檔案管理作為高校的重要構成已然成為管理者重視的內容。隨著學校實力的提升，文書檔案管理發揮的功能和作用也不斷增大。為了提升文書檔案管理工作的效率，提高高校日常業務操作效率，本文針對文書檔案管理中存在的各種問題，比如教師人員素質、銜接、分配以及資金投入等難題進行研究分析。根據這些難題給出合理有效地解決對策，以此來提升高校文書檔案管理工作的效率，實現文書檔案管理的規范化發展。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書管理與檔案管理工作脫節。當前，很多高校的文書管理和檔案管理還沒有實現有效銜接，很多都是兩個獨立的部門。高校的文書管理和檔案管理工作存在脫節現象，例如：一些文書管理人員沒有檔案管理意識和能力，檔案管理者不熟悉文書工作內容。這就影響文書檔案管理工作效率，導致工作質量不過關，工作效率低，很難發揮文書檔案管理的功能和作用。

2）管理者不重視文書檔案管理工作。高校管理者普遍認為文書檔案管理不會直接為學校產生直接經濟效益，所以認為文書檔案管理工作不重要，認識不到它的重要性和真實價值和作用。此外，沒有與學校的實際文書檔案管理相結合，也沒有為管理者提供培訓和技術設備等支持。文書檔案工作的要求不夠清晰，這就造成工作人員沒有工作目標和要求，不能制定工作任務量，也就不清楚文書檔案工作的真正作用和價值。高校不對文書檔案工作進行目標細分、實施量化工作量，管理工作難以展開，文書檔案的利用效率和開發程度就不高。

3）文書檔案管理人員素質較低。目前，還有一些高校的管理人員使用傳統檔案管理方式，沒有借助現代化信息辦公設備。很多教師管理人員采用陳舊方式工作，沒有進行創新。此外，還有一些工作人員專業能力和素質不高，專業知識存在欠缺，也沒有服務精神和意識，創新思維也不夠，需要增強專業培訓。

4）文書檔案管理制度不規范。高校管理者不重視文書檔案管理，同時它的管理制度不規范。高校的文書檔案管理沒有經過科學管理，也沒有標準化和量化細分，也沒有精細化管理實踐。此外，還沒有形成系統的文書檔案管理理念和意識，缺乏科學的管理標準和制度。在實際管理過程中，極易出現資料缺失、信息資料缺乏，甚至出現資料的混亂和遺失。

3 文書檔案管理工作的改進對策

1）文書管理和檔案管理的有效銜接。文書檔案管理工作順利進行的基礎是做好文書管理工作，它的工作效率直接影響到檔案管理工作。因此要做好文書管理與檔案管理的有效銜接。當前，很多高校的文書管理和檔案管理還沒有實現有效銜接，很多都是兩個獨立的部門，應將二者合并起來，才能充分發揮其應用的功能、作用、價值和優勢，促進并優化文書檔案管理工作。工作人員應充分認識文書、檔案管理的不同工作職責和要求，對工作內容和要求有清晰的認知和掌握。另外，管理人員應積極做好文書檔案立卷、歸檔的工作，在此基礎上了解文書管理工作的內容和要求，最終為積極做好文書檔案管理工作提供業務支持。

2）高校管理者應重視文書檔案管理工作。高校在現代化管理過程中，管理者應意識到文書檔案管理工作的重要性。高校管理者應從文書檔案管理工作角度出發，制定科學合適的管理措施，同時對文書檔案人員進行定期業務培訓。此外，在招聘時流程應更加規范，堅持專人專崗，堅持科學管理文書檔案管理工作。文書檔案管理是高校極重要的組成內容，管理者應增強文書檔案管理意識。同時，加強文書檔案工作的宣傳和總結，采取多種科學方式加大宣傳方式和力度，讓教師增強文書檔案管理的意識和重視程度。此外，還要從財力、人力和物力等多個方面為文書檔案管理提供財力、物力支持，以此來推動高校各種資源的整合，實現文書檔案管理更加科學、規范、穩定和長遠的發展。

3）提升文書檔案管理隊伍素質。高校在文書檔案管理工作中，要不斷提升管理者素質，提高文書檔案管理隊伍整體素質。另外，還要不斷提高管理者的專業能力、思想道德素質、服務精神等，學校要根據自身實際需求來增強文書檔案管理者的素質建設，不斷增加日常管理人員——教師的培訓，從不同角度和層次來提升管理者的能力和素質。同時，還要重視文書檔案管理教師隊伍的信息化能力和素養，在信息時代要借助網絡技術和環境，實現文書檔案的數字化、現代化信息建設。此外，還要提高管理隊伍的道德水平、服務精神和意識。高校要聘用專業能力、素質過硬，同時綜合素質高的文書檔案管理教師，可以熟練操作現代化辦公和信息處理機器，保證文書檔案管理工作高效快速實施，發揮出文書檔案的應用價值和作用，促進學校規范、穩定發展。

4）實施規范的高校檔案文書管理制度。高校應根據自身實際情況制定科學的文書檔案管理制度，同時在開展過程中實現良好成效，推動學校穩定健康發展。首先，對文書檔案資料進行認真梳理和查閱，同時盤點各卷宗，全面了解文書檔案內容、時間和期限。對已經過期或沒有價值的文書檔案要進行清理，同時刪除重復的文書檔案資料，減少搜索和管理難度，提高資料搜索和利用效率。其次，對學校內的文書檔案資料進行整合、重組。管理教師要借助專業知識和技能，對資料進行重新排序、規劃和整合，不斷完善缺頁、少目錄或標題的文書檔案。最后，做好提名工作。在重組和整合文書檔案資料基礎上，借助分類、標號等多種方式對資料進行分檔、歸類和提名。管理教師要積極做好文書檔案的規范化提名，不可隨意使用可能產生誤解或歧義的簡稱。

4 結束語

文書檔案管理工作是高校建立、發展、壯大和成熟過程的記錄者，它不僅僅是高校發展壯大過程的體現，也是高校未來可持續發展的保證。文書檔案管理是高校日常工作內容，對其中存在的諸多問題，給出合理科學的應對策略。全面梳理文書檔案管理工作，制定和采取合理對策，不斷調整和優化檔案管理工作內容和方式，發揮文書檔案管理工作的最大價值和優勢。高校不斷提升文書檔案管理工作的重要性，不但可以提升教師的歸屬感、認同感，還能提升高校宣傳作用，從而激發教師工作積極性、主動性。信息時代高校應在快速發展的同時，不斷優化和提升文書檔案管理，轉變傳統管理方式，提升文書檔案管理的方式、方法，進而提升文書檔案工作效率，實現高效穩定、持續發展。