淺談行政單位會(huì)計(jì)檔案工作的完善措施

余榮軍

（中共浦城縣委浦城縣人民政府接待辦公室，福建 南平 353400）

1 引言

我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，各行各業(yè)的改革不斷推進(jìn)，政府職能在不斷轉(zhuǎn)變發(fā)展、財(cái)政體制改革在不斷深化，在此基礎(chǔ)上，政府財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的規(guī)模和內(nèi)容也發(fā)生了很多變化。2019年1月我國(guó)開(kāi)始實(shí)施新的政府會(huì)計(jì)制度，這些對(duì)于完善政府職能、滿足社會(huì)發(fā)展需求具有重要影響。在此改革過(guò)程中，行政單位會(huì)計(jì)檔案的重要性也在慢慢地凸顯，成為政府會(huì)計(jì)改革中不可或缺的一環(huán)。

2 行政單位會(huì)計(jì)檔案的重要性

1）會(huì)計(jì)檔案是單位管理的需要。會(huì)計(jì)檔案是行政單位管理工作十分重要的環(huán)節(jié)。在行政單位中，由于實(shí)施了政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告制度之后，有效、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案能夠完整地留存記錄單位在各個(gè)時(shí)期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及有關(guān)收入支出。而這種會(huì)計(jì)檔案在政府部門制定各方面支出決策時(shí)具有重要參考作用，涉及財(cái)政經(jīng)費(fèi)的收入支出的會(huì)計(jì)憑證記錄、整理和存檔，經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的整理規(guī)劃，根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際情況，可用于幫助制定單位預(yù)算收支計(jì)劃。而且國(guó)家將各級(jí)政府、部門的會(huì)計(jì)檔案信息匯總，可以對(duì)各地方政府、各部門運(yùn)行有一個(gè)統(tǒng)籌了解，也有助于未來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)決策的制定[1]。

2）會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理的需要。會(huì)計(jì)檔案是行政單位財(cái)務(wù)工作的信息匯總成果，關(guān)乎行政單位和政府的運(yùn)行效率與管理效果。由于會(huì)計(jì)工作本身的性質(zhì)特點(diǎn)，主要用于核算資金流通，并能在一定程度上保證收支平衡。在日常的調(diào)查研究中，經(jīng)常碰到要用多項(xiàng)指標(biāo)評(píng)價(jià)一個(gè)實(shí)際問(wèn)題，并且這些指標(biāo)之間又存在著一定的相關(guān)性，如果不加選擇地全部采用，勢(shì)必增加問(wèn)題的復(fù)雜性和解決難度。因此做好會(huì)計(jì)檔案及其管理工作，有利于形成完整的財(cái)務(wù)管理體系。此外，由于行政單位會(huì)計(jì)檔案的類型和數(shù)量較大，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理也是必要的，有助于提高財(cái)務(wù)管理的效率[2]。

3）會(huì)計(jì)檔案是保護(hù)單位效益的需要。在新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案不僅是重要會(huì)計(jì)信息的保管，而且關(guān)系到行政單位的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。從經(jīng)濟(jì)效益角度來(lái)看，嚴(yán)格管理會(huì)計(jì)檔案可以保護(hù)國(guó)家和集體利益不受侵犯。通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，可以完整記錄各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，避免出現(xiàn)貪污腐敗等違法亂紀(jì)行為。從社會(huì)效益角度來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案可以反映各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)行政單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用，有效管理會(huì)計(jì)檔案可以幫助總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，提高應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的能力，制定合理的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，從而保障社會(huì)發(fā)展。

3 行政單位會(huì)計(jì)檔案的薄弱環(huán)節(jié)

1）會(huì)計(jì)檔案工作人員不夠重視。會(huì)計(jì)檔案工作人員不夠重視可從兩個(gè)方面看出：一是不重視會(huì)計(jì)檔案工作。在實(shí)際工作中忽略會(huì)計(jì)檔案的分類、管理和保管，在這種情況下，如果管理層需要時(shí)無(wú)法及時(shí)找到相關(guān)資料，就會(huì)降低工作效率、影響工作任務(wù)。二是不重視會(huì)計(jì)憑證工作。完整的會(huì)計(jì)憑證還包括相關(guān)文件、函、通知單和簽名等，由于工作人員的忽視和缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，無(wú)法有效地執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)[3]。

2）會(huì)計(jì)檔案工作不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。行政單位檔案工作長(zhǎng)期邊緣化的尷尬狀態(tài)，導(dǎo)致該崗位常常是兼職或者臨時(shí)聘用的工作人員，往往缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案知識(shí)和技能，所以會(huì)計(jì)檔案工作人員在管理檔案時(shí)，忽視檔案管理中立卷、歸檔等工作的規(guī)范性，沒(méi)有依照相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，使得歸檔與格式無(wú)法統(tǒng)一，最終出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確、標(biāo)題不恰當(dāng)?shù)惹闆r。

3）會(huì)計(jì)檔案收集不夠全面完整。政府會(huì)計(jì)改革后，會(huì)計(jì)環(huán)境發(fā)生了較大變化，“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報(bào)告”的會(huì)計(jì)體系極大豐富了政府會(huì)計(jì)信息，與此同時(shí)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容增多、工作量和工作難度也隨之增大，會(huì)計(jì)檔案的收集應(yīng)確保內(nèi)容的包容性，所有部門必須提交相關(guān)資料。例如，某些工作任務(wù)涉及出國(guó)出境，相關(guān)資料不易收集造成缺失，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整。

4 行政單位會(huì)計(jì)檔案的完善建議

1）實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化。隨著計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案逐漸進(jìn)入電子化時(shí)代。會(huì)計(jì)檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿等多種類型。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理和保存要求比較復(fù)雜和嚴(yán)格，不同類型的紙質(zhì)檔案在保存時(shí)對(duì)溫濕度的要求不同，這將增加會(huì)計(jì)檔案的管理難度，也更容易造成檔案的損壞和丟失。深化推進(jìn)行政單位會(huì)計(jì)檔案電子化不僅順應(yīng)了時(shí)代潮流，而且降低了會(huì)計(jì)檔案的管理難度，使會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)和利用更加簡(jiǎn)便[4]。

2）完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。行政單位會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全、傳統(tǒng)的人工管理方式在社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下已不適用，這些情況的存在可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整合標(biāo)準(zhǔn)不一致、歸檔不及時(shí)、信息資料外泄、丟失、損毀等問(wèn)題。應(yīng)當(dāng)根據(jù)政府會(huì)計(jì)改革的相關(guān)內(nèi)容和規(guī)定不斷補(bǔ)充和完善行政單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，為行政單位會(huì)計(jì)檔案工作提供相關(guān)業(yè)務(wù)操作依據(jù)；并根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理具體措施的規(guī)定，嚴(yán)格有序地開(kāi)展檔案工作，從而減少出現(xiàn)上述問(wèn)題的可能性，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的工作效率。同時(shí)，這也是對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求[5]。

3）健全會(huì)計(jì)檔案工作人員培訓(xùn)機(jī)制。會(huì)計(jì)電算化的普及和會(huì)計(jì)檔案電子化對(duì)相關(guān)人員工作能力提出了更高的要求，行政單位會(huì)計(jì)檔案工作人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)軟硬件使用和維護(hù)技能。如果沒(méi)有這些專業(yè)技能或者自身的道德素質(zhì)有問(wèn)題，單位的管理效率就會(huì)大大降低，其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益也會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。因此，在會(huì)計(jì)檔案改革過(guò)程中，行政單位應(yīng)提高工作人員的專業(yè)技能和道德素質(zhì)培訓(xùn)，重視并逐步健全計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、會(huì)計(jì)電算化知識(shí)、會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)、職業(yè)道德素質(zhì)等多方面的綜合培訓(xùn)機(jī)制[6]。

5 結(jié)束語(yǔ)

在政府會(huì)計(jì)改革的新形勢(shì)中，行政單位會(huì)計(jì)檔案對(duì)行政單位和政府的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有著重要影響。完善會(huì)計(jì)檔案工作不僅是行政單位管理的需要，也是財(cái)務(wù)管理和保護(hù)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的需要。相關(guān)行政單位應(yīng)當(dāng)采取措施，進(jìn)一步規(guī)范和完善會(huì)計(jì)檔案工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在行政單位深化改革中的積極作用。