新形勢下流動人員人事檔案管理優化研究

黃 芳

（福建省政和縣人力資源公共服務中心，福建 南平 114475）

持續推進的城市化進程下，交通便捷性更高，流動人員也在不斷增多，為了確保我國城市的進一步建設與發展，保障流動人員切身利益，有必要做好流動人員人事檔案管理工作。新形勢下，檔案管理信息化取得了矚目的發展成果，云計算及大數據等技術得到了廣泛應用，流動人員人事檔案管理也因此面臨了不同于以往的機遇和挑戰。為了優化配置人力資源，就必須針對性地優化流動人員人事檔案管理。

1 優化流動人員人事檔案管理的重要性

一是優化配置人力市場資源。我國社會經濟的持續發展，加速了人事制度革新，以人事檔案為中心，面向當地流動人員合理地進行管理，能輸送更多人才至人才市場，滿足社會發展的需求。二是優化流動人員社會化管理。流動人員在推動我國經濟發展方面，凸顯了一定的作用，且帶動了人事檔案管理部門的進一步發展，同時管理的有效性與民生穩定之間聯系密切，能在一定程度上保障流動人員社會化管理[1]。三是為企業人才培養及運用提供參考。流動人員品德素質、學識水平、職業生涯等都完整地記錄在人事檔案內，較全面地呈現了人員各方面情況，企業在其培養及運用中能夠借鑒人事檔案，盡可能的縮減培養的時間、減少培養的成本。四是能為流動人員合法權益予以維護。人事檔案全面的記錄了個人薪資福利、家庭成員等，在查閱和利用檔案的基礎上，可實現個人權益的有效維護。如流動人員退休并涉及養老待遇的辦理事宜時，需經歷審檔認定工作年限，密切關聯個人退休待遇。

2 流動人員人事檔案管理現狀

1）流動人員檔案意識不強。流動人員中，在外務工農民工、待業大中專學生及非公有制企業員工等占據了絕大部分，他們往往欠缺足夠的檔案意識，因短時間沒有涉及人事檔案使用需求的緣故，欠缺人事檔案委托工作參與意愿。同時，因人力資源中心是在收取一定費用后才提供檔案托管服務的緣故，流動人員多數都不具備太強的經濟能力，為了省下這筆額外的費用很少通過檔案管理中心托管人事檔案，因此會出現檔案空檔的情況。近年，雖然取消了檔案托管費用，檔案空擋現象依然沒有很大改善。此外，小型企業中就職的流動人員往往更多，此類企業人事檔案方面欠缺完善的流程制度，加之領導層不太重視檔案管理，所以很難妥善安放人事檔案。

2）人事檔案管理規范性不足。部分檔案管理機構工作開展期間，由于對檔案管理的重要性沒有充分的認識，在整理及收集檔案方面不夠盡心盡力，或者收集的檔案沒有及時歸檔，影響了檔案資料的完整性。之所以如此，主要在于檔案管理配套設施完善性不足，或是專業管理隊伍不齊全等[2]。同時，也有個別檔案管理機構為了減少成本支出，引入的員工有部分沒有參與專業培訓，他們無法全面深入地把握與檔案管理有關的政策要求，且負責的檔案數量極多，在高強度工作的壓迫下，時間一長很難遵循相關規定開展工作。

3）檔案管理基礎設施落后。由于財政經費制約的緣故，部分縣級人才流動服務機構沒有投入足量的人力、物力及財力，缺乏先進的基礎設施設備，且現有的保管設備有部分已經老化，導致人事檔案管理受到巨大影響。快速發展的云儲存及大數據等技術，有效拓展了檔案管理發展空間，要想結合現代化技術手段開展檔案管理，突出科學化、規范化，就必須重視檔案基礎設施配置的優化。

4）檔案人才隊伍建設滯后。人才流動服務機構在管理人事檔案時，因缺乏重視、財力不充足且欠缺足夠的人員，影響了人才隊伍建設水平。目前，個別縣級人才流動服務機構工作人員不具備完整的檔案理論知識及實戰經驗，同時業務方面主動性和創新性不足，欠缺自我發展內驅力，最終影響了檔案管理工作質量。

3 新形勢下流動人員人事檔案管理優化策略

1）提升流動人員檔案意識。人事檔案管理工作組成中，流動人員檔案意識的提升相當關鍵。首先必須對流動人員人事檔案的重要性有充分的認識，從根本上對人事檔案予以重視之后，方可切實推進人事檔案管理效率的提高。一是要積極宣傳檔案相關知識，圍繞社區、工地及高校等可能聚集大量流動人員的區域宣傳教育人事檔案知識，深化流動人員對人事檔案管理必要性、重要性的認知[3]。二是著重推進農民工建檔工作的開展，以農村剩余勞動力為對象落實“雙重建檔”，即同時面向勞務輸入地和輸出地落實勞動力人事檔案的構建，優化管理農民工人事檔案。三是重視流動人員人事檔案宣傳政策法規的健全與完善，幫助流動人員能將最新的人事檔案管理政策了解，方便他們根據具體情況管理檔案。

2）著重規范人事檔案管理。歸納及整理檔案資料時，應當嚴格遵循相關工作流程，賦予人事檔案真實性保障。同時，需要全面細致地審核、篩查人事檔案，優化人事檔案質量的同時，保障人事檔案資料信息與人員實際情況相符合。全面、系統歸檔已確定的人事信息，兼顧紙質版與電子版存檔，方便后續查閱。此外，在規范管理人事檔案中，需要引入統一、專項管理方式，全面整理人事檔案，以具體原則為根據做好分類存檔工作，突出檔案實用性和準確性。值得一提的是，需以相關的工作流程為根據嚴格開展工作，同時密切遵循相關管理制度，切忌擅自處理資料，突出檔案保密性。

3）加大基礎設施建設力度。要想科學、高效的發展流動人員人事檔案管理，就必須做好基礎設施建設工作。基于此，人才流動服務機構相關人員需要引起重視，積極創新工作，夯實人事檔案開展基礎。以檔案保管規定為依據，積極規范建設庫房，大力引進現代化設備，賦予人事檔案安全保障。同時，要合理配置人事檔案軟件系統，普及信息存儲數字化的應用，提高信息資源檢索的速度和效率。

4）強化檔案人員隊伍建設。現代化檔案工作人員隊伍的建設，是夯實新形勢下流動人員人事檔案工作高效、規范、科學開展的關鍵。一是圍繞人員素質要求深入展開分析，構建對應從業人員素質的模型，合理制定從業條件，突出針對性、適用性，并以從業條件為根據招聘人員，落實人員入口環節的管理工作[4]。二是引入多樣化培訓工作，推進從業人員綜合素質的提升。通過崗前培訓的積極開展，幫助從業人員形成一定的歸屬感和責任感，并樹立較強的保密意識和良好的工作作風。同時，大力開展崗位實踐培訓，采取以老帶新等相關方法，單對單指導從業新人，加快他們適應崗位的速度。三是做好從業人員考核工作，將個人薪酬、職業發展密切關聯考核結果，引入適當的獎懲措施，促使從業人員能夠積極、主動地參與工作。

4 結語

綜上所述，流動人員人事檔案管理與人員職業規劃及發展關聯密切，所以人力資源管理中心及政府部門應當高度重視此項工作，深入發掘工作開展中存在的不足與缺陷，引入提升流動人員檔案意識、著重規范人事檔案管理、加大基礎設施建設力度及強化檔案人員隊伍建設等針對性優化措施，推進流動人員人事檔案管理工作水平的提升，突出規范化、科學化、合理化的管理，減少人才流失。