文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用分析

韓莉婷

（天津市濱海新區(qū)塘沽城市建設(shè)投資集團有限公司，天津 300450）

在企業(yè)文書檔案管理當(dāng)中，要求資料整理分類質(zhì)量達(dá)標(biāo)，需要對文書檔案后期進行查驗和保存。當(dāng)下企業(yè)文書檔案管理辦公效率和質(zhì)量上存在較大問題，文書檔案的管理缺少信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，通過建立信息一體自動化文書檔案管理途徑來保證文書檔案管理辦公的安全性和高效性，保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。本文基于文書檔案管理辦公中存在的問題進行探討，從而提出構(gòu)建文書檔案管理辦公自動化的有效措施。

1 文書檔案管理辦公存在的問題

1.1 管理人員個人思想覺悟不高

在日常工作中許多干部存在一些思想上的問題。管理干部的精氣不足。工作上僅僅是完成上級交代的任務(wù)，工作本身存在著很多思想問題，沒有靜下心來去施行管理方案，對于人員的管理方面沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，僅僅依靠自己的經(jīng)驗進行判斷，當(dāng)文書檔案管理工作上出現(xiàn)問題時往往不能及時解決，個人思想渙散，工作時打發(fā)時間“混日子”的現(xiàn)象頻發(fā)。

1.2 管理辦公工作效率低下

管理人員和基層工作人員之間的工作關(guān)系和服務(wù)方式上也存在著諸多問題。工作人員在工作理念上沒有真正做到為公司企業(yè)考慮的宗旨，沒有認(rèn)識到文書檔案是企業(yè)重要的信息資源，一味覺得工作枯燥乏味，導(dǎo)致文書檔案管理工作質(zhì)量存在極大問題。

1.3 工作存在個人情緒問題

在管理工作中沒有真正做到勇于負(fù)責(zé)，敢于擔(dān)當(dāng)，遇到問題就一個推一個，不能處理實際管理工作當(dāng)中的問題。面對下達(dá)的工作要求只做表面工程，上級檢查時掩飾其中存在的問題，甚至存在面對上級檢查時，應(yīng)付部門檢查。工作當(dāng)中沒有拼搏精神和創(chuàng)新精神，沒有真正做到文書檔案管理辦公要求的職業(yè)素養(yǎng)，在工作的時候常常照本宣科，很多問題不能快速解決。管理人員把生活中的情緒問題帶到工作當(dāng)中，導(dǎo)致工作效率低下，在工作當(dāng)中沒有目標(biāo)，停留在每天坐在辦公室的狀態(tài)。

2 文書檔案管理工作辦公自動化具體實施措施

2.1 提升管理成員思想覺悟

對于工作人員的思想層面提高需要嚴(yán)格落實考勤制度，鼓勵工作人員多與領(lǐng)導(dǎo)或所在黨組織進行思想?yún)R報和談心談話。不斷提高個人政治思想覺悟，建立工作獎懲機制，對于優(yōu)秀者給予表彰，獎金等獎勵機制，對于在重大事件上違反相關(guān)規(guī)定的人可以做出開除處理，情節(jié)嚴(yán)重的將可移交司法部門處理。定期對人員進行培訓(xùn)，強調(diào)工作內(nèi)容，反復(fù)檢查工作中是否存在漏洞，在每日收尾之時，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)人員再次進行檢查，保證萬無一失。

2.2 文書檔案管理辦公部門交流自動化

在社會文明、科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各行各業(yè)在科技方面的要求也在不斷地提高，文書檔案管理辦公應(yīng)充分與現(xiàn)代科技術(shù)相結(jié)合。互聯(lián)網(wǎng)具有無可比擬的開放性、超時空性、信息傳播的高效性，對于任何一個行業(yè)而言，互聯(lián)網(wǎng)所具有的特性都十分寶貴，運用得好便能走的長遠(yuǎn)，跟不上時代趨勢便將面臨被淘汰的危險。文書檔案管理的關(guān)鍵是“分類”，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)文書檔案管理辦公資料的聯(lián)系，利用“RFID”、無線數(shù)據(jù)通信等技術(shù)運用于文書檔案管理工作，對文書檔案資料進行有效分類。通過自動系統(tǒng)化管理辦公實現(xiàn)管理部門數(shù)據(jù)間的雙向溝通方式，發(fā)送者和接受者之間的地位不斷的進行交換，發(fā)送者并非以命令的方式去下達(dá)指令，而是在傳輸?shù)耐瑫r進行交流與反饋，當(dāng)發(fā)送者與接收者達(dá)成一致時進行執(zhí)行，改變傳統(tǒng)單向溝通的一方只發(fā)送信息，另一方只接收信息的低效率模式。對管理工作當(dāng)中不同部門所執(zhí)行的工作內(nèi)容進行合理的布控，綜合各部門意見后還需要對整體布局進行整合規(guī)劃。管理工作的開展主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上的提升，從而達(dá)到更大的方面進步，實施文書檔案管理辦公自動化是文書檔案管理工作發(fā)展的新窗口、新希望，能夠更好地推動國家與社會的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 對文書檔案資料數(shù)據(jù)進行融合處理

信息融合可以擴大資料搜索的范圍，利用互聯(lián)網(wǎng)的超時空性來提高探測目標(biāo)的可探測性改進資料查驗性能，能夠增強文書檔案資料管理的容錯能力和自適應(yīng)能力。運用計算機的超高計算能力對數(shù)據(jù)和運行方式進行計算、排列、運行、處理、更正……在傳輸數(shù)據(jù)的同時處理數(shù)據(jù)，將傳輸和融合同時進行，以此來完成數(shù)據(jù)信息相關(guān)性的分析、特征量提取和冗余信息剔除等功能。

2.4 加強文書檔案管理辦公交流自動化管理平臺建設(shè)

隨著時代的發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷普及，信息技術(shù)成為人們生活當(dāng)中不可或缺的組成部門。在特種設(shè)備檢修保障中，需要合理地運用到信息化手段，通過計算機模型的分析，利用大數(shù)據(jù)的觀察，保證在具體實施環(huán)節(jié)時能夠?qū)Υ缶钟兴莆眨玫陌l(fā)展各部門的協(xié)調(diào)工作，保障工程的有效進行。第一，信息化其實就是由高科技手段對我們手上擁有的數(shù)據(jù)資料進行分析，對日常積累的數(shù)據(jù)進行歸納匯總，得出一個有效地實施手段。通過計算分析可以更好地了解實際情況，對于工作過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題及時解決，幫助管理層面對全局工作作出分析，從而實現(xiàn)項目的有效管理。第二，文書檔案工作會接觸到很多數(shù)據(jù)，各部門之間每天都有大量的現(xiàn)場數(shù)據(jù)需要向管理層面進行反饋，在實際操作過程中會因為數(shù)據(jù)的零散導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或是遺漏，通過有效的計算機手段，可以把這些大量的數(shù)據(jù)進行合理的信息匯總，幫助管理部門了解關(guān)鍵問題，同時在辦公上更加高效，實現(xiàn)企業(yè)之間的聯(lián)動，基層人員也能夠?qū)芾砣藛T下達(dá)的指令更加快速的做出反饋，使得整個項目能夠更加規(guī)范化。

2.5 優(yōu)化文書檔案管理自動化

傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)融合智能電網(wǎng)還存在一定的缺陷，伴隨5G時代的來臨，5G不僅在信息的傳輸效率上遠(yuǎn)高于4G，在抗干擾能力上也遠(yuǎn)優(yōu)于4G，5G時代的來臨或許是文書檔案管理自動化深遠(yuǎn)發(fā)展的重要開端。通過無線、光纖的快速獲取信息數(shù)據(jù)對其進行整合，管理人員各部門的信息也能實時共享，將有限的資源進行整合提高工作效率，也能為管理工作風(fēng)險提供一定的參考遇案和模擬分析。提高工作效率，降低工作風(fēng)險，保障企業(yè)財產(chǎn)安全，進一步的提高文書檔案管理辦公部門交流自動化的建設(shè)與發(fā)展。

3 結(jié)束語

文書檔案管理辦公在企業(yè)的發(fā)展中具有重要意義，構(gòu)建文書檔案管理辦公自動化能夠更好地完善文書檔案管理工作。結(jié)合科技，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)信息傳遞的高效性、超時空性和穩(wěn)定性來為文書檔案管理工作提供保障，提高工作效率，降低工作風(fēng)險，保障企業(yè)信息安全和財產(chǎn)安全，穩(wěn)固企業(yè)建設(shè)推動企業(yè)發(fā)展。