建設(shè)工程檔案管理中的問題及解決措施

張樹琴

（窯街煤電集團有限公司技術(shù)創(chuàng)新中心，甘肅 蘭州 730084）

工程建設(shè)項目檔案在整個工程建設(shè)中發(fā)揮著巨大作用，是順利實施工程項目的保障，有助于提升工程項目管理水平，其中涉及內(nèi)容十分復(fù)雜，要想全面促進項目檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須加大信息化建設(shè)力度，優(yōu)化組織機構(gòu)建設(shè)，完善檔案管理制度，不斷加強檔案管理人員的專業(yè)技能和人才儲備，積極轉(zhuǎn)變創(chuàng)新管理方式，提升現(xiàn)代化管理水平。

1 工程檔案管理的重要性

運用科學(xué)、有效的工程檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建設(shè)工程施工過程中，對建設(shè)工程檔案必須嚴格管理，如果檔案管理不符合要求，則認為工程質(zhì)量不合格，可見檔案管理在建設(shè)工程中的重要性。國家住建部的嚴格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在建設(shè)工程項目施工時，認識到工程檔案管理的重要性與緊迫感。

2 工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題

2.1 檔案的收集與歸檔缺乏標準性與規(guī)范性

在過去工程建設(shè)和發(fā)展的過程中，很多建設(shè)單位過于注重工程建設(shè)速度以及質(zhì)量的提升，對于檔案管理工作存在不同程度的忽視。這就導(dǎo)致在實際的檔案文件材料搜集和歸檔的過程中標準化和規(guī)范性不足，進而導(dǎo)致檔案管理存在文件不全、順序混亂的問題。

2.2 檔案管理隊伍整體專業(yè)性不足

從現(xiàn)階段工程檔案管理工作開展的現(xiàn)狀來看，很多檔案管理人員都存在身兼數(shù)職或臨時借調(diào)等問題。由于不是針對檔案管理相關(guān)崗位的實際需求來進行人員的調(diào)配和招聘，很多檔案管理人員一方面缺乏較強的檔案管理經(jīng)驗，另一方面不具備專業(yè)的知識和技能，造成檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)無法滿足檔案管理工作的需求。

2.3 檔案管理制度不完善

特別是在中小型工程建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位的檔案管理制度都非常簡陋，可實施性不強，只是一個形式，既不能有效地提升檔案管理工作的規(guī)范性，也不能夠?qū)n案管理工作在工程項目建設(shè)中的作用充分發(fā)揮出來。在一些項目中，相關(guān)檔案甚至沒有指定的存放位置，檔案文件資料的利用價值也不大。不但耗費了人力物力，也沒有起到應(yīng)有的檔案管理效果。

2.4 基礎(chǔ)建設(shè)不足

檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)主要包括檔案室、信息化設(shè)備等，這些基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。但是現(xiàn)階段很大一部分工程建設(shè)單位都沒有實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的全面配備，導(dǎo)致檔案管理工作的開展缺乏有效保障。

3 加強建設(shè)工程檔案管理工作的有效措施

3.1 提高認識

自上而下高度重視，提高對檔案管理的正確認識，把檔案管理工作放在和工程施工及工程質(zhì)量同等重要的位置，真正認識到檔案管理的重要作用。重視工程建設(shè)中資料收集整理，為工程竣工時檔案資料的驗收移交奠定基礎(chǔ)。完善收集資料的措施，定期檢查抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時修正，檔案的歸檔管理由專人負責，并把檔案管理工作納入重點工作內(nèi)容中。

3.2 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

檔案管理人員是進行檔案管理工作的主體，他們的專業(yè)素質(zhì)和自身修養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，首先要加強檔案管理人員的學(xué)習和培訓(xùn)，通過集中學(xué)習、網(wǎng)上自學(xué)、專家講座等多種形式，學(xué)習檔案管理、施工設(shè)計、財務(wù)管理、成本控制等相關(guān)的理論知識和檔案管理的實踐經(jīng)驗，提高工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期進行考核，考核結(jié)果和量化考核的績效相關(guān)聯(lián)，調(diào)動檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專業(yè)水平。多為他們提供外出參觀培訓(xùn)的機會，加強不同單位之間的溝通交流，取長補短，運用于自己企業(yè)的檔案管理實踐。實行獎勵激勵制度，對工作認真、貢獻突出的檔案管理人員給予鼓勵和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請業(yè)內(nèi)知名人士開展咨詢服務(wù)，促進檔案管理人員隊伍建設(shè)。

3.3 改進檔案管理方法

建立健全工程檔案管理制度隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代復(fù)雜的工程施工建設(shè)的需求，因此，要根據(jù)企業(yè)的實際情況和工程檔案管理工作的需求，對傳統(tǒng)的方法進行改革創(chuàng)新，吸取其精華，融入現(xiàn)代的檔案管理方法中，運用管理軟件，使檔案管理更科學(xué)、更高效。建立完善檔案管理制度，作為約束檔案管理人員管理行為、規(guī)范檔案管理的依據(jù)和準則，制度要符合企業(yè)的實際情況，切實可行。比如檔案的分類要有科學(xué)性，案卷標簽要規(guī)范，檔案的擺放要隨時可以查到任何案卷，歸檔的材料要符合標準。建立檔案借還制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度，制定檔案管理人員工作職責，通過制度的制定和實施，加強檔案管理。在實際工作中，對檔案管理人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，把工程檔案管理制度落到實處，使檔案管理人員能夠根據(jù)制度，規(guī)范檔案資料的收集和整理工作，進而提高工程檔案管理工作的質(zhì)量。

3.4 提高檔案的真實性

檔案管理是一項嚴肅且責任重大的工作，檔案管理人員必須端正態(tài)度，嚴肅認真，精益求精，工作中不能為了應(yīng)付而造假。檔案管理要伴隨工程的全過程，要確保檔案材料能夠真實地反映工程建設(shè)過程和施工質(zhì)量。在工程竣工驗收時，建設(shè)單位的管理人員和工程項目的管理人員按照建筑工程管理的檔案要求標準對全部檔案進行檢查、審核，修正存在的問題，補全缺失的材料，保證建設(shè)工程檔案材料的真實、準確、完整。

4 結(jié)束語

總之，在工程建設(shè)與發(fā)展速度不斷加快的同時，工程檔案管理工作扮演著越來越重要的角色。在今后工程建設(shè)與發(fā)展過程中，必須要充分認識到工程檔案管理的重要性，對檔案管理工作中遇到的問題要深入研究，通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度、監(jiān)督制度以及激勵制度，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的規(guī)范性和標準性，為檔案管理水平的提升以及工程的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。