淺談國有企業檔案管理效能提升策略

劉 麗

（重慶市公共交通控股（集團）有限公司，重慶 400000）

伴隨著改革背景，國有企業的檔案管理工作需要進一步強化。檔案工作者應該積極探索檔案在國企改革中的重要作用，不斷挖掘檔案價值。過去，雖然有大量關于國有企業檔案的相關文獻，但提出的國有企業檔案建設中存在的問題比較普遍，核心問題不深入，具體措施操作性不強，因此大多數建議難以實現。本研究主要挖掘國有企業檔案管理效能的問題，進一步就檔案管理效能提升構建對策建議。

1 國有企業檔案管理的重要意義

對于我國各個國有企業來說，做好檔案管理活動是非常重要的，同時也具有較為顯著的戰略意義，這里也立足于多個方面展開全面分析。第一，國有企業在日常發展過程中，檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較繁冗，但是也具有較為顯著的使用價值。如果能夠針對這類信息做好精細化管理，那么就可以較好發揮這類信息的價值，給國企后續的戰略發展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統，使得管理人員很難發揮這些數據的價值，使得文檔案管理活動一直沒有受到充分重視。但是在當前信息化時代背景下，各類先進信息技術的融入使得檔案管理活動能夠更高效地開展，切實提高了檔案數據的利用率。在這種情況下，國企檔案管理活動的開展具有較為顯著的戰略意義。第三，國企檔案管理活動的規范進行，能夠給企業進行深化改革提供較好的數據基礎[1]。對于各個國有企業來說，現代企業治理結構的融入可能會產生較多不適應情況。但如果能夠立足于檔案管理活動進行現代化管理模式探索，就能夠顯著降低國企進行深化改革的阻礙。特別是在現代市場化企業的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國企的現代化改革進程。

2 國有企業檔案管理的現狀分析

2.1 國有企業檔案管理體系不健全

根據調查顯示，當前60%以上國有企業存在企業檔案管理體系不健全的問題[2]。國有企業檔案管理與企業生產經營管理是同步的。檔案管理制度也在隨著我國國有企業改革發生著變化。然而，由于管理層對檔案管理的重視程度不夠，大多數國有企業檔案管理都沒有及時更新管理制度，造成國有企業檔案管理體系不健全：國有企業檔案管理制度不健全，缺乏專門的規定和實施細則；檔案在職管理崗位設置不健全，崗位人員職責不明確；檔案管理缺乏考核監督，管理流于形式，管理方法粗放；缺乏健全的檔案責任追究制度，對檔案管理失誤缺乏監督和處罰。

2.2 現代化信息技術的融入不足

當前我國已經全面進入了信息化時代，智能信息化技術給我國各行各業的內部運作都帶來了較好的轉變。但是在國企檔案管理活動中，現代化信息技術的融入效果還存在比較顯著的不足。之所以出現這種情況，主要是因為很多國企都認為沒有必要在檔案管理活動中使用信息技術，同時有相當一部分國企單位內部信息化建設水平本身就存在不足，也就很難推動檔案管理信息化體系的建設[2]。除此之外，部分國企單位對于檔案信息化管理的認識不足，不能靈活調整當前的檔案管理制度，導致信息化技術在應用以后還出現了一定的不適用情況，影響了檔案信息化管理體系的全面貫徹。

3 國有企業檔案管理效能提升的管理對策

3.1 健全國有企業檔案管理體系

完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標準。國有企業檔案管理體系的建設可以使得檔案管理每一個工作環節和流程更加規范。同時，檔案管理規定必須包括具體的管理標準、實施規范和細則。具體來說：一是結合本單位檔案管理工作實際和重點，健全完善國有企業檔案管理制度，為檔案管理工作運行提出準則，例如《國有企業檔案庫房管理制度》《國有企業檔案管理人員考核制度》《國有企業檔案管理保密機制》等；二是成立專門的檔案管理辦公室，明確各部門管理職責，健全監督管理機制，對檔案管理人員工作內容進行監管，采用定期和不定期監管方式，實現方案管理的標準化和規范化發展；三是建立國有企業檔案管理追究和考核機制，將檔案管理人員納入企業人才建設過程中，對其進行績效考核，加強監督機制提高檔案管理人員工作主動性與責任感。

3.2 積極使用各類信息化技術

隨著我國全面進入信息化時代，國企檔案管理也應引入各類信息技術。一方面，國企單位應該在后續時間里不斷提高自身的信息化建設水平，加快信息硬件設備的建設。在這個過程中，國企單位也應該適當傾斜一定的資金支持，提高自身內部的信息化水平。在這個過程中，國企單位的中高層管理者應該具有長遠戰略目光，在明確檔案管理體系戰略價值的基礎上，主動投入各類資源進行信息化建設與轉變[3]。另一方面，國企單位還應該能夠深入分析檔案管理的細節流程內容，并結合信息化技術實現管理流程的重構，使得大部分管理活動都能夠通過互聯網渠道全面開展，切實提高管理活動的效率。特別是在信息化技術引入以后，檔案管理的線下運作機制已經出現了較多不適用情況，必須要立足于信息化技術進行積極的創新，避免存在一些不必要的內部沖突。在這個過程中需要注意的是，信息化技術的使用也有可能帶來較多的安全問題。因此，國企單位也應該做好檔案信息的安全防護，避免這些信息在互聯網環境中出現惡意篡改等問題。在具體進行數據安全防護的時候，國企單位可以考慮靈活使用防火墻技術、權限等級模式、云備份等方法，充分保證檔案數據的安全。

4 結語

在經濟體制改革過程中，國有企業檔案管理工作發生了新變化，檔案管理技術和效能均有待進一步提升。尤其是在進入信息化管理的今天，依靠傳統的檔案管理工作理念、檔案建設環境不能有效改變當前國有企業管理效能較低的現狀。因此，必須從思想上徹底改變傳統檔案管理的舊思維，探索以提高企業綜合效益為主導的現代化檔案管理模式，實現國有企業檔案管理的科學化和效用化發展，為國有企業在新時代市場競爭中提供良好的數據資源支持，增強企業競爭優勢。