淺談干部人事檔案管理與利用的創新

周子健

摘要：干部人事檔案管理與利用的現代化發展中，信息技術的作用越來越顯著，管理與利用的形式方法也不斷創新，一方面檔案組建由文字、圖片、實物等大多改成實物紙質檔案與電子檔案并存的方式，另一方面也從應用查閱，向信息共享程度轉化，技術、設備、策略、方法等實現了質的變化，創新力度不斷加大，人們借助智能移動終端，就能擁有掌上“檔案館”，檔案管理與利用、服務不再受制于檔案館及查閱時間的局限。

關鍵詞：干部人事檔案管理? 干部人事檔案利用? 創新舉措? 創新

On the Innovation of Management and Utilization of Cadres' Personnel Files

ZHOU Zijian

（Organization Department of Lijin County Party Committee， Dongying， Shandong Province， 257400 China）

Abstract： In the modern development of the management and utilization of cadre personnel archives， the role of information technology is becoming more and more significant， and the forms and methods of management and utilization are constantly innovated. On the one hand， the establishment of archives is mostly changed from text， pictures and physical objects to the coexistence of physical paper archives and electronic archives. On the other hand， it is also transformed from application access to information sharing， technology， equipment Strategies and methods have achieved qualitative changes， and innovation has been increasing. People can have handheld "archives" with the help of intelligent mobile terminals. Archives management， utilization and services are no longer limited by archives and access time.

Key Words： Cadre personnel file management; Utilization of cadre personnel files; Innovative initiatives; Innovate

干部人事檔案管理是黨委組織部門與政府勞動人事部門重要的工作，而檔案的利用對干部的工作調動、升職、遷移等工作有著密切的關系，管理的作用是確保干部人事檔案的真實有效，規避造假、作弊的風險;利用價值則表現在從檔案中充分了解干部的履歷，經驗榮譽和失誤教訓等，更加全面地認識干部的特長，現代化信息技術條件下，注重干部人事檔案管理與利用的創新，對促進干部人事工作水平，具有積極意義。

1干部人事檔案管理遵循的原則

1.1干部人事檔案管理必須遵循安全性原則

干部人事檔案是個人全部信息的載體，隨著干部的工作單位、地點的變動，而不斷遷徙、挪動，轉交接收單位保管，在管理工作中，干部檔案常常因為人為原因或者自然然環境的原因，對干部檔案造成傷害或者毀滅，致使干部檔案內容缺失，或者功能喪失。能夠傷害干部檔案的人為原因有偷盜、放火、管理不到位發霉變質、粗心丟失等;能夠毀害干部檔案目的自然原因有地震、洪澇災害、意外失火、雨淋、腐蝕等;因此，為了提高干部檔案管理質量，在工作要求堅持6防，即（1）防潮;（2）防火;（3）防蟲;（4）防腐;（5）防盜;（6）防日曬。一般要求檔案室建設要采用防盜門窗，通風干燥，避免長時間強光照射，避免風吹、雨淋，檔案館（室）內，電氣設備與線路，絕緣性能好，用電安全，不出現摩擦起火或者接觸不良。要求做到室內有滅火器、殺蟲劑，防腐劑，干燥劑、加濕器、溫度計和空調等設備，確保檔案館（室）基本的安全保衛環境。同時，強化干部檔案管理人員的素質培訓，增強使命感，責任感和管理能力，為保證干部檔案管理的安全打下基礎。

1.2干部人事檔案管理必須遵循規范化原則

《干部人事檔案工作條例》和《干部檔案管理工作目標規定》等法規文件中，對干部人事檔案管理提出了嚴格的要求，具體內容是5大規范，即：（1）保密規范;（2）安全規范;（3）歸檔規范;（4）組卷規范;（5）查閱規范;檔案館（室）的工作人員必須按照5個規范的要求，細化工作目標，對標開展工作。組織部、人事局要結合具體工作實際，在干部人事檔案管理法規的基礎上，健全干部人事檔案管理制度，完善相應的工作體系，建立規范化干部人事檔案管理長效機制。干部人事檔案管理的主要環節是收繳檔案、采集信息，對信息進行甄別鑒別，組卷，提供查閱服務或者移交。

1.3干部人事檔案管理必須遵循保密性原則

干部人事檔案內容包含個人的出生、性別、學歷、婚姻、工作履歷等內容，涉及很多個人隱私信息，一旦發生檔案信息的外泄，不但會對檔案所有人-干部本人造成一定的影響，還有可能危及組織或者其他事項的正常運行。因此，干部人事檔案管理工作必須牢牢遵循并堅持保密性原則。具體要求是“三遵守一摒棄”，即：一要遵守檔案管理保密規定;二要遵守檔案管理制度;三要遵守檔案管理工作程序;一摒棄就是摒棄私情。定期查看干部人事檔案卷宗存放情況，確保內容完整，防止錯借，防止偷盜，防止拍照、入視頻等。一旦發現卷宗或者檔案盒有所變動，數據庫有瀏覽痕跡，就要及時查明原因，控制泄密行為的發生和擴大[1-3]。

1.4干部人事檔案管理必須遵循服務原則

有效利用是干部人事檔案的價值，也是檔案主要的功能，干部在調整任用，提職調薪、降級處分、職稱評定、政審、離退休、住房分配、福利待遇等若干工作中，都要參考干部的檔案材料，確定干部的身份、職級和對應條件標準，干部檔案以“全面、準確、最新”的信息，為各種決策提供詳實可信的服務，促進各項工作的順利開展，為各種問題的解決找到有力的證據。

2干部人事檔案利用普遍存在的問題

2.1觀念落后

干部人事檔案是干部任用、獎懲、退離休、工資福利諸多工作變化調整中主要的參考依據，檔案的利用功能和利用作用很大，在日常工作實踐中，檔案服務功能經常被邊緣化，尤其是干部任用調整過程中，組織部門在進行考察過程中，一般不注重查閱檔案，而是側重印象，主要在干部的工作單位召開不同規格的會議，進行投票推選，說到底，就是對干部人事檔案利用不夠重視，對干部人事檔案利用作用發揮，覺得可有可無，使干部人事檔案不能很好地發揮本來的考察依據作用，挫傷了檔案信息資源在社會建設中的凸顯作用，有的甚至造成用人失察，在干部調整過程中，“帶病提拔”，無原則任用，踐踏了組織原則，破壞了科學的用人制度。比如，中央巡視組在衡陽市雁峰區例行政治巡視的過程中，發現副區長朱松泉在擔任副主任科員、主任科員的過程中，存在沒有查閱檔案，在沒有履行提職程序，不符合任職資格的情況下，按照科級職務進行工作安排。河南省固始縣委在調整干部的過程中，不重視查閱檔案，時任縣國土局紀委書記的許培明20110年因玩忽職守罪，被判免罰，2012年卻被提拔為主任科員;國土局地產交易中心原副主任楊志輝，2010年5被判緩刑，12月調任城市監察大隊任職。這一列干部帶病提拔任用的事實，都表明了不重視檔案作用，檔案服務意識觀念落后的普遍存在。

2.2檔案作用發揮的局限性很大。

干部人事檔案在組織資料，整理組卷的過程中，信息采集過于呆板、單調，不能完整全面地反映干部的整體信息內容，存在信息缺失，信息程式特點比較鮮明，對干部的個性特長、特色素質，不能完全表現，因此，干部人事變動、提職、任免過程，考察流程階段，檔案的服務執行力與影響力嚴重不足，不能發揮相應的考察依據功效和咨詢作用;干部人事檔案在應用過程中，都是零星地移交、收取和轉存，沒有建立相應的干部人事檔利用運行機制，干部人事檔案的利用沒有完善的制度保障和具體要求，使檔案信息資源作用發揮受到很大的局限。比如，干部人事檔案參考作用的諸多局限。干部人事檔案內容、信息資料，既包括干部本人的基本情況，又涉及干部本人在多年工作中的榮譽、授獎的具體描述，犯錯受罰的具體記錄，還表現出干部本人的職務變動、工作單位變化與個人的業績考核評價結果，與個人介紹材料相比較，干部人事檔案的信息結果的可靠性和原始性更加明顯。由于在干部任用、薪酬調節、辦理相關人事手續中，沒有明確規定，查閱檔案是重要必需的考察環節[4]。

2.3憑證效果發揮不夠

干部人事檔案的原始記錄特性，就表明了“憑證”效果作用，對干部的工作有明顯的影響，比如，從干部檔案中的小學學籍表、初中學籍表、高中學籍表、大學學籍表等資料上能找到當時干部的近期免冠照片，手跡;榮譽稱號，處分處罰決定;學業水平;工作表現;入黨情況;檔案不僅是干部本人進步階段的“憑證”，也是落后過程的“憑證”;干部檔案中的手稿材料、資格證材料、任職履歷、證書、視頻都是重要的原始憑證，這些憑證往往被貯藏在檔案柜中，沉睡不醒，難以發揮應有作用。

3干部人事檔案管理與利用的創新策略

3.1加強黨對干部人事檔案管理與利用的絕對領導

100年的建黨經驗表明，任何一項事業的發展成功，都離不開黨的領導。干部人事檔案管理與利用也是一樣，只有全面加強黨對此項工作的領導，提高對此項工作的認識和重視程度，干部人事檔案管理與利用的《條例》《規定》等要求，才能全部落實到位。一是實施“一把手”工程。單位的黨組織書記與行政首長，要重視干部人事檔案管理與應用工作的開展，把此項工作列入常規化的議事日程，不斷增加領導力度。二是健全機構，充實人員，切實改變檔案館（臟亂差），少人說，無人管的形象，把干部人事檔案管理這個重要而普遍不重視的工作，發展到新階段，增加投入，購置設備，建設高標準檔案館。三是全方位研討新時代干部人事檔案管理與利用創新舉措，學習先進的成功經驗，對標找差距，按需補短板，把黨對檔案管理與利用工作領導責任落到實處。

3.2構建標準化規范化的工作流程

干部人事檔案的準確、健全是人事干部資源管理有效性的基礎，在干部調配使用、獎懲晉級中起著重要作用，因此，新形勢下，干部人事檔案管理與利用的核心創新舉措就是構建標準化。規范化的工作流程。大致分4個工作環節，一是檔案資料的收集;黨委組織部門與政府人事機構，不能坐等人事檔案材料的收轉移交，必須主動出擊，根據規范的干部人事檔案卷宗等級表的內容要求，對轉收的人事檔案進行全面檢查，針對普遍存在的工資表不齊全，干部任免表填寫不規范的情況，要求干部本人補充完善，整改充實，對一次整改不到位的，發回重新整改，確保檔案資料完整、規范。方面，二是檔案材料的審核;對收繳的人事干部檔案材料進行認真審核，主要是核對同意表述在不同內容中是否一致，比如，身份證號碼，籍貫、住址，證件編號，錯別字等;發現不一致的表述，應當進行核實糾正;尤其是對檔案中存在信息涂改嫌疑的鑒別，在審核中更不能馬虎過關，必須啟動相應的調查比對程序，尋求相應的人證、物證，確保涂改信息的正確表達，祛除人為故意因素，保證檔案材料的原始性和可信性服務功能。

3.3創新理念

新形勢下，干部人事檔案管理與應用已經不再是，簡單地收繳、組卷、擺放、查閱那么簡單了，隨著信息化技術設備在檔案管理與應用中的普及，干部人事檔案的信息資源開發越來越受到重視，這就要求干部人事檔案管理與應用的關鍵創新策略就是轉變思想，創新理念，樹立用現代化、信息化、智能化、人性化的技術手段拓展人事檔案信息資源開發應用的多元渠道，使檔案在干部人力資源調配中，做“任人唯賢”的旁證，成為“德才兼備”的坐標;首先，堅持檔案材料登記表與計算機人事檔案查詢系統入錄同步，在完善紙質檔案卷宗的基礎上，豐富干部人事檔案查詢系統的信息，為每個單位建立相應的檔案查詢賬戶，對系統域名、賬戶、密碼等賦予不同的加密設置權限，最大限度地保障個人隱私信息不能外泄。其次，建立健全相應的激勵措施和獎懲機制，以大數據、信息技術應用為基礎，不斷提升檔案管理與利用水平，將新技術和干部人事檔案管理與應用的標準化歸檔流程，科學、嚴格的干部人事檔案管理與利用制度的完善緊密結合起來，創建、創新檔案收集多元化的工作模式;最后，提升干部人事檔案管理與利用的工作效率，把電子化、數據化的干部人事檔案信息資源開發利用發展到一個新高度[5-6]。

4結語

干部人事檔案管理與利用的創新是新形勢下，人力資源信息開發應用的重大舉措，與人事制度改革、機構改革有直接的關系，組織、人事部門要立足本職，在充分調研的基礎上，因地制宜，活學活用，力求真抓實效。

參考文獻

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