EndNote軟件編輯中英文混排和雙語參考文獻(xiàn)格式的方法

陳新國 何建強(qiáng) 姚寧 李毅 馮浩 于強(qiáng)

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，科技文獻(xiàn)的數(shù)量呈現(xiàn)快速增長的趨勢(shì)。熟練應(yīng)用EndNote等文獻(xiàn)管理軟件不僅能夠提升科研人員的文獻(xiàn)分析能力，還能夠提高學(xué)術(shù)論文撰寫和投稿的工作效率。然而，國內(nèi)外期刊數(shù)量眾多，且不同的期刊往往采用不同的參考文獻(xiàn)引用格式。本文旨在說明EndNote軟件中Output Styles的編輯技巧，并以《水利學(xué)報(bào)》和《農(nóng)業(yè)工程學(xué)報(bào)》為例，分別說明在Output Styles內(nèi)中英文混排參考文獻(xiàn)和雙語參考文獻(xiàn)的編輯方法和步驟，從而為科研人員的科技論文撰寫和投稿提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：EndNote;Output Styles;文獻(xiàn)管理;參考文獻(xiàn)

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

Methods of Editing Chinese-English Mixed and Bilingual Styles of Literature Referencesin the EndNoteSoftware

CHENXinguo1HEJianqiang 1*YAO Ning 1LI Yi 1FENG Hao 2 YU Qiang2

（1.College of Water Resources and Architectural Engineering， Northwest A&F University， Yangling， Shaanxi Province， 712100 China;2.Institute of Soil and Water Conservation， Chinese Academy of Sciences and Ministry of Water Resources， Yangling， Shaanxi Province， 712100 China）

Abstract：With the fast development of science and technology， the number of scientific literatures is also rapidly increasing.Proficient utilization ofliterature management software such as EndNote，can not only improve the ability of document analysis of researchers， but also raise the efficiency of research paper writing and submission. However， there are numerous journals in the world and different journals always have different formats of literature citation. The objective of this study was to illustrate the editingskills of the ‘Output Styles’ in the EndNote software. Taking the ‘Journal of Hydraulic Engineering’ and ‘Transactions of the Chinese Society of Agricultural Engineering’ as examples， the methods and steps of editing Chinese-English mixed and bilingual styles of literature references were illustrated. The results of this study will help researchers in their writing and submission of scientific papers.

Key Words：EndNote; Output styles; Document management; Reference

隨著信息化時(shí)代的進(jìn)一步加快，科技文獻(xiàn)數(shù)量快速增長。科技文獻(xiàn)的管理直接影響著科學(xué)研究的效率高低。此外，在撰寫和發(fā)表科研成果時(shí)需要按照期刊要求對(duì)引用的參考文獻(xiàn)進(jìn)行編輯和修改，手動(dòng)修改參考文獻(xiàn)引用格式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且出錯(cuò)率高。這就需要借助一定的軟件工具來解決這個(gè)問題。

當(dāng)前EndNote、NoteExpress和Mendeley等文獻(xiàn)管理軟件具有強(qiáng)大的文獻(xiàn)收集和管理功能，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于科研工作者的學(xué)術(shù)研究和論文寫作過程中[1-3]。其中EndNote是美國Thomson Reuters公司研發(fā)的參考文獻(xiàn)管理軟件，目前已經(jīng)更新到第20版[4-5]

該軟件能夠與Word軟件很好地兼容，除了具有文獻(xiàn)信息查找、篩選和排序等功能外，還可能通過插件方便地在Word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)[6-9]。

國內(nèi)外期刊數(shù)量眾多，且不同的期刊往往采用不同的參考文獻(xiàn)引用格式。目前，EndNote官方網(wǎng)站中提供了7000多種期刊的Styles引用格式，可在EndNote軟件中直接選擇使用[10]。盡管這些Styles格式能滿足撰寫英文論文的大多數(shù)需求，但在學(xué)位論文或中文期刊論文的撰寫過程中，直接選用一種已有的Styles格式難以滿足要求，往往需要對(duì)Styles格式進(jìn)行修改編輯。例如，在大多中文期刊中遇到超過3個(gè)作者的參考文獻(xiàn)時(shí)，英文文獻(xiàn)需要采用“et al.”，中文文獻(xiàn)采用“等”，如何讓它們能夠“和睦相處”是科研人員面臨的另外一個(gè)問題。此外，有的中文期刊采用的是雙語參考文獻(xiàn)，也需要在引用時(shí)進(jìn)行編輯修改。這些都需要對(duì)EndNote中的Output Styles進(jìn)行編輯，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)參考文獻(xiàn)的快速、準(zhǔn)確整理。2020年，科技部明確提出了破除“唯論文”的導(dǎo)向，打造中國高質(zhì)量科技期刊的要求[11-12]。在這一背景下，撰寫高質(zhì)量的中文論文是大勢(shì)所趨，這也進(jìn)一步要求大家按照中國高質(zhì)量科技期刊的要求正確管理、引用所撰寫論文中的中英文參考文獻(xiàn)。

1 EndNote軟件Output Styles編輯的基本原則

在EndNote軟件中自定義或修改參考文獻(xiàn)引用格式時(shí)，需要對(duì)Output Styles進(jìn)行手動(dòng)編輯，編輯界面如圖1所示。

為了提高各參考文獻(xiàn)條目的準(zhǔn)確性，對(duì)Output Styles進(jìn)行編輯時(shí)需要遵循四大基本原則，包括鄰近依附原則、前欄位優(yōu)先原則、欄位空格顯示原則及獨(dú)立文字必出現(xiàn)原則。

鄰近依附原則是指任何與欄位名稱（field）間沒有空格的文字或符號(hào)，將依附于該欄位。習(xí)慣上將參考文獻(xiàn)中存放一個(gè)字段的區(qū)域稱為一個(gè)欄位，例如Author和Year都是獨(dú)立的欄位。依附是指當(dāng)該欄位有內(nèi)容時(shí)，依附的文字或符號(hào)才會(huì)出現(xiàn);反之，欄位為空時(shí)，依附的文字或符號(hào)則不會(huì)出現(xiàn)。例如在Volume·（Issue）字段中，括號(hào)依附于Issue欄位，只有當(dāng)Issue欄位有內(nèi)容時(shí)，參考文獻(xiàn)中才會(huì)出現(xiàn)Issue欄位兩邊的括號(hào)。

前欄位優(yōu)先原則是指當(dāng)文字或符號(hào)介于兩個(gè)欄位之間且沒有空格時(shí)，本文字或符號(hào)依附于其前方的欄位。例如在Issue：Pages字段中，冒號(hào)依附于Issue欄位，只有當(dāng)Issue欄位有內(nèi)容時(shí)，參考文獻(xiàn)中才會(huì)出現(xiàn)Issue欄位后面的冒號(hào)。

欄位空格顯示原則是指欄位后第一個(gè)空格歸屬該欄位，該空格與該欄位在參考文獻(xiàn)中同時(shí)出現(xiàn)，而第二個(gè)空格及以后的空格則獨(dú)立存在，無論該欄位是否有內(nèi)容，多出的空格都會(huì)在參考文獻(xiàn)中出現(xiàn)。例如，在Author.?Year字段（?為一個(gè)空格）中，當(dāng)Author欄位中沒有內(nèi)容時(shí)，其后依附的符號(hào)“.”和空格在參考文獻(xiàn)中都不出現(xiàn)，即Year欄位前不出現(xiàn)“.”和空格;在Author.??Year字段（??為兩個(gè)空格）中，當(dāng)Author欄位中沒有內(nèi)容時(shí)，其后依附的符號(hào)“.”和第一個(gè)空格在參考文獻(xiàn)中都不出現(xiàn)，而第二個(gè)空格在參考文獻(xiàn)中會(huì)出現(xiàn)，即Year欄位前會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空格。

獨(dú)立文字必出現(xiàn)原則是指在前后欄位之間均穿插空格的文字或字符不依附于任何欄位，在參考文獻(xiàn)中一定會(huì)出現(xiàn)。例如，在Edition?ed.?Year字段（?為一個(gè)空格）中，文字“ed.”不依附于Edition欄位和Year欄位，無論這兩個(gè)欄位中是否有內(nèi)容“ed.”都會(huì)出現(xiàn)。

2 EndNote軟件Output Styles編輯中的特殊符號(hào)

在EndNote軟件Output Styles編輯中，除了參考文獻(xiàn)中必需的字段外，還有一些特殊的符號(hào)以保證參考文獻(xiàn)條目的正確顯示，這些特殊符號(hào)主要有“End of Paragraph”“Tab”“Link Adjacent Text”“Forced Separation”和“Field Names in Bibliographies”等。其中“End of Paragraph”主要是用于參考文獻(xiàn)書目中的換行，使用方法是單擊“Insert Field”，然后選擇“End of Paragraph”;“Tab”的功能是在參考文獻(xiàn)中欄位、文字或符號(hào)之間添加制表空格，使用方法是單擊“Insert Field”，然后選擇“Tab”;“Link Adjacent Text”的功能是將獨(dú)立的文字或字符與欄位連接起來，使其產(chǎn)生依附關(guān)系，使用方法是單擊“Insert Field”，然后選擇“Link Adjacent Text”;“Forced Separation”的功能是將文字或字符與欄位分隔開，使其失去依附關(guān)系，使用方法是單擊“Insert Field”，然后選擇“Forced Separation”。當(dāng)參考文獻(xiàn)中需要顯示的獨(dú)立文字或字符與欄位名稱相同時(shí)，可使用“Field Names in Bibliographies”，其使用方法是單擊鍵盤上的“`”，例如在`Editor：` Editor字段中，參考文獻(xiàn)列表會(huì)顯示“Editor： 編輯者名稱”。

3 實(shí)例分析

基于以上四項(xiàng)基本原則和特殊符號(hào)編輯方法，分別對(duì)中英文混排參考文獻(xiàn)和雙語參考文獻(xiàn)進(jìn)行格式調(diào)整和編輯。

3.1中英文混排的參考文獻(xiàn)格式編輯

以《水利學(xué)報(bào)》為例，該期刊的參考文獻(xiàn)中要求超過3個(gè)作者的文獻(xiàn)只列舉前3個(gè)作者，在第3個(gè)作者后面加“等”（中文文獻(xiàn)）或“et al.”（英文文獻(xiàn)）。編輯修改過程如下。

第一步，選擇新建參考文獻(xiàn)類型“中文期刊”。在EndNote菜單欄中依次單擊“Edit”“Preferences”“Reference Types”和“Modify Reference Types”，進(jìn)入圖2所示界面，并按照?qǐng)D2中字段信息進(jìn)行修改，添加“Secondary Author”字段，用于存放作者姓名，修改之后對(duì)“中文期刊”參考文獻(xiàn)類型進(jìn)行保存。

第二步，修改Output Styles格式。本文以“Chinese Std GBT7714 （numeric）”輸出格式為模板，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。在EndNote菜單欄中依次單擊“Tools”“Output Styles”和“Edit ‘Chinese Std GBT7714 （numeric）’”，進(jìn)入圖3所示界面。在“Chinese Std GBT7714 （numeric） ”編輯界面中點(diǎn)擊“Bibliography”中子菜單“Templates”可以對(duì)各種參考文獻(xiàn)類型進(jìn)行編輯，編輯界面如圖4所示。點(diǎn)擊圖4中“Reference Types”可以看到第一步中新建的參考文獻(xiàn)類型“中文期刊”，將其添加到圖4界面中。按照“Journal Article”進(jìn)行編輯，之后將“Author”修改為“Secondary Author”，編輯結(jié)果如圖5所示。之后點(diǎn)擊“Bibliography”中子菜單“Editor Lists”，在彈出的對(duì)話框中按照?qǐng)D6所示進(jìn)行編輯修改，將“Abbreviated Editor List”中的“et al.”修改為“等”，關(guān)閉“Chinese Std GBT7714 （numeric）”輸出格式對(duì)話框，并將其命名為“水利學(xué)報(bào)”。

第三步，編輯修改參考文獻(xiàn)類型。選中目標(biāo)文獻(xiàn)（中文文獻(xiàn)），在EndNote主界面文獻(xiàn)預(yù)覽窗口“Reference Type”中選擇文獻(xiàn)類型為“中文期刊”，并將“Author”字段中內(nèi)容復(fù)制粘貼到“Secondary Author”字段中，保存后即可預(yù)覽參考文獻(xiàn)的格式。

通過以上步驟即可實(shí)現(xiàn)參考文獻(xiàn)中“等”與“et al.”的“和睦相處”。此外，在第二步中進(jìn)行Output Styles格式修改時(shí)還需要結(jié)合目標(biāo)期刊的具體要求，利用特殊符號(hào)和字段進(jìn)行正確編輯。

3.2 雙語排列參考文獻(xiàn)格式的編輯

以《農(nóng)業(yè)工程學(xué)報(bào)》為例，該期刊的參考文獻(xiàn)中不僅要求超過3個(gè)作者的文獻(xiàn)只列舉前3個(gè)作者，在第3個(gè)作者后面加“等”（中文文獻(xiàn)）或“et al.”（英文文獻(xiàn)），還要求對(duì)中文參考文獻(xiàn)下方加上該參考文獻(xiàn)的英文翻譯，并在文獻(xiàn)末尾加上“（in Chinese with English abstract）”字樣。編輯修改過程如下。

第一步，與中英文混排參考文獻(xiàn)格式修改的第一步相類似，除了添加“Secondary Author”字段外還要添加“Translated Journal”“Translated Author”和“Translated Title”等字段。

第二步，對(duì)Output Styles格式修改，具體過程如下。以“Chinese Std GBT7714 （numeric）”輸出格式為例進(jìn)行修改。在“Chinese Std GBT7714 （numeric）”的輸出格式中新建參考文獻(xiàn)類型“中文期刊”，按照“Journal Article”進(jìn)行編輯，將“Author”修改為“Translated Author”，“Title”修改為“Translated Title”，“Journal”修改為“Translated Journal”，并在文獻(xiàn)末尾加上“（in Chinese with English abstract）”。編輯結(jié)果如圖7所示。之后點(diǎn)擊“Bibliography”中子菜單“Author Lists”，將“Abbreviated Editor List”中的“et al.”修改為“等”，關(guān)閉“Chinese Std GBT7714 （numeric）”輸出格式對(duì)話框，并將其命名為“農(nóng)業(yè)工程學(xué)報(bào)”。

第三步，選中目標(biāo)文獻(xiàn)，在EndNote主界面的文獻(xiàn)預(yù)覽窗口“Reference Type”中選擇文獻(xiàn)類型為“中文期刊”，然后分別翻譯“Author”“Title”和“Journal”字段中內(nèi)容到“Translated Author”“Translated Title”和“Translated Journal”字段中，保存后即可預(yù)覽參考文獻(xiàn)格式。

4 結(jié)語

綜上所述，通過對(duì)EndNote軟件中的Output Styles進(jìn)行編輯，能夠幫助大家針對(duì)期刊的特定要求實(shí)現(xiàn)參考文獻(xiàn)引用格式的修改，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)中英文參考文獻(xiàn)的混合編排，還能夠進(jìn)行雙語參考文獻(xiàn)的編輯管理。本文通過介紹Output Styles的編輯方法體現(xiàn)了EndNote軟件編輯管理學(xué)術(shù)論文參考文獻(xiàn)的顯著優(yōu)勢(shì)和巨大潛力，有助于提高科研工作人員收集、管理、引用參考文獻(xiàn)的工作效率和規(guī)范性。

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