地震科技檔案分類法及檔號編制的現(xiàn)狀分析與對策探討＊

朱少華

（山東省地震局，濟(jì)南 250014）

中國地震局于1988年立項(xiàng)，組成編輯組編制《中國檔案分類法地震檔案分類表》。1991—1994年間，前后易稿7次，1994年3月10日，國家檔案局以檔函字〔l994〕22號文批準(zhǔn)，將《地震檔案分類表》（以下簡稱分類表）作為地震行業(yè)表發(fā)布實(shí)施。20多年來，《分類表》[1]在規(guī)范地震科技檔案分類與檔號編制，完善地震行業(yè)檔案管理方面，都發(fā)揮過重要作用。隨著我國防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，地震系統(tǒng)體制改革的不斷深入，地震領(lǐng)域科技項(xiàng)目、工程不斷增加，以及新老地震檔案工作者的更迭交替，使地震科技檔案在管理上落后于當(dāng)前地震事業(yè)信息化、數(shù)字化的發(fā)展要求。

2014年國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案信息化工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案工作模式面臨著信息時(shí)代高速發(fā)展的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的普及，電子文件逐步取代紙質(zhì)文件，數(shù)字資源建設(shè)將成為檔案管理的主要方式。2019年1月1日起實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號），更是對新形勢下的機(jī)關(guān)檔案工作提出了新思路、新任務(wù)，為解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，指明了方向。

1 現(xiàn)行的地震科技檔案分類法與檔號編制

1.1 地震科技檔案的特點(diǎn)

地震科技檔案是指在從事與地震科研、地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、地震應(yīng)急與救援、震害防御等有關(guān)的基礎(chǔ)理論和應(yīng)用研究、地震觀測儀器研制和基本建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、磁盤（帶）、光盤等音像、文件材料[2]。它記載和反映了地震科研活動(dòng)的全過程和具體成果，是地震科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是保存地震科研成果的寶庫。其具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：①內(nèi)容具有專業(yè)性。它形成于特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，內(nèi)容涉及地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、震害防御、應(yīng)急救援等，檔案的分類與整理都要建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。②種類具有多樣性。既有諸如強(qiáng)震、測震、地磁水化、地形變等觀測資料；也有震情分析報(bào)告、會(huì)商報(bào)告和地震預(yù)測意見等信息資料；還有地震科學(xué)研究形成的科研報(bào)告和學(xué)術(shù)論文等學(xué)術(shù)資料；③具有成套性。科技檔案的特點(diǎn)就是具有成套性，一個(gè)獨(dú)立的專題科研項(xiàng)目，無論是國家重大科技工程、國家星火計(jì)劃，還是地震行業(yè)專項(xiàng)等，從項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)申請、可研報(bào)告、任務(wù)書、實(shí)施方案等，到項(xiàng)目實(shí)施階段的管理文件、執(zhí)行報(bào)告、招投標(biāo)文件、中期檢查文件、設(shè)備安裝，再到項(xiàng)目驗(yàn)收階段的測試報(bào)告、竣工報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、驗(yàn)收意見等一系列文件材料、照片、光盤等，共同形成了一套完整的項(xiàng)目檔案。

1.2 現(xiàn)行地震科技檔案的分類法

現(xiàn)行的《分類表》共分主表9大類：包括地震管理、地震監(jiān)測與預(yù)測預(yù)報(bào)、地震工程、地震對策、地震科學(xué)研究、基建、設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、環(huán)保及其他。其中前4個(gè)是以中國地震局的主要職能來確定的，反映了地震行業(yè)的主要業(yè)務(wù)工作，后5個(gè)是依照中國檔案分類法統(tǒng)一設(shè)置的。輔助表分為5類[3]。各類目按照邏輯關(guān)系有層次的排列，并根據(jù)其隸屬關(guān)系、重要程度等細(xì)分到3—4級，共有大小類目573條。如此繁瑣的層層分類，不僅增加了人為不確定因素，還給新學(xué)者帶來了很大的困擾。

1.3 現(xiàn)行地震科技檔案檔號的編制

檔號是實(shí)體分類號、案卷號、件號的總稱。地震科技檔案經(jīng)過分類，提示了其地震文件材料之間的邏輯關(guān)系，并以此整理成有機(jī)的整體，要將整理結(jié)果固定下來，以便按此體系進(jìn)行保管和利用，則必須通過編號來完成。這就是編制地震科技檔案的檔號。

地震科技檔案檔號的構(gòu)成：地震檔案分類號（TC）—地震檔案分類法中的基本類目，下位類目依次進(jìn)行復(fù)分（例如：21195代表地震電信傳輸臺(tái)網(wǎng)）—隔點(diǎn)（?）—該類目的第幾份檔案（例如：15，即該類目的第15份檔案）—地區(qū)號（例如：370000代表山東省）—大流水號（例如：1018），組合起來檔案為TC21195 15（370000）1018。

2 現(xiàn)行方法存在的弊端

2.1 不適應(yīng)于新形勢下地震信息化的發(fā)展要求

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案信息化、數(shù)字化水平不斷提高，國家檔案局近年來也一直在大力推進(jìn)數(shù)字檔案室工作，檔案數(shù)字化已日臻成熟，檔案的單軌制也提上了日程。原來的地震科檔分類編號法是否還適用于現(xiàn)在，筆者認(rèn)為值得商榷。地震科技檔案的分類法與檔號的編制也需隨著信息時(shí)代的發(fā)展而求變求新，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前形勢的需要。

（1）地震系統(tǒng)各機(jī)構(gòu)、部門、單位從事各項(xiàng)地震工作社會(huì)活動(dòng)中，存在著互相交叉、錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系。同一個(gè)機(jī)構(gòu)組織可能產(chǎn)生不同類別的檔案。例如，研究所某個(gè)研究室在承擔(dān)研究課題時(shí)形成的全部檔案入“科學(xué)研究”類目，承擔(dān)國家工程地震工作形成的檔案則入“地震工程”類目，其研制地震儀器形成的檔案則入“設(shè)備儀器”類，這樣就將一個(gè)課題的內(nèi)容分割開了，各部分工作歸入不同的類目，給日后的查找利用，帶來極大的不便。

（2）分類表中采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字的混合編號法，基本大類的類組用雙字母，即“TC”為地震類目代號，在雙字母之后加上阿拉伯?dāng)?shù)字，表示類目的等級及標(biāo)記順序，數(shù)字位數(shù)一般表示類目級次。為了使號碼適應(yīng)類目設(shè)置的需要，在號碼的標(biāo)記上采用了八分法與雙位制，以及必要的符號。

（3）分類方法主觀性強(qiáng)，結(jié)果因人不同。鑒于從事檔案行業(yè)時(shí)間的長短或原來所學(xué)專業(yè)的不同，每個(gè)人對于層層類目的分類理解上也會(huì)不同。千人千面，同樣一份檔案每個(gè)人的歸類可能千差萬別。另一方面，地震學(xué)科存在著交叉與模糊的分類區(qū)域，同一工程可能歸屬于震防類和應(yīng)急類，放到哪一類里都是正確的，如果將它分拆成兩類，就會(huì)破壞了工程項(xiàng)目的完整性和成套性。

（4）檔號形式過于復(fù)雜，不便填寫在檔案盒上，也不便計(jì)算機(jī)識(shí)別。在編制檔號時(shí)首先要分門別類，層層對號入座，如果在哪一層級出現(xiàn)錯(cuò)誤，都將無法正確反映這份科檔的歸屬類別。

（5）給檔案庫房的保管帶來困擾。如果按現(xiàn)行的科技分類法，把歸檔的檔案入庫上架就要預(yù)留某一類檔案的排架空間，否則分類上架就無法實(shí)現(xiàn)。在目前地震行業(yè)檔案庫房面積都比較小的情況下，如果浪費(fèi)空間，會(huì)對檔案保管帶來很大的壓力，給實(shí)體檔案的查找也帶來不便。

2.2 不適應(yīng)新上崗檔案管理人員的工作需求

1996年中國地震局頒布了《中國檔案分類法地震檔案分類表》。1997年在杭州舉辦了培訓(xùn)班，而此后的25年里再?zèng)]有舉辦過地震科技檔案分類法的培訓(xùn)，使一些新入行的年輕檔案工作者手足無措，只能靠老帶新，口口相傳。由于每個(gè)檔案工作者在對分類法的理解上存在差異，因此，在實(shí)際工作中進(jìn)行分類進(jìn)也會(huì)千差萬別。這20多年的時(shí)間里，老的檔案工作者已陸續(xù)退休，現(xiàn)在做檔案的大都是80后的年輕同志，他們對這個(gè)分類表都感到很陌生，有的單位甚至連《中國地震檔案分類表》都已遺失，年輕同志更是無從查找，增加了實(shí)際工作的難度。例如：“魯南地震評定工作錄像帶”，如果按照現(xiàn)行的檔案內(nèi)容歸類，該檔案分類編號為TC316.3，但是這個(gè)分類號不能反映該檔案的載體形式，計(jì)算機(jī)檢索時(shí)不能檢出這份檔案，還需要進(jìn)行組配，將該檔案重新分類標(biāo)引為：TC316.3+TC-71。如此繁瑣的分類方法，需要檔案人有長時(shí)間的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，如果把分類號寫入案卷脊背檔號一欄，再加上科檔復(fù)分表，加上大流水號，恐怕在很小的格字里是很難填寫完整。

3 新形勢下的分類法與檔號編制的建議

大數(shù)據(jù)管理檔案時(shí)代，特別是數(shù)字檔案室的發(fā)展，實(shí)體檔案不一定要與數(shù)據(jù)庫內(nèi)虛擬檔案位置相同，方便利用才是檔案工作的最終目標(biāo)。

3.1 制定科學(xué)的地震科技檔案檔號編制標(biāo)準(zhǔn)

檔號的編制必須要具備唯一性、合理性、擴(kuò)充性、穩(wěn)定性和簡單性。地震科技檔案以一級門類為基準(zhǔn)，在確保檔案號唯一的前提下，允許多種編制方法并存。制定規(guī)范的檔號標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以室藏增量檔案為起點(diǎn)，對新標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行前就已入庫上架了的檔案，盡量保持不變。

3.2 按照國家檔案局 13號令執(zhí)行新的檔號編制方法

2018年10月國家檔案局令第13號《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對機(jī)關(guān)檔案的檔號編制提出了明確要求。指出：“機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。”[4]《規(guī)定》將機(jī)關(guān)檔案分為13個(gè)一級門類，KJ為科技檔案一級門類的代碼，在此基礎(chǔ)上，又分為科研（KJKY）、基建（KJJJ）、設(shè)備（KJSB）等二級門類及代碼。這種方式易學(xué)易操作易檢索，應(yīng)在地震行業(yè)中普及實(shí)施。筆者以為，依據(jù)《規(guī)定》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，地震科技檔案檔號的編制結(jié)構(gòu)應(yīng)為：全宗號—檔案門類代碼—案卷大流水號。例如：山東省地震局基建檔案的檔號應(yīng)是A227—KJJJ—001。這樣一目了然。

檔號編制要求：

（1）全宗號：各級檔案館給立檔單位編制的代號，是字母與4位數(shù)字的組合標(biāo)識(shí)；

（2）檔案門類代碼：按照國家檔案局《規(guī)定》執(zhí)行。

（3）流水號。應(yīng)根據(jù)各檔案室室存科技檔案數(shù)量制定合理位數(shù)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，且全部案卷只能有一個(gè)流水順序號。

地震科技檔案的成套性，決定了它至少按每一個(gè)項(xiàng)目，每一個(gè)科研課題即為一套，在項(xiàng)目或課題完成后移交檔案室。對于檔案利用者，只要能快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案，就是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。因此，分類法與檔號的編制應(yīng)采用最簡單、最高效的方法。

總之，在大數(shù)據(jù)背景下的地震科技檔案管理必須要走信息化、數(shù)字化之路，要逐步進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理。檔案室藏科技檔案信息要趨向于數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，這是數(shù)字檔案室資源建設(shè)的重要組成部分。地震科技檔案的分類與檔號編制是科技檔案管理最為基礎(chǔ)性的工作，是科技檔案整理的第一步，也是進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)檢索的重要依據(jù)。因此，只有簡化分類與檔號編制的方法，使初涉檔案工作人員易學(xué)易掌握，縮短上崗培訓(xùn)時(shí)間，減少人力物力浪費(fèi)，同時(shí)能夠在一定程度上避免人為因素對分類法掌握的偏差，減少錯(cuò)誤概率，易于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，使地震科技檔案更具有準(zhǔn)確性和可靠性，跟上信息化時(shí)代發(fā)展的步伐，為地震科技創(chuàng)新發(fā)揮更大作用。