大數據背景下醫院檔案管理制度的改革問題

毛永青

（福建省寧德市閩東醫院,福建 福安 355000 ）

公立醫院檔案管理模式的改革，是醫院積極回應時代發展潮流的表現，它將讓醫院管理機制擁有針對性發展和創新的更大可能性。在具體操作時，應當意識到醫院檔案管理工作的意義所在，提升醫務工作人員工作效率，并保證患者的隱私得到充分保護等，這需要醫院在大數據應用背景下積極引入先進管理設備，使管理模式的改革及早收到成效。

1 醫院檔案管理概念及工作指導思想

1.1 醫院檔案管理概念

在醫院各項工作中，檔案管理被普遍認為是一項基礎性的組成部分，它具體涉及醫院各項業務活動的記錄，以及同醫療技術發展有關的資料數據儲存及利用。[1]整體來說，醫院所做的全部檔案管理工作，在概念上具有較濃的系統化意味，分類、存儲與使用過程中皆可見到它的影子，同時在實施檔案管理細節時，理念更新、技術創新都有其合理性，為此才會對醫院檔案管理科學性及有效性提供有力支持。

1.2 大數據下檔案管理指導思想

在大數據技術運用背景下，對醫院檔案工作進行處理，需要以科學的思路為指導，并保證從業者擁有高尚的品質、嚴謹的態度、客觀的行為，盡量尊重真實情況，避免出現修改、涂抹、破壞，尤其是不尊重大數據技術問題的出現。因此檔案管理工作者需要以醫院檔案信息的全面性、規整性作為突破口，使之可以詳盡體現專業性，保證查詢與取證工作的便捷性。對于從業者而言，較高的思想覺悟、負責的工作態度等則是上述效果得以保證的必然要求，以有關法律與醫院管理制度為規范，充分自我約束，確保患者資料信息不出現外泄，這也是同隱私要求高度一致的必然結果。

2 大數據下公立醫院檔案管理現狀分析

2.1 對管理優勢的積極回應

在大數據時代，公立醫院檔案管理的現實情況值得重視，首先是各醫院普遍擁有難能可貴的發展機遇，并對其做出了積極回應。在大數據時代，檔案信息處理普遍變得更為高效和快捷[2]。同傳統醫院檔案管理形式相比較，以件、卷等形式存在的存儲檔案減少，信息化方式支持下的檔案分類管理，編輯與調閱自由度更高，這是不爭的事實。這種變化總體上有利于醫院更準確掌握各項信息，尤其是患者健康狀況與疾病組成信息，所以也可以更好地為廣大居民提供良好醫療服務與公共衛生服務等。

2.2 對管理不足的應對低效

在大數據應用背景下，公立醫院在檔案管理方面也面臨著管理不足的挑戰，此時應對低效的問題普遍存在。其中比較典型的問題有兩個，其一是在新型檔案管理體系建設與發展方面均衡度和標準度不夠。在大數據時代，檔案管理工作的特征更加鮮明，因此有必要制定與之相配套的全新管理規范，然而從目前來看，我國很多公立醫院在檔案綜合管理方面，依然欠缺與時俱進的思路，特別是未能針對大數據及云存儲特征而做出相應的管理方式調整，也未能構建足夠規范化的管理體系。又因為不同地區、不同醫院的機構發展不統一，個別醫院依然未能意識到大數據時代檔案管理改革的必要性，所以醫療大數據統一收集與推進難度很大。其二是公立醫院在檔案管理方面依然存在一定的安全隱患，檔案數據中涉及海量居民健康檔案，而數據依然在每年臨床醫療服務中大量增加，作為開放與共享平臺中的數據，其安全性受到重視的程度卻顯然不夠。這兩個典型問題，實際上其背后是由三個突出因素所導致，即管理技術缺少創新、管理體制不夠健全、服務效果無法彰顯，解決這三個問題將為公立醫院檔案管理現狀優化創造更為理想的環境。

3 公立醫院檔案管理模式改革的原因

上面對公立醫院檔案管理現狀的分析，凸顯出管理模式改革的原因暨必要性。

3.1 適應決策原因

現今我國醫療體制改革已處在不斷專業化與系統化時期，醫院管理工作改革有其必要性，具體來講，醫院所做的每項決策，均會給醫院后續發展造成或大或小的影響，當將這種影響著眼于醫院檔案時，其價值作用同樣值得重視，因此也應當要求醫院在改革過程之中，做好檔案管理模式方面的主動變革，即結合醫院實際情況，做出理性的探索與創新，讓檔案管理體系更加健全、更具可行性，以便更好地支持決策、服務社會[3]。

3.2 適應服務原因

現在的醫院檔案管理模式在探討改革可行性時，主要強調了管理技術與操作技術兩個方面，兩方面共同支持檔案管理工作向良好方向變化，在未來進一步改革之路上，這兩個方面同樣值得給予共同關注。[4]我們注意到：在醫療體制改革全面鋪開的時代，為與改革內容和改革環境相適應，醫院的服務領域日漸拓展，甚至產生了一些全新的業務，包括無假日醫院、門診全天候服務、優質護理、電子病歷等都頗有可圈可點之處，同時也因此產生了大量檔案資料，若只依傳統模式進行檔案管理，則無法適應大數據應用背景下的工作需要，會給檔案管理效率和質量的改善造成阻礙，因此要做出基于傳統又不受限于傳統的檔案管理模式變革。

基于上述兩方面原因，利用檔案管理體系的創新，用更為主動的態度，融合于先進檔案管理思想和體系范圍之內，這將讓傳統檔案管理模式所存在的缺陷得到彌補，確保檔案管理質量提升擁有足夠的進步空間。

4 大數據下公立醫院檔案管理模式改革的應用要點

4.1 適應技術的方法創新

為了更加順利地推動公立醫院檔案管理模式改革，適應大數據應用背景，創新檔案管理技術是必要的。科學技術水平進步，讓信息化電子檔案在內容上和形式上被廣泛接受，對于具體的醫院檔案管理工作來講，這將達到檔案目標智能分類的效果，由此使醫院檔案管理工作有著積極影響。而實踐操作過程中，傳統形式的手工記錄、紙質存儲檔案還有很多，這些檔案的收集、整理、匯編與引用，因工作量巨大而將造成檔案管理工作能力的弱化，對檔案管理工作造成麻煩。為了同大數據技術運用以及醫院發展建設總體需求相一致，針對新載體檔案、傳統載體檔案二者一起進行管理技術創新很有必要，應當得到重視[5]。如醫院要在檔案管理技術方面做出升級和突破，保證檔案更好更快地朝電子化和自動化方向發展，亦需重視網絡化技術應用的隨時調整，避免由數據升級帶來的資源漏記與忘記等問題，以致醫院檔案管理工作偏離規范化與合理化的理想要求。為了將檔案管理能力提升到全新的層面，管理技術的升級和改造也是必要工作，做好這部分工作，將發揮出先進的技術應用效果，滿足持續變化的管理工作需求。而醫院有關部門還要注重強化檔案管理相關的基礎設施建設，要隨時留意基于硬件設備、軟件設施等方面考慮的檔案管理促進工作，比如醫院可以借助先進技術手段，使醫院檔案管理事業不斷走向電子化和自動化，乃至運用AI技術給醫院管理工作提供支持與保障。醫院可以安裝統一程度更高的信息管理系統，讓針對檔案內容的管理處在同一平臺之內，在確保和醫院發展水平相協調的同時，更好地滿足各項具體要求。現在絕大多數醫院已經完成了辦公自動化系統普及，利用該系統能夠讓醫護人員方便進行機器使用、人員調動、設備查詢、信息調取等工作，而在此基礎上，醫院檔案管理者需要意識到將其同自身工作相關聯、相融合，熟悉具體操作方法[6]。而對具體的醫院檔案管理工作者來說，則要其主動參與到檔案信息獲取渠道拓展、檔案管理技術升級等具體工作中來，讓醫院檔案管理在技術水平方面擁有持續進步的可能性。

4.2 適應時代的體系創新

醫院可能在新的背景下出現越來越豐富的業務類型，這將極為鮮明地突顯出檔案管理的價值，醫院要以此著眼點，將檔案管理規范工作做到盡善盡美，讓具體業務不因類型的豐富及大數據的介入而無所適從，保證各項工作得以順利進行。而為了達到這一效果，醫院首先應構建更加科學完善的檔案管理制度，基于確保檔案完整性的基礎，將檔案管理責任落實到位。具體來講，檔案管理者要在檔案資料歸檔、保管等方面多做努力，同時保證檔案資料能夠以完整面貌呈現出來，不發生檔案資料遺失與篡改的問題。此時可采取的具體策略有兩個：一是要讓檔案管理制度加快完善。醫院尤其是公立醫院應當加速檔案管理模式改革，并根據本院具體情況，做好針對性的檔案管理制度優化，使制度中容納新的技術、新的信息，保證制度對更廣泛內容的包容性，這將成為檔案管理效率和管理質量提升的基礎，并讓檔案資料因此變得完整。醫院也應當在完善制度的同時，配合對應的全面責任機制，面對可能存在的檔案遺失以及數據被篡改等問題，使責任人員受到責任追究。二是要讓檔案收集與歸檔工作有章可循，亦即必須在檔案管理制度中明確規定具體內容，例如若有關人員需要借閱檔案，則需要其提交明確的證明，并在審批確認后才能操作，再比如醫院有關科室或者部門的檔案調用，也需要有所規定，像避免本人借出，禁止隨意復印等行為的發生等，將重要檔案數據保密工作做好，保證醫院檔案資料安全也是具體規定中的重要內容[7]。

4.3 適應需求的服務創新

檔案管理要做好收集、匯總和存儲等方面基礎工作，但最終目的在于以服務為宗旨的應用，因此在強調與強化公立醫院檔案管理模式如何在大數據技術應用背景下實施改革問題之際，服務效能的提升將成為一個關鍵點。因長期根深蒂固傳統管理觀念的存在，很多醫院管理者未能合理審視檔案的功能與價值，存在一定程度上的認知偏見，這將導致無法合理化管理檔案，并使之出現應用的弊端，使檔案價值作用不但未能因為技術發展而提升，反而受到極大限制[8]。對于服務性機構而言，檔案信息資源管理效果是否能夠得到充分改善，對于提升公立醫院醫療服務水平作用非常突出。為將檔案管理導向最終服務，帶動醫院整體發展，在醫院開展檔案管理模式探索中，管理人員要主動調整自身工作理念，變原有的被動管理為新型的主動管理，充分發揮檔案潛在的服務價值，使檔案管理進一步強化效能。具體可注意三方面工作：一是讓檔案擁有更多走向社會的機會。公立醫院的檔案管理部門可以文化建設活動為契機，尋找使檔案管理示眾的可能性，并以合理手段調用目前可用的檔案信息數據，從獨特角度做好醫院發展史宣傳工作，用于提高醫院知名度，同時使檔案擁有增加影響力的效果，而類似的做法也將讓檔案原本具有的教育載體作用得到展現，從教育的角度提高服務效能。其二，使檔案發揮出為醫院工作提供信息數據方面有力支持的作用[9]。在醫院所做的各項管理工作當中，內部管理內容極多，所面臨的問題也很復雜，為此為有效地提高公立醫院內部管理效果，醫院可利用各部門利用查閱與應用檔案特別是人事檔案的機會，更便捷地展開人事管理工作，使內部管理與檔案管理在服務目標上保持一致性。其三，讓醫院注意到自身與社會醫療服務機構之間的關系，使醫療服務產生的有價值臨床信息數據與社會醫療服務機構信息數據展開交流，以便同時提升二者的檔案管理水平，唯有如此才能更好地帶動我國醫療事業水平整體進步[9]。

5 結語

檔案管理的價值在醫院管理體系中既獨特又關鍵，能給醫院尤其是公立醫院的運營和發展帶來很大作用。在提升檔案管理效果的前提下，醫院如果想要在大數據應用背景下取得長足發展，就需要在檔案管理模式方面做出改革。本文基于新醫改前提提出一系列模式改革，并分別從基本制度建設、技術發展及應用拓展幾個角度提出具體策略，希望能夠以此全面提高醫院檔案管理能力，帶動醫院健康發展。