普通高校科技查新提高服務(wù)質(zhì)量初探

衛(wèi)榮娟

（河南科技大學(xué)圖書(shū)館，河南 洛陽(yáng) 471023）

科技查新，簡(jiǎn)稱查新，是指查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》（國(guó)科發(fā)計(jì)字[2000]544 號(hào)）操作，經(jīng)過(guò)文獻(xiàn)檢索與對(duì)比分析，并做出結(jié)論（查新報(bào)告）[1]。其目的在于：通過(guò)檢索與委托項(xiàng)目查新點(diǎn)相關(guān)的文獻(xiàn)，來(lái)查證委托項(xiàng)目的技術(shù)內(nèi)容是否具有創(chuàng)新性。通過(guò)科技查新，可以避免研究?jī)?nèi)容與他人課題重復(fù)，也可避免研究課題的盲目申報(bào)，還可以了解所屬行業(yè)國(guó)內(nèi)外的前沿研究動(dòng)向[2]。目前，在課題立項(xiàng)、成果鑒定、科研獎(jiǎng)勵(lì)、研究生開(kāi)題以及專利申請(qǐng)時(shí)，科技查新已成為一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)，也是我國(guó)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的重要組成部分，它對(duì)高校、科研院所和中小企業(yè)的科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新以及社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都產(chǎn)生了重要作用。

自1992 年教育部首次在直屬高校設(shè)立 “高等學(xué)校科技項(xiàng)目咨詢及成果查新中心工作站” 以來(lái)，截至到2014 年底，教育部在全國(guó)高校共批準(zhǔn)設(shè)立7 批102 所科技查新工作站。但這些查新站主要分布在“985”和“211”等重點(diǎn)高校，普通高校只有30所，不到總數(shù)的30%。而且這些普通高校查新站無(wú)論是數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)資源，還是查新人員的專業(yè)素質(zhì)，以及查新客戶源等方面，都不能與重點(diǎn)高校相比[3]。這些因素，都會(huì)影響到查新服務(wù)的質(zhì)量。

質(zhì)量是科技查新工作的生命線[4]。因此，提高科技查新工作的服務(wù)質(zhì)量，是普通高校科技查新工作刻不容緩的重要任務(wù)。文章從提升查新人員素質(zhì)，提高查新報(bào)告質(zhì)量，以及拓展服務(wù)內(nèi)容和深度三方面，來(lái)淺談普通高校如何提高科技查新的服務(wù)質(zhì)量。

1 提升查新人員素質(zhì)，提高服務(wù)水平

查新人員是查新工作的主體，查新人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，在很大程度上決定了查新服務(wù)的質(zhì)量。

1.1 提升查新人員專業(yè)能力

查新人員的學(xué)科專業(yè)結(jié)構(gòu)配置，對(duì)科技查新工作非常重要。查新工作的性質(zhì)表明，一所查新機(jī)構(gòu)的最佳配置是由圖書(shū)情報(bào)專業(yè)、外語(yǔ)專業(yè)和各相關(guān)專業(yè)的查新人員組成。但所有專業(yè)的查新員都配齊其難度可想而知[5]，特別是普通高校的查新站更是達(dá)不到這一點(diǎn)兒。這就需要查新人員在工作的同時(shí)不斷地加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，包括查新專業(yè)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)檢索能力、外語(yǔ)能力、計(jì)算機(jī)能力以及與查新項(xiàng)目相關(guān)的專業(yè)知識(shí)等。可以通過(guò)加強(qiáng)查新站內(nèi)部人員之間或查新人員交流群與同行人員來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)交流；或安排人員到兄弟查新站參觀、學(xué)習(xí)和交流；還可以邀請(qǐng)查新咨詢專家或數(shù)據(jù)庫(kù)專家以及重點(diǎn)單位的科研工作人員來(lái)查新站有針對(duì)性的指導(dǎo)；在遇到自己不熟悉的專業(yè)或領(lǐng)域時(shí)，虛心向委托人請(qǐng)教學(xué)習(xí)等。除此之外，還要重視查新人員的培訓(xùn)工作，派出人員參加教育部舉辦的各種相關(guān)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)研討會(huì)，以提高查新人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，也要鼓勵(lì)查新人員通過(guò)學(xué)歷提升和職稱晉升來(lái)促進(jìn)查新人員更加積極地學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)查新服務(wù)質(zhì)量的提高。

1.2 提升查新人員職業(yè)素養(yǎng)

查新人員要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，熱愛(ài)本職工作，愛(ài)崗敬業(yè)，遵守工作制度，熱情服務(wù)用戶。接待用戶時(shí)要做到語(yǔ)言文明，態(tài)度和藹，行為恰當(dāng)?shù)皿w；耐心解答用戶提出的問(wèn)題，力求有問(wèn)必答，回答明確；針對(duì)查新過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)、耐心地與用戶交流磋商，交換意見(jiàn)，恰當(dāng)解決。掌握良好的溝通交流技巧，增強(qiáng)與客戶的溝通協(xié)調(diào)能力，維護(hù)與客戶之間的良好關(guān)系，能增加用戶參與查新的積極性，提高查新服務(wù)的效率和質(zhì)量。高校查新站的工作人員隸屬于高校，工資待遇基本是一種旱澇保收的狀態(tài)，工作時(shí)間也大多為坐班制，這難免會(huì)使查新人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。管理部門也應(yīng)該通過(guò)制定合理的激勵(lì)機(jī)制，提高查新人員的工作積極性。

2 提高查新報(bào)告質(zhì)量

查新報(bào)告是查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人的要求，依據(jù)查新項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)等內(nèi)容，與所查文獻(xiàn)范圍內(nèi)的文獻(xiàn)信息進(jìn)行比較分析，對(duì)查新點(diǎn)做出新穎性判別，以書(shū)面形式撰寫(xiě)的客觀、公正的技術(shù)文件[6]。提高查新報(bào)告的質(zhì)量，要嚴(yán)格按照《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫(xiě)規(guī)范》，按照查新的工作流程，從接受查新委托與用戶的交流溝通開(kāi)始，到報(bào)告的撰寫(xiě)和審核，認(rèn)真把握每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。現(xiàn)從查新點(diǎn)的提煉、數(shù)據(jù)庫(kù)資源的使用、檢索關(guān)鍵詞的選擇、檢索策略式的制定四個(gè)技術(shù)含量較高的環(huán)節(jié)來(lái)闡述。

2.1 查新點(diǎn)的提煉

查新點(diǎn)一般從技術(shù)要點(diǎn)中提煉，指委托項(xiàng)目技術(shù)要點(diǎn)中的創(chuàng)新點(diǎn)，但不包括項(xiàng)目的一般性技術(shù)特征。查新點(diǎn)由委托人提出后，查新員要利用其專業(yè)知識(shí)，判斷查新點(diǎn)是否恰當(dāng)。有時(shí)，一些查新委托人，因缺乏查新經(jīng)驗(yàn)，“查新點(diǎn)”不知如何填寫(xiě)，簡(jiǎn)單以項(xiàng)目名稱作為查新點(diǎn)；或以為查新點(diǎn)越多越好，把項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)當(dāng)作查新點(diǎn)一一列出，以證明其創(chuàng)新能力強(qiáng)；或?qū)ρ芯勘尘斑M(jìn)行了大量描述，對(duì)研究重點(diǎn)卻一筆帶過(guò)；或利用“最早”“新型”“國(guó)內(nèi)首創(chuàng)”“世界領(lǐng)先”“較高”“較好”等沒(méi)有具體技術(shù)指標(biāo)的、不確定性的修飾詞來(lái)描述；或查新委托人認(rèn)為項(xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)不能泄露，隱瞞具體技術(shù)方法和數(shù)據(jù)指標(biāo)[7]。這種情況下，就需要查新員具有較高的綜合素質(zhì)，既要利用專業(yè)知識(shí)幫助委托人歸納出恰當(dāng)?shù)牟樾曼c(diǎn)，又要善于與委托人進(jìn)行溝通，使雙方對(duì)查新點(diǎn)達(dá)成一致的認(rèn)識(shí)。為提高查新質(zhì)量和效率，也可不定期組織部分有查新需求的中小企業(yè)負(fù)責(zé)人或技術(shù)人員，對(duì)查新委托書(shū)的填寫(xiě)做簡(jiǎn)單的培訓(xùn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)資源的利用

數(shù)據(jù)庫(kù)資源，是查新工作重要的一部分。目前，具有教育部查新資質(zhì)的查新站，依托高校圖書(shū)館這個(gè)強(qiáng)而有力的后盾，數(shù)據(jù)庫(kù)資源基本能滿足查新工作的需要，但仍需在經(jīng)費(fèi)允許的情況下根據(jù)自身需要增加一些特色數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的具體利用，在很大程度上，也因查新人員的素質(zhì)和習(xí)慣而異。根據(jù)查新規(guī)范要求，查新檢索方法應(yīng)以機(jī)檢為主，手檢為輔。查新檢索所用數(shù)據(jù)庫(kù)必須是與查新項(xiàng)目的學(xué)科領(lǐng)域相關(guān)的國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)，包括綜合數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而且中、外文必查數(shù)據(jù)庫(kù)都不少于10 個(gè)[5]。例如：國(guó)內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)有CNKI、萬(wàn)方、維普、超星、國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利檢索數(shù)據(jù)庫(kù)以及百度學(xué)術(shù)等，國(guó)外數(shù)據(jù)庫(kù)有Web of Science、EI 以及美國(guó)專利數(shù)據(jù)庫(kù)、歐洲專利數(shù)據(jù)庫(kù)、日本專利數(shù)據(jù)庫(kù)等。如果可用的必查數(shù)據(jù)庫(kù)有所欠缺，還須采用Dialog 國(guó)際聯(lián)機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)充檢索[5]。教育部把Dialog 國(guó)際聯(lián)機(jī)系統(tǒng)作為查新檢索必要手段，查新人員也普遍認(rèn)為Dialog 國(guó)際聯(lián)機(jī)系統(tǒng)對(duì)于國(guó)內(nèi)外查新來(lái)說(shuō)是最好的系統(tǒng)。但Dialog 系統(tǒng)擁有600 多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，在選擇所需數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要根據(jù)查新項(xiàng)目的學(xué)科需要，篩選出檢索需要的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索結(jié)果互相補(bǔ)充，才能保證查全；根據(jù)項(xiàng)目所屬的學(xué)科需要，選擇適合的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，才能保證查準(zhǔn)。

2.3 檢索關(guān)鍵詞的選擇

檢索關(guān)鍵詞包括規(guī)范詞及其中外文同義詞和縮寫(xiě)詞，有時(shí)根據(jù)檢索結(jié)果需要還包括其上位詞、下位詞或相關(guān)詞，涉及專利的還包括國(guó)際專利分類號(hào)等。檢索關(guān)鍵詞的選擇，可以根據(jù)委托人提出的關(guān)鍵詞作為參考，分析其是否能夠體現(xiàn)查新點(diǎn)，并根據(jù)需要對(duì)檢索關(guān)鍵詞重新進(jìn)行復(fù)核、篩選、補(bǔ)充和精煉。包括：選定的關(guān)鍵詞是否規(guī)范，是否列出其常用的中外文同義詞和縮寫(xiě)詞，或根據(jù)檢索結(jié)果考慮是否涉及其上下位詞等。還應(yīng)充分利用工具書(shū)、百度百科，或從已檢出的相關(guān)文獻(xiàn)中，擴(kuò)展所需要的檢索用詞。要規(guī)范使用各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)使用的截詞符號(hào)，如在Dialog 系統(tǒng)中，用“？”作為截詞符，并且包括前截、中截、后截等，對(duì)檢索關(guān)鍵詞進(jìn)行必要的擴(kuò)展[8]。

2.4 檢索策略式的制定

檢索策略式是查新的靈魂，其制定對(duì)檢索結(jié)果具有直接影響，對(duì)查新報(bào)告的質(zhì)量也起著至關(guān)重要的作用。查新報(bào)告質(zhì)量的高低，最重要的環(huán)節(jié)就是選擇恰當(dāng)?shù)臋z索詞，并制定出合理的檢索策略式。查新檢索的對(duì)比文獻(xiàn)，既要查準(zhǔn)，又要查全。查全與查準(zhǔn)是相互辯證的，查全是前提，查全才能如實(shí)地反映出課題是否具有新穎性，防止研究重復(fù)；在此基礎(chǔ)上，努力查準(zhǔn)，才能最大限度地提高查新的檢索質(zhì)量[9]。

《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫(xiě)規(guī)范》規(guī)定，所列檢索策略式的檢出結(jié)果不得為0。但在使用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到檢索結(jié)果為“0”的現(xiàn)象。這時(shí)，用戶往往特別高興，認(rèn)為自己的技術(shù)沒(méi)有先例，肯定具有新穎性，這顯然不符合實(shí)際情況。任何一項(xiàng)科技創(chuàng)新，都不能“橫空出世”，都是在一定的研究基礎(chǔ)上進(jìn)行的。對(duì)制定的檢索式在數(shù)據(jù)庫(kù)檢索不到相關(guān)的文獻(xiàn)時(shí)，要查明其原因。是檢索詞選擇不恰當(dāng)，還是其組配不合適，或是數(shù)據(jù)庫(kù)選擇不適當(dāng)?shù)取Ｕ{(diào)整檢索策略式一般采用先擴(kuò)大檢索范圍，然后再不斷調(diào)整檢索詞組配，縮小檢索范圍，逐漸接近檢索結(jié)果的方法；還要巧妙地利用檢索位置算符和邏輯算符，調(diào)整制定檢索策略式，直至達(dá)到滿意的結(jié)果[10]。

3 拓展服務(wù)內(nèi)容和深度

高校的科技查新工作屬于有償?shù)姆?wù)行業(yè)，服務(wù)對(duì)象不僅包括高校師生，還包括校外科研院所、中小企業(yè)等。除常規(guī)的科技查新業(yè)務(wù)服務(wù)外，還可拓展的服務(wù)內(nèi)容有:ESI 學(xué)科分析服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)等。另外，也可開(kāi)展定題跟蹤服務(wù)，個(gè)性化定制服務(wù)等，拓展服務(wù)深度。查新機(jī)構(gòu)要不斷了解用戶需求，定期對(duì)服務(wù)進(jìn)行更新、升級(jí)，保持查新服務(wù)旺盛的生命力。

3.1 ESI 學(xué)科分析服務(wù)

利用ESI 數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展系列ESI 學(xué)科分析服務(wù)，幫助高校分析某學(xué)科ESI 學(xué)科現(xiàn)狀及其進(jìn)入ESI 前1%潛力值，并對(duì)重點(diǎn)學(xué)科定期推出學(xué)科現(xiàn)狀及潛力值分析服務(wù)，為學(xué)校學(xué)科評(píng)估和發(fā)展提供最新的動(dòng)態(tài)信息服務(wù)。

3.2 知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)

以科技查新業(yè)務(wù)為依托，充分挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)資源和人力資源優(yōu)勢(shì)，面向企業(yè)開(kāi)展知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)，如：專利咨詢、專利檢索、專利分析和行業(yè)技術(shù)調(diào)研等知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)。

3.3 定題跟蹤服務(wù)

定題跟蹤服務(wù)要針對(duì)科研定題服務(wù)的內(nèi)容，根據(jù)課題的研究需要，持續(xù)性地、系統(tǒng)性地向科研人員提供研究所需的文獻(xiàn)資料。在服務(wù)過(guò)程中，一要了解跟蹤課題所涉及的學(xué)科專業(yè)知識(shí)；二要經(jīng)常與課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流溝通，了解課題的研究進(jìn)展以及對(duì)文獻(xiàn)信息的需求；三要向科研人員介紹研究所需的中外文數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)網(wǎng)站，以及檢索策略方面的知識(shí)[11]。

3.4 個(gè)性化定制服務(wù)

個(gè)性化定制服務(wù)主要是指根據(jù)用戶的需求形成個(gè)性化信息檢索服務(wù)功能，針對(duì)用戶所需進(jìn)行信息檢索，最大限度地滿足用戶的個(gè)性化需求。以個(gè)性化服務(wù)為基礎(chǔ)，發(fā)展多元化的服務(wù)方式，針對(duì)用戶的信息需求有針對(duì)性地提高信息服務(wù)的效率和質(zhì)量，讓用戶真正體會(huì)到個(gè)性化定制服務(wù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)[12]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文章通過(guò)對(duì)普通高校科技查新工作的狀況進(jìn)行分析，從提升查新人員素質(zhì)，提高查新報(bào)告質(zhì)量，以及拓展服務(wù)內(nèi)容和深度三方面，探索了如何提高普通高校科技查新服務(wù)質(zhì)量。隨著我國(guó)科技創(chuàng)新工作的大力發(fā)展，高校、科研院所和企業(yè)合作步伐的快速推進(jìn),作為其中重要一環(huán)的科技查新工作必將發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。