科技檔案保管外包若干問題的思考

趙 杰

（云南省電力投資有限公司，云南 昆明 650228）

0 引言

科技檔案保管外包，也稱為科技檔案寄存或科技檔案托管，是伴隨著科技檔案形成單位業(yè)務(wù)開展活動規(guī)范化而來的科技檔案數(shù)量劇增，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位（科技檔案外包方）的庫房無法保管所有科技檔案，經(jīng)過成本核算及安全評估等分析，將科技檔案實(shí)體或信息委托給另外的社會組織（科技檔案保管服務(wù)商）保管的活動。在科技檔案保管外包過程中，由于外包雙方多種原因，致使科技檔案保管外包存在若干困境與問題，甚至有科技檔案失控、遺失、損毀等情況發(fā)生。

1 當(dāng)前科技檔案保管外包存在的主要問題

1.1 合同無法繼續(xù)履行

檔案外包方認(rèn)為保管服務(wù)商工作不到位，對保管服務(wù)商工作嚴(yán)格要求，甚至推遲付款或拒付保管費(fèi)用或在檔案保管服務(wù)商存在過失等情況下，將檔案運(yùn)離保管場所終止合同；檔案保管服務(wù)商認(rèn)為已履行科技檔案保管服務(wù)，但檔案外包方未及時支付保管費(fèi)用或臨時增加保管內(nèi)容不支付保管費(fèi)用，停止檔案保管服務(wù)。

1.2 科技檔案外包方對科技檔案失控

科技檔案外包方對已外包的科技檔案，要利用、補(bǔ)充、替換時，需取得保管服務(wù)商同意并在保管服務(wù)商配合下才能開展相關(guān)工作，甚至科技檔案外包方對屬于自己的、已保管外包的科技檔案，不能進(jìn)入科技檔案保管庫房實(shí)地查看，對科技檔案密封程度以及是否有潮濕、損毀、遺失等情況不能實(shí)地查看實(shí)物，甚至在保管服務(wù)商以各種理由不配合或拒絕配合時，無法對托管科技檔案進(jìn)行有效監(jiān)管。

1.3 對保管的科技檔案存在爭議

科技檔案外包方及保管服務(wù)商，對科技檔案外包方所保管的科技檔案具體數(shù)量、科技檔案完好程度、科技檔案筆跡、科技檔案密封情況、科技檔案是否拆封及是否按科技檔案外包方要求保管、存放地點(diǎn)等情況有爭議，特別是對以卷為單位移交的會計憑證，當(dāng)出現(xiàn)發(fā)票數(shù)量不足時，互相推諉，均認(rèn)為對方保管期間發(fā)票遺失，在發(fā)現(xiàn)科技檔案遺失、損毀時對保管科技檔案存在爭議。

1.4 科技檔案外包方不知悉科技檔案保管條件變化

科技檔案外包方在科技檔案保管外包后，與保管服務(wù)商聯(lián)系減少，單方面認(rèn)為保管服務(wù)商會妥善保管科技檔案，對保管服務(wù)商辦公地點(diǎn)變更、庫房位置變更、服務(wù)方公司主要人員、財務(wù)、公司治理、合規(guī)經(jīng)營等方面發(fā)生變化均不知悉，甚至由于長時間未使用科技檔案，遺忘保管外包的科技檔案。

1.5 科技檔案利用效率低

保管服務(wù)商在接到科技檔案利用需求時，需統(tǒng)籌所有外包單位科技檔案查詢需求，按順序提供科技檔案利用服務(wù)。在科技檔案外包方需要紙質(zhì)科技檔案時，保管服務(wù)商不能及時提供科技檔案利用服務(wù)，存在科技檔案數(shù)量巨大時，對科技檔案情況不熟悉而對保管的科技檔案查找耗時幾天的情況發(fā)生，甚至由于公司規(guī)模小，查檔人員未在庫房，需從其他地方到庫房再提供科技檔案利用。

1.6 科技檔案保管條件缺失

科技檔案庫房采用廠房改造，消防設(shè)施不足，缺少庫房物防、技防措施，庫房墻體薄，不能滿足防盜與防火需求，有的為節(jié)約成本，未加裝防盜欄桿及窗簾，在人員緊張時未及時上架，將科技檔案堆放在庫房地面上，陽光暴曬，甚至未每天巡查，雨水從窗子流入庫房，使科技檔案受潮。

1.7 科技檔案安全存在問題

科技檔案實(shí)體與信息傳輸安全存在隱患，科技檔案實(shí)體安全存放完全依賴于服務(wù)方日常管理與責(zé)任心，科技檔案外包方不直接參與科技檔案安全管理把控。在提供科技檔案利用時，服務(wù)方通過普通車輛運(yùn)送科技檔案，不利于科技檔案實(shí)體安全，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子科技檔案時，未從專線傳輸，采用互聯(lián)網(wǎng)傳輸，數(shù)據(jù)安全得不到保障。

2 當(dāng)前科技檔案保管外包問題的原因分析

2.1 雙方?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)或不明確具體標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案外包方與保管服務(wù)商僅就保管內(nèi)容、保管場所、保管數(shù)量、科技檔案利用協(xié)同等工作做簡要溝通，僅提出保管外包需求與計價方式，未對付款方式、違約責(zé)任等更多內(nèi)容明確在合同中，甚至未簽訂合同。

2.2 對服務(wù)商了解不足

科技檔案外包方有外包需求時，通過別人推薦、查看科技檔案局網(wǎng)站、使用引擎搜索等方式，查找保管服務(wù)商信息，在取得聯(lián)系方式后簡單溝通，未對供應(yīng)商履約能力、人員素質(zhì)、保管場所、服務(wù)方式未進(jìn)行考察。

2.3 保管服務(wù)商重視不夠，管理力度不足

保管服務(wù)商重視市場開拓，爭取更多客戶以保管更多科技檔案，忽視庫房改造等硬件提升與軟件提升工作，內(nèi)部管理混亂，相關(guān)制度制定不足，有些制度從網(wǎng)絡(luò)上下載后匯編，直接印刷或印發(fā)應(yīng)對檢查，對制度執(zhí)行不嚴(yán)格。

2.4 服務(wù)方客戶眾多，不能及時處理

為維護(hù)客戶公平，或?qū)IP客戶優(yōu)先處理，將眾多客戶進(jìn)行排序，按順序處理接到的眾多客戶科技檔案利用需求，當(dāng)遇到較難查找科技檔案時，對正在處理科技檔案后的科技檔案不能立即進(jìn)行查找，影響科技檔案保管服務(wù)商利用。

2.5 交通不便，提供實(shí)體科技檔案利用不及時

為節(jié)約科技檔案存放庫房場地占用資金，將庫房選在遠(yuǎn)離市區(qū)的郊區(qū)，甚至為確保安全，將科技檔案庫房選擇在山區(qū)。當(dāng)須利用實(shí)體科技檔案時，由保管服務(wù)商將科技檔案從寄存地點(diǎn)運(yùn)到保管科技檔案外包方，耗費(fèi)大量時間。

2.6 人員素質(zhì)差，不能滿足崗位需求

科技檔案保管服務(wù)公司從業(yè)人員未掌握科技檔案基礎(chǔ)知識，對科技檔案保管外包商的科技檔案利用內(nèi)容不能準(zhǔn)確理解，從而影響科技檔案利用效率。此外科技檔案安全常識缺失，隨意進(jìn)入庫房危害科技檔案實(shí)體或?qū)萍紮n案內(nèi)容隨意擴(kuò)散影響科技檔案信息安全。

2.7 安全檢查培訓(xùn)不足

保管服務(wù)商公司高管及員工對科技檔案安全要求不熟悉，未掌握基本安全管理常識與要求，在工作中不能按要求完成工作，尤其在安全檢查方面欠缺下，未開展科技檔案安全針對性培訓(xùn)，甚至科技檔案庫房日常管理人員從未接受過安全檢查培訓(xùn)。

2.8 保管條件不滿足要求

科技檔案庫房不能滿足“十防”要求，僅提供一個存放科技檔案的場所，有的保管服務(wù)商無自營公司經(jīng)營場所，為降低房租，租用多層樓倉庫中的一層或幾層作為庫房，上下層樓可能存放危化品或易燃易爆物品，有的庫房樓下為經(jīng)營場所，人員雜亂流動性大，安全隱患突出。

2.9 雙方人員變動大且未及時互相報備

科技檔案外包方與保管服務(wù)商平時聯(lián)系人均為普通員工，外包商指定從事科技檔案管理的人員為指定聯(lián)系人，外包服務(wù)商指定商務(wù)人員為指定聯(lián)系人。此類人員均為變動較大人員，在人員發(fā)生變動時，未及時向?qū)Ψ絾挝粓髠渥儎忧闆r，溝通不足，不知悉人員變動情況。

3 科技檔案保管外包管理提升措施

3.1 明確保管標(biāo)準(zhǔn)并寫入合同

對保管外包的科技檔案內(nèi)容、科技檔案數(shù)量、科技檔案保管場所要求、科技檔案實(shí)體保管具體要求、雙方科技檔案移交標(biāo)準(zhǔn)、科技檔案利用的時限與利用方式、計價方式、服務(wù)費(fèi)結(jié)算與支付時間、違約責(zé)任、保密要求、合同續(xù)簽、合同終止等明確標(biāo)準(zhǔn)并寫入合同。

3.2 加強(qiáng)對服務(wù)商的了解

科技檔案外包方通過向科技檔案行業(yè)協(xié)會問詢、意向服務(wù)商已服務(wù)客戶訪談、科技檔案行政主管部門咨詢及到意向服務(wù)商辦公、庫房等場所實(shí)地調(diào)查和查詢企業(yè)信息公司及裁判文書等方式，在選定服務(wù)商前多方位進(jìn)行了解。在簽訂合同后科技檔案保管期間經(jīng)常開展工作聯(lián)系并開展科技檔案保管工作檢查，加深對服務(wù)商了解。

3.3 加強(qiáng)合同履約考核與管理

在選定保管服務(wù)商簽訂合同前，雙方對合同內(nèi)容進(jìn)行逐條核對與研究，對合同具體內(nèi)容進(jìn)行明確，避免無法執(zhí)行情況發(fā)生。簽訂合同后，雙方加強(qiáng)履約，當(dāng)一方履約有問題時另一方積極主動溝通并提出改進(jìn)意見。合同到期后做好科技檔案保管服務(wù)評價，對科技檔案保管進(jìn)行全過程管理，實(shí)行評估閉環(huán)管理。

3.4 對科技檔案利用提出明確要求

對科技檔案外包方提出科技檔案利用的人員、科技檔案利用提出的時間、提出利用需求的方式以及科技檔案保管服務(wù)商提供科技檔案利用的時限、科技檔案載體、實(shí)體科技檔案是否以專車接送、電子科技檔案是否實(shí)行備份等方面提出具體要求，便于合同履約。

3.5 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)意識與技能

以參加當(dāng)?shù)乜萍紮n案局組織的培訓(xùn)等，加強(qiáng)對雙方人員科技檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，實(shí)行持證上崗。對保管服務(wù)商工作人員，加強(qiáng)科技檔案保密、科技檔案利用等方面培訓(xùn)，強(qiáng)化思想認(rèn)識，時刻繃緊科技檔案安全的弦，維護(hù)科技檔案實(shí)體與信息安全。

3.6 加強(qiáng)整改，改善保管條件

對原有庫房的門窗、柜架、監(jiān)控、消防設(shè)施等進(jìn)行逐項檢查，能立即整改的立即整改，不能立即整改的限期整改，尤其是涉及火災(zāi)、水災(zāi)等較重大隱患，須立即進(jìn)行整改以消除安全隱患，在庫房增加物防、技防措施，必要時將視頻監(jiān)控與外包單位聯(lián)通，便于外包單位檢查并實(shí)時了解保管情況。

3.7 必要時更換服務(wù)商

對不符合科技檔案外包方要求及保管服務(wù)商主要人員、場所、保管地址變更等因素變化會對科技檔案安全帶來隱患或不便于科技檔案利用的服務(wù)商進(jìn)行更換，做好新服務(wù)商在科技檔案保管服務(wù)商面的開展程度，加強(qiáng)與原服務(wù)商交接，逐卷逐件核對科技檔案并辦理未完款項支付。

3.8 發(fā)生變動時及時報備

雙方明確對接人員與對接領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)涉及主要事項變更，如對接工作人員與領(lǐng)導(dǎo)變動，尤其是經(jīng)營地址變更、科技檔案保管位置變更時，需提前向?qū)Ψ綀髠渥儎忧闆r，避免科技檔案失控或失察情況發(fā)生，雙方長期保持聯(lián)系，共同維護(hù)科技檔案實(shí)體與信息安全。

3.9 加強(qiáng)自律，促進(jìn)長期合作

雙方均應(yīng)加強(qiáng)合作自律，科技檔案外包方不隨意增加合同以外工作內(nèi)容或保管事務(wù)給保管服務(wù)商，保管服務(wù)商提高認(rèn)識與站位，以為國家保管好科技檔案的高度，切實(shí)履行職責(zé)，加強(qiáng)管理杜絕科技檔案保管與利用安全隱患。保管服務(wù)商可建立行業(yè)協(xié)會，加強(qiáng)合作與聯(lián)合，提高科技檔案外包水平。

3.10 采取合作方式開展聯(lián)合保管

加強(qiáng)合作與交流，科技檔案外包單位，尤其是同級別行政管理機(jī)關(guān)、同一機(jī)構(gòu)管理下事業(yè)單位、同一企業(yè)集團(tuán)開展聯(lián)合合作，結(jié)合聯(lián)合管理各自單位特點(diǎn)采取出庫房、出人員、出資金、出技術(shù)等方式，共同開展協(xié)同化科技檔案聯(lián)合保管，在確保安全的同時提高科技檔案利用效率。

4 結(jié)語

通過加強(qiáng)科技檔案保管服務(wù)調(diào)研、明確科技檔案保管外包雙方權(quán)責(zé)并強(qiáng)化合同執(zhí)行、加強(qiáng)各方交流與合作，科技檔案保管外包業(yè)務(wù)必將更好地高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)一步緩解各單位科技檔案保管庫房緊張、人員不足等困局，促進(jìn)國家科技檔案事業(yè)取得長足發(fā)展。