基于語料庫的外貿英文函電寫作研究

方軍霞

（浙江經濟職業技術學院，浙江 杭州 310018）

一、前言

隨著我國經濟的發展，越來越多的企業開展對外貿易。然而，由于中外文化的差異，有些外貿業務員書寫的外貿英文函電不太符合外商的閱讀預期，從而降低了跨文化交際效果，進而影響交易的達成。

目前國內基于語料庫的外貿英語函電寫作研究主要有以下幾個視角：1.語篇銜接視角。李艦君（2016）指出商務英語信函的語法銜接比例明顯高于詞匯銜接，而語法銜接中以指稱為多，替代和省略為少。而劉艷榮（2019）發現在商務信函中指稱銜接手段最高，連接次之，替代和省略手段最低。2.多維度視角。洪宛青（2016）借助多維度分析模型，對中國和英國教材中的商務英語信函進行語料庫對比，發現英國商務函電具有口語化特征，交互性、敘事性和勸說性更強，而中國商務信函更偏向于書面語體，信息性強。3.詞匯特征視角。占小海和張維友（2012）發現英語商貿信函的禮貌用語選擇較少，規則性更強，而中文信函所用正式詞匯較多，在禮貌用語層面更為復雜。4.語類視角。李 輝（2015）指出中國文化重視集體主義，在撰寫商務信函時謹慎小心，竭力維護合作伙伴的面子，而英語本族語者則強調個人主義，寫作時運用自由隨意的交際策略。

而國際上基于語料庫的外貿英語函電寫作研究主要有：Yasumasa Someya（2000）通過實證來檢驗線上商業書信語料庫KWIC作為商務英語非母語學習者和使用者的寫作工具的有效性，說明數據驅動的寫作可以有效地減少書面信息中發現的一些顯著和重復的錯誤。Lynne Flowerdew (2012）介紹了如何利用一個免費的在線語料庫，從語法和功能的角度來教授商務信函，并提出寫作中應采取不同的策略，使語言行為更具功能性。

課題通過自建語料庫，對中企外貿英文函電文本和英語國家外貿函電文本進行對比分析，探討中國外貿企業英文函電寫作策略。

二、研究語料和方法

選取的25篇中企外貿英文函電來源于浙江省的四家外貿企業的業務員，其中詢盤、報盤、還盤、下訂單、裝運各占5篇，中企外貿英文函電語料庫由這25篇函電組成；而作為對照語料的25篇英語國家外貿函電，主要來源于這四家外貿企業的英語國家客戶，少數來源于英語國家的商務函電書籍，而且詢盤、報盤、還盤、下訂單、裝運也各占5篇，下文中的英語國家外貿函電語料庫由這25篇函電組成。

自建中企外貿英文函電語料庫和英語國家外貿函電語料庫，通過多維分析軟件Multidimensional analysis tagger和語言檢索軟件AntConc，對兩個料庫進行語言特征檢索與分析，并進行對比研究。然后以系統功能語言學理論為指導，對語料庫數據進行解讀，為中國外貿企業的英文函電寫作提出一些建議。

三、對比分析

根據韓禮德的系統功能語言學理論，語域包含語場、語旨和語式，分別制約著語義系統的概念意義、人際意義和語篇意義。

（一）語域分析

多維標注與分析工具（Multidimensional analysis tagger）是一款由Douglas Biber開發的研究語域變異的軟件，根據語言特征將語域分為六個維度，并通過對文本六個維度值的計算，來確定文本的類型。經過MAT軟件的計算，得到了中企外貿英文函電語料庫和英語國家外貿函電語料庫的語域維度值。員和英語國家客戶，少數來源于英語國家的商務函電書籍。

表1 語域維度差異分析

以維度1為例，正語域維度值代表文本具有強的交互性，而負語域維度值則代表文本的信息性。從表1可以看出，中企外貿英文函電語料庫和英語國家外貿函電語料庫在語域維度1和維度4上存在著明顯的差異。兩者在維度1上均為信息性強于交互性的文本，但是相比較而言，中企外貿英文函電語料庫的交互性稍強于英語國家外貿函電語料庫，與客戶有較多的互動。在維度4上，兩者均屬于顯性勸誘文本，但是英語國家外貿函電語料庫的勸誘特征明顯多于中企外貿英文函電語料庫，起到了勸說客戶達成交易的作用。

經MAT軟件分析，中企外貿英文函電和英語國家外貿函電均屬于交互性勸誘文本(involved persuasion)，兩者雖然在六個語域維度值上有或多或少的差異，但都注重信息的傳達，也不忘與客戶互動、對客戶進行勸說。寫作外貿英文函電時，既要傳遞有關外貿業務的信息，也須起到對外交流的作用，從而有助于交易的達成。

（二）語場分析

語場是指話語范圍，包括交談的話題和所有的活動。外貿英文函電的話語范圍包括商務洽談和合同的執行。

表2 語料庫基本語料信息

從表2可以看出，中企外貿英文函電語料庫的篇幅和英語國家外貿函電語料庫大致相當。同時，中企外貿英文函電語料庫的類符/形符比為26.90，低于英語國家外貿函電語料庫的類形符比30.07，說明后者用詞更豐富，文本的可讀性強。

AntConc是一款語料庫檢索軟件，適合于語言文字等方面的研究，具有索引、詞表生成、主題詞計算、搭配和詞族提取等多種功能。接下來運用AntConc軟件對語料庫的高頻詞進行統計和分析。由于篇幅所限，這里僅列出前35位高頻詞。

表3 語料庫高頻詞統計

從表3可以發現，兩個語料庫都關注價格（price）和訂單(order)。但英語國家外貿函電語料庫中order的頻率（每百詞）為0.89，高于中企外貿英語函電語料庫中order的頻率（每百詞為0.53），說明英語國家有時會用order來指代訂單項下的貨物。而且，英語國家外貿函電語料庫中please和thank的每百詞頻率分別為1.01和0.42，遠大于中企外貿英文函電語料的頻率（0.57和0.32），說明英語國家的函電更注重禮貌。

（三）語旨分析

語旨是指參與者之間的關系，而外貿英文函電體現出外貿企業和國外客戶之間的關系。

表4 語料庫情態動詞頻率統計

由表4可知，英語國家外貿函電的預期性情態動詞使用頻率（1.82%）高于中企函電（1.26%），對于商務合作的勸說性更強；而可能性情態動詞的使用頻率（1.10%）也高于中企函電（0.73%），這樣買賣雙方之間商務洽談可以留有更大的余地；另外，英語國家外貿函電的必要性情態表達（0.42%）也多于中企函電（0.16%），更好地體現了企業的責任感。

所以，就情態動詞而言，中企外貿英文函電在人際功能方面遜色于英語國家外貿函電。

（四）語式分析

語式是指話語方式，而外貿英文函電的語式就是企業與海外客戶的交流方式。

表5 語料庫的詞匯密度

實詞包含名詞、主動詞、形容詞和副詞。詞匯密度是指實詞所占比率，一般反映出文本的信息量和難易程度。由表5可以看出，中企外貿英文函電語料庫的詞匯密度（45.22%）和英語國家外貿函電語料庫（45.44%）相差無幾，說明兩者的信息量和難易程度大致相當。但前者的形容詞使用頻率（7.00%）高于后者（5.74%），說明中企函電較為浮夸一些，而英語國家函電更為平實，而樸實的語言更容易得到客戶的認可，有助于業務的開展。

另外，英語國家外貿函電語料庫的主動詞使用頻率（11.44%）高于中企外貿英文函電語料庫（10.92%），這樣能夠使文本更生動，從而給客戶留下較為深刻的印象，有利于外貿業務的開展。

四、外貿英文函電寫作策略

從中外英文函電的對比分析來看，兩者均屬于交互性勸誘文本。但是在語場、語旨和語式方面，中企外貿英文函電稍遜于英語國家外貿函電。因此，中企的外貿業務員在寫作英文函電時，有必要參考英語國家的外貿函電文本，并考慮外國客戶的閱讀體驗，采取相應的寫作策略。

（一）增強概念功能

函電中談及貨物，不要一味地使用goods或product(s)，有時也可以使用order(s)，以迎合外商的閱讀預期。

（二）提高人際功能

1.寫作函電時增加please、thank的使用頻率，以提高文本的禮貌性和交互性，從而更好地體現文本的人際功能。

2.提高情態動詞的使用頻率。如預期性情態動詞will、would、shall，以增強文本的勸誘性；如可能性情態動詞can、may、might、could，以提高文本的交互性；如必要性情態動詞ought，should，must，以體現企業的責任感。

（三）增強語篇功能

1.減少形容詞的使用頻率，用事實說話，以更好地得到客戶的認可。

2.提高主動詞的使用頻率，以增強文本的生動性，給客戶留下深刻印象。