試論電子文件給傳統檔案管理帶來的變化

摘 要：隨著網絡化、信息化技術的迅猛發展，各單位紛紛建立了自己的OA系統，以電子文件為重要標志的“無紙化辦公”已經在各級政府機關、企事業單位開展起來。筆者就電子文件對傳統檔案管理帶來的挑戰及對策作一初步探究。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;信息技術

電子文件具有的獨特個性給傳統的檔案管理帶來了新的挑戰。電子文件給公文帶來的新特點、給檔案業務帶來的新變化、給檔案學理論帶來的新課題、給企業檔案帶來的新改變、給檔案管理工作者帶來的新要求，以“電子文件”為重要標志的辦公自動化給檔案工作帶來全方位的變革，把檔案工作推向了一個嶄新的時代。

1 電子文件給公文帶來的新特點

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。電子文件有以下幾個特點：

1）電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用。

2）電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。

3）電子文件的利用，在網絡的支持下，不再受時間和距離的影響，極大地提高了文檔的利用價值。

4）電子文件的保存對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件給檔案業務帶來的新變化

1）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成即刻存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。因此，它對計算機有很強的依賴性。

2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。

3 電子文件給檔案學理論帶來的新課題

1）對檔案本質屬性的歷史否定。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就帶來了顛覆性的變節。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。

2）對檔案來源原則的豐富發展。來源原則包括兩個方面：一般來講，從外部看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，欲正確說明檔案的原始聯系，必須了解在整個生命周期中文件組合的變化，豐富和發展來源原則。

3）對檔案學理論研究內容的全面更新。檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

4 電子文件給企業檔案帶來的新改變

1）是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。

2）是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

3）在企業檔案接收和保管上也有所改變。“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

4）為企業活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握企業的產品信息及開發過程。一切以企業生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，是擺在當前和今后檔案工作者的重要課題。

5）電子文件使檔案管理呈現了明顯的“精益性”。電子文件保存和使用同紙質文件相比，一是精準，二是效率高、效能強。電子文件形成的全過程，電子文件檔案形成的全過程，充分顯現了“多、快、好、省”的特點。

5 電子文件給檔案管理工作帶來的新要求

1）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構。

2）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

3）使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

總之，以“電子文件”為重要標志的辦公自動化給檔案工作帶來全方位的變革，把檔案工作推向了一個嶄新的時代。

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作者簡介

齊念清（1966-），女，漢，河北黃驊，本科，館員，中車眉山車輛有限公司，所學專業：行政管理。