實(shí)踐與探索：芻議河南省疾控中心收文運(yùn)轉(zhuǎn)工作

馬稱 任華 孔帥蕾 郭大城 蘇佳

摘? 要：本文系統(tǒng)介紹河南省疾控中心收文運(yùn)轉(zhuǎn)工作的現(xiàn)狀、存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：收文;流轉(zhuǎn);制度;文書工作;疾控中心

Abstract： This paper systematically introduces the status quo and existing problems of the receiving operation of Henan Provincial Center for Disease Control and Prevention， and puts forward suggestions for improvement on this basis.

Keywords： The addressee; The circulation; System; Paperwork; The centers for disease control and prevention

1 中心收文工作的基本情況

河南省疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱中心）2019年完成了自成立以來最大規(guī)模的一次機(jī)構(gòu)改革。原先的15個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整為28個(gè)。包括11個(gè)業(yè)務(wù)所、6個(gè)行政部門、11個(gè)直屬科室。

自2020年3月起，中心辦公室決定改變?cè)瓉硎瘴娜客ㄟ^內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)（OA）流轉(zhuǎn)的做法，變?yōu)榫€上（OA）線下（紙質(zhì)）相結(jié)合的方式。截至11月，中心通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的收文共1188件，平均每天8件。通過紙質(zhì)版流轉(zhuǎn)公文560件，平均每天4件。

走線上的收文登記過后直接添加電子簽，經(jīng)辦公室主任簽發(fā)給主管領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)批閱完成開始承辦人會(huì)簽，會(huì)簽完成之后歸檔保存，全套流程在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)完成，基本實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理。走線下的收文，則是先由專人進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、加簽，之后送交辦公室主任簽發(fā)給主管領(lǐng)導(dǎo)。[1]

接下來，根據(jù)辦公室主任的簽發(fā)意見，辦公室七名人員拿到文件后，會(huì)分別在中心“收文流轉(zhuǎn)登記簿”上登記，之后再呈領(lǐng)導(dǎo)審閱。本著“誰(shuí)送誰(shuí)收”的原則，七名人員將審閱完的文件收回之后，統(tǒng)一交由一名負(fù)責(zé)人，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見，該同志將文件復(fù)印之后分發(fā)給中心承辦部門，原件則直接由辦公室歸檔保存。

2 中心收文工作存在的問題

2.1 有制度但不周全。目前中心施行的收文流轉(zhuǎn)制度源自2020年3月27日通過中心內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)發(fā)布的《關(guān)于改進(jìn)中心公文運(yùn)轉(zhuǎn)方式的通知》（以下稱《通知》），其核心內(nèi)容為：一是改變了過去多頭報(bào)送文件的做法。

凡是需中心領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件，一律交由辦公室統(tǒng)一登記、編號(hào);二是改變了過去收文全部通過（OA）系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的做法。變?yōu)榧堎|(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)和（OA）運(yùn)轉(zhuǎn)相結(jié)合。三是建立了公文運(yùn)轉(zhuǎn)聯(lián)絡(luò)員制度。即各部門負(fù)責(zé)人向辦公室報(bào)備兩名文件聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門承辦文件的領(lǐng)取工作。

《通知》內(nèi)容實(shí)施以來，較好解決了之前領(lǐng)導(dǎo)閱覽不變、多頭報(bào)送等主要問題。但隨著工作的深入，新的問題也不斷暴露。從發(fā)布方式來看，《通知》的發(fā)布方式略顯隨意，缺乏權(quán)威性。僅僅通過內(nèi)網(wǎng)通知的方式，客觀上會(huì)造成傳閱時(shí)效短，周知性差的問題，日后依然不斷有來自各部門的詢問。

從內(nèi)容上來看，一是《通知》雖明確規(guī)定——收文頁(yè)數(shù)是兩種途徑選擇的標(biāo)準(zhǔn)，但從實(shí)際效果來看，此標(biāo)準(zhǔn)過于片面。如果僅從來文的頁(yè)數(shù)去選擇文件的運(yùn)轉(zhuǎn)方式，那么大量的閱知性文件走紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，無疑是對(duì)單位人力、物力等辦公資源的極大消耗和浪費(fèi)。二是《通知》內(nèi)容雖重點(diǎn)突出，但并不全面。

其內(nèi)容中缺少確定主要承辦部門的方式和監(jiān)督保障的內(nèi)容。在實(shí)際工作中，遇到涉及多部門辦理的文件，往往容易出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，影響單位工作的開展。

2.2 有登記但不嚴(yán)格。中心收文要在兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行登記：一是文件送達(dá)收發(fā)室，收件人進(jìn)行登記，包括收文日期、流水號(hào)、發(fā)文字號(hào)、題目等內(nèi)容;另一個(gè)是在文件送呈環(huán)節(jié)，每一名對(duì)接中心領(lǐng)導(dǎo)的人員，在文件送呈之前，要在登記簿上簽字，以備查閱文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

在收文登記環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)的問題有：一是口徑不統(tǒng)一，時(shí)常有“賬外文件”。雖然《通知》明確要求收文一律經(jīng)辦公室統(tǒng)一登記、傳閱。但實(shí)際工作中依然有個(gè)別文件直接被送呈主管領(lǐng)導(dǎo)，這些“賬外文件”往往會(huì)使辦公室收文登記、運(yùn)轉(zhuǎn)工作陷入被動(dòng)。二是登記工作不嚴(yán)格。

在收文登記環(huán)節(jié)，一是容易出現(xiàn)收文編號(hào)重號(hào)、隔號(hào)編寫的現(xiàn)象;二是手工登記與電子登記重復(fù)進(jìn)行，一份文件登記兩次，會(huì)造成辦公資源的空耗。在流轉(zhuǎn)登記環(huán)節(jié)，則容易出現(xiàn)不登記、忘登記現(xiàn)象，這樣致使后期查詢回復(fù)文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的不便，影響文件在領(lǐng)導(dǎo)之間的傳閱效率。

2.3 有批轉(zhuǎn)但效率較低。公文的批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)也是讓辦公室人員最頭疼、但也最容易出問題的環(huán)節(jié)。

筆者這里所說的效率低，一方面是指一份文件從開始送呈領(lǐng)導(dǎo)到分發(fā)至承辦部門，在“路途”中花費(fèi)的周期較長(zhǎng)，甚至消失在“路上”;另一方面，在文件傳閱過程中也缺乏安全保障。

筆者認(rèn)為，造成收文運(yùn)轉(zhuǎn)效率低，是外部環(huán)境和主觀認(rèn)識(shí)的偏差共同造成的。

客觀上講，中心經(jīng)過機(jī)構(gòu)改革，人員磨合尚不成熟、制度規(guī)章尚不完善。另外，席卷全球的新冠肺炎疫情使整個(gè)單位進(jìn)入“戰(zhàn)時(shí)”狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)出差增多、外來收文數(shù)量激增并且常常是“一擁而至”，客觀上造成個(gè)別文件出現(xiàn)“走走停停”“淤塞不進(jìn)”的情況。

從主觀層面來講，個(gè)人辦文意識(shí)的薄弱是造成文件流轉(zhuǎn)效率低的又一原因。主要有以下幾點(diǎn)體現(xiàn)：

一是文件批轉(zhuǎn)、分發(fā)時(shí)對(duì)文中具體內(nèi)容審閱不仔細(xì)，造成個(gè)別文件會(huì)出現(xiàn)漏傳、誤傳現(xiàn)象，影響具體工作的落實(shí)。二是文件領(lǐng)取人員流轉(zhuǎn)意識(shí)不強(qiáng)。具體表現(xiàn)為：文件送呈環(huán)節(jié)，出現(xiàn)少登記、忘登記，致使后期不能準(zhǔn)確掌握咨詢文件流轉(zhuǎn)狀態(tài);文件復(fù)印分發(fā)環(huán)節(jié)，出現(xiàn)漏發(fā)、延誤發(fā)放的情況，耽誤工作開展;文件領(lǐng)走承辦環(huán)節(jié)，出現(xiàn)延誤領(lǐng)取、代領(lǐng)、超范圍傳閱等情況。

2.4 有歸檔但整理不規(guī)范。中心機(jī)構(gòu)改革之后，文件材料的整理歸檔工作劃歸為辦公室管理。現(xiàn)階段收文整理主要做法是：

當(dāng)文件原件復(fù)印、分發(fā)給各承辦部門之后，辦公室一名文件流轉(zhuǎn)人員要對(duì)文件原件進(jìn)行分類、排列、編目、裝盒、上架暫存。這些文件作為半現(xiàn)行文件，會(huì)暫存在中心辦公室，隨時(shí)為中心各部門提供查閱服務(wù)。被分發(fā)至各部門的復(fù)印件，多為承辦部門自行整理、保管。

目前，中心在文件整理方面的突出問題是專業(yè)人員的缺乏和知識(shí)普及的不到位。

一方面，中心作為科研性質(zhì)的事業(yè)單位，人員長(zhǎng)期以來有著重技術(shù)研究而忽視文秘工作的習(xí)慣。

具體工作中表現(xiàn)為：文件來了，關(guān)注點(diǎn)聚焦在文件中的事情，事情辦完，文件本身就顯得極為雞肋，最終往往是“隨意而歸”，甚至是“無處可歸”。

另一方面，中心并沒有專職負(fù)責(zé)整理檔案的人員，多數(shù)部門則是安排一名人員兼職負(fù)責(zé)文件材料的整理、保管工作。專業(yè)知識(shí)的缺乏、人員不固定等因素又加重了文件整理、歸檔工作的問題。

3 做好中心收文工作的幾點(diǎn)體會(huì)

3.1 改變對(duì)文書工作的認(rèn)識(shí)。作為河南省內(nèi)疾控機(jī)構(gòu)的最高平臺(tái)，筆者個(gè)人認(rèn)為，造成文書工作落后于中心其他業(yè)務(wù)工作不在于經(jīng)費(fèi)和硬件資源的缺失，而在于職工內(nèi)心的“心魔”。

作為科研業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，中心長(zhǎng)期存在著“重技術(shù)，輕文書”“重結(jié)果，輕過程”“重邏輯方法、輕歷史思維”的狹隘觀念。“唯技術(shù)論”較為典型的體現(xiàn)就是對(duì)文件業(yè)務(wù)的忽視、對(duì)文書部門的輕視。久而久之，文件及其主管部門的地位也逐漸被邊緣化。

因此，做好收文管理工作，首要的就是轉(zhuǎn)變對(duì)文件、文書工作的認(rèn)識(shí)。

一是辦公室人員可以利用工作便利，經(jīng)常性的向中心領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)收文工作中的突出問題，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。二是辦公室借助公文中轉(zhuǎn)樞紐這個(gè)平臺(tái)，多與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，征求意見，密切配合，共同處理好收文運(yùn)轉(zhuǎn)工作。三是辦公室人員牽頭舉辦公文處理培訓(xùn)班等講座，加大宣傳力度，提升收文處理水平。

3.2 完善收文運(yùn)轉(zhuǎn)制度。公文管理制度是一個(gè)完整的體系結(jié)構(gòu)，良好的收文制度不在于文章措辭的精妙，而在于其在實(shí)踐應(yīng)用中的高效率。而完備的收文制度必然是形式和內(nèi)容兼?zhèn)涞摹?/p>

從形式上來看，一是要規(guī)范收文運(yùn)轉(zhuǎn)制度的發(fā)布方式。可以以正式文件的形式進(jìn)行對(duì)外發(fā)布。并傳遞到中心各業(yè)務(wù)所、各地市等;二是加強(qiáng)收文制度的宣傳。可以在中心行政辦公會(huì)、黨委工作會(huì)上加強(qiáng)宣傳交流，提高各業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書工作的認(rèn)識(shí)。

從內(nèi)容上來看，在文件登記環(huán)節(jié)：一是嚴(yán)肅收文登記工作。凡是送呈領(lǐng)導(dǎo)的文件必須經(jīng)由辦公室登記，嚴(yán)禁多頭報(bào)送;二是嚴(yán)把文件編號(hào)，避免重號(hào)、漏號(hào)的出現(xiàn)。三是嚴(yán)肅流轉(zhuǎn)登記，嚴(yán)格遵循先登記，再呈送的制度。

在文件批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：一是要求中心各業(yè)務(wù)部門報(bào)備兩名固定的文檔管理人員，保障收文領(lǐng)取、辦理的高效率;二是將文件流轉(zhuǎn)納入到中心月度績(jī)效考核，施行末位通報(bào)，并在內(nèi)網(wǎng)發(fā)布;三是重要文件的散失和超范圍擴(kuò)散要啟用問責(zé)機(jī)制。

3.3 優(yōu)化收文處理流程。在收文登記環(huán)節(jié)，收文登記人員要根據(jù)來文的具體內(nèi)容、辦理時(shí)限、領(lǐng)導(dǎo)的出差情況等綜合情況，協(xié)調(diào)用好手工登記和OA 系統(tǒng)登記兩種手段。

對(duì)于一般性、周知性的來文，多采用內(nèi)網(wǎng)登記;對(duì)于接近辦理時(shí)限的文件，應(yīng)采用內(nèi)網(wǎng)登記流轉(zhuǎn)，縮短流轉(zhuǎn)時(shí)間;在領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)段，應(yīng)著重采用內(nèi)網(wǎng)登記流轉(zhuǎn)，避免耽誤事情的辦理。

在文件批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也可采用閱件、平件、急件、特急件等對(duì)來文進(jìn)行區(qū)分。對(duì)于急件、特急件，應(yīng)優(yōu)先呈送批閱，不能眉毛胡子一把抓，提高收文處理效率。

在文件歸檔環(huán)節(jié)，可采用“隨辦隨歸”、“簡(jiǎn)化整理、強(qiáng)化檢索”的方式。[2]文件復(fù)印件分發(fā)之后，可將原件進(jìn)行整理、編目、歸檔。不可將大批文件進(jìn)行積壓，造成后期利用查找不便。

*本文是河南省檔案局2020年科技項(xiàng)目的階段性研究成果，項(xiàng)目名稱為：河南省疾控機(jī)構(gòu)新冠肺炎疫情防控專題檔案的管理及利用策略研究：項(xiàng)目編號(hào)：2020—R—42和河南省疾控中心2020年自研項(xiàng)目階段性成果，項(xiàng)目名稱為：論突發(fā)公共事件中檔案應(yīng)急管理機(jī)制的建構(gòu)。

參考文獻(xiàn)：

[1]田煜.對(duì)取消公文上行文“簽發(fā)人”要素的可行性研究[J].檔案管理，2018（05）：78-80.

[2]賈心潔.基于SWOT視角下高校電子文書“單套制”歸檔管理的可行性思考[J].機(jī)電兵船檔案，2020（05）：101-103.

（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心辦公室? 來稿日期：2020-12-10）