電子文件憑證價值維護路徑：流程推導及模型構建

周林興 林凱

摘? 要：《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》一書從電子文件的信息演進流程出發對電子文件憑證性和憑證價值進行了科學區別，并通過構建電子文件憑證價值保障模型來提高電子文件管理效率，切實保障憑證價值提升電子文件地位的有力舉措，是一部理論結合實際的力作。

關鍵詞：電子文件;憑證價值;價值保障;流程推導;保障模型

Abstract： The book 'Research on the Protection of the Value of Electronic Documents-Based on the Perspective of the Evolution of Electronic Document Information' The efficiency of electronic file management is a powerful measure to effectively protect the value of certificates and enhance the status of electronic files. It is a masterpiece combining theory with practice.

Keywords： Electronic Archive; Certificate value; Value guarantee; Process derivation; Guarantee model

電子文件單軌運行是時代發展的必然趨勢，但想大范圍推廣可能條件還不夠成熟。[1]因此，在過渡發展的階段，如何保障電子文件的憑證價值是每一位檔案學者都需要思考的問題。

2020年由黃世喆教授出版的專著《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》（以下簡稱《價值保障》），從電子文件信息演進流程的角度對電子文件憑證價值保障問題進行了詳細的探討。

1 概覽

該專著從大數據時代背景出發，通過界定電子文件相關概念作為理論基礎，推導出了電子文件信息演進流程可分為電子信息層、電子文件信息層、電子檔案信息層等層級，后將三個層級中電子文件憑證價值的變化做了相對應的分析，并構建了包括電子商務系統、電子政務系統中的電子文件憑證價值保障的管理模型。

該著作以扎實的理論功底和嚴謹的論證思維論述了電子文件憑證價值的保障，應該說是一部理論結合實際的力作。

《價值保障》一書，分為七章。緒論部分介紹了相關背景和學界對于電子文件憑證價值的探索進展。

第二章中詳細論述了電子文件憑證價值的相關概念，并且重點論述了電子文件憑證性和憑證價值的區別與聯系即“憑證性是所有文件的基本屬性，同時又是電子文件具有憑證價值的基礎，而電子文件的憑證價值才是檔案價值，才保證其轉化為檔案[2]”。

第三章中對于當下電子文件憑證價值保障的現狀展開了闡釋，認為如今的相關法律規范、信息技術以及管理規范的現存問題是制約電子文件憑證價值保障的首要缺陷。

第四章中從電子文件信息演進視角下將電子文件劃分為了電子信息層、現行電子文件信息層、電子檔案信息層等三個層級，并且對于各個層級的特點和其中各層級文件憑證價值的變化都做了論述。

在現狀調研的基礎之上，在第五章構建了維護電子文件憑證價值的模型，該模型立足于法律法規、信息技術、管理制度三個方面，形成以“法律法規標準通用、信息技術全面、管理制度完善”為基本思想的管理模型。[3]

第六章中從電子文件信息演進流程角度對于電子商務系統中的電子文件憑證價值進行了分析，提出了構建電子商務系統中電子文件憑證價值的管理模型。

第七章中以相似的思路對于電子政務系統中電子文件的憑證價值做了論述。作者對不同模式下的電子政務文件憑證價值影響因素進行了分析，建立了電子政務文件憑證價值的保障模型。

《價值保障》一書立足于現階段文件“單軌制”的發展趨勢，提出了較為系統的電子文件憑證價值保障的路徑。該書從電子文件信息演進流程出發推導出了電子文件憑證價值的變化，基于電子文件信息演進流程的視角分別構建了包括普遍意義上的電子文件、電子商務交易文件、電子政務文件的憑證價值保障模型，從電子文件的共性和個性上都提出了合理的憑證價值保障措施，這無疑對于如今電子文件的管理和提升電子文件的地位大有裨益。

2 評論

關于《價值保障》一書，筆者認為在概念界定、流程推導、保障模型等三個方面的探討值得肯定。

2.1 概念界定。《價值保障》一書論證電子文件憑證性和憑證價值的區別，這有助于電子文件價值鑒定工作的開展，從而提升電子文件的管理效率。

一方面，作者對于電子文件憑證性和憑證價值的辨析可以更為清晰合理地明確電子文件轉換為電子檔案的條件。

另一方面，憑證性是所有文件都具有的本質屬性，只有當人們通過各種活動利用了電子文件憑證性時才能產生憑證價值。因此，電子文件的憑證性是其憑證價值的基礎，而憑證價值亦是其憑證性的升華。

在以往的研究中，電子文件憑證性與憑證價值概念經常讓人混淆，導致文件轉換為檔案的界限變得模糊。作者通過辨析電子文件憑證性與憑證價值的關系有助于明晰電子文件各層級間的關系。

作者關于明確電子文件是否已轉換為檔案的討論，對于信息化時代數量龐大并且各種各樣的電子文件鑒定工作無疑是一種有益參考。

2.2 流程推導。《價值保障》一書對于電子文件信息演進流程進行了合理的推導，并對電子文件所處的各個層級中文件憑證價值變化進行了詳細的論述。

在前人的研究當中，張文浩將電子文件信息演進流程劃分為了電子信息層、電子記錄信息層、電子文件信息層、電子檔案信息層。[4]

本書通過借鑒以往的研究成果，結合文件生命周期理論將電子文件的運動流轉視作了一個完整的運動過程，把電子文件信息的演進程序進一步擴大，包括了文件形成前的電子信息，直到經過歸檔程序的電子文件的過程。[5][7]

同時，本書通過借鑒文件連續體理論，將電子文件信息演進流程的各個層級分別與文件連續體理論的各個維度相對應，從而將電子文件信息演進流程劃分為電子信息層、現行電子文件信息層、電子檔案信息層三個層級，并對各個層級憑證價值的變化做了清晰、合理的推導。

第一層級。本書認為電子信息層是最初的層級，其信息零散繁雜，未經過專業的處理，所以它的信息內容在未經過信息組織的前提下是不能確定真偽的。因而，只有符合事實的電子信息才具有憑證性，再者，由于處于電子信息層的電子信息未經過人們使用，所以在該層級并不具有憑證價值。

第二層級。該層級中的現行電子文件信息是經過了一定組織、整理等程序的信息。具有利用價值的信息資源是該層級中具有憑證性的那部分電子信息，其中憑證性得到有效利用從而也具有了憑證價值。但是，現行電子文件真實性和可靠性易受到外界因素的影響，從而也讓憑證價值得不到有效保障。

第三層級。當電子文件運動到最后階段，也就是電子檔案信息層時，電子文件信息的可靠性和內容的完整性得到了有效保證。

由此可見，根據書中的推導，再結合文件連續體理論的指導有助于了解各個層級中電子文件的特點和變化。通過文件全程管理原則對各個層級中的電子文件分門別類提出針對性的管理手段和保障措施。

2.3 保障模型。《價值保障》一書針對普遍意義上的電子文件以及電子商務系統、電子政務系統中的電子文件提出了相對應的憑證價值保障模型，有助于加強不同應用環境下電子文件的全過程控制。

通過模型采取相對應的措施利于電子文件能夠更廣泛地被提供利用，也是提升電子文件地位的有效路徑。

本書第五章中構建的電子文件憑證價值保障模型是針對普遍意義上的電子文件憑證價值維護的行之有效的方案構建。

為保證信息來源的可信性和信息內容的完整性，本書提出了電子文件管理模型。[6]同時，提出了電子文件各個層級中的法律法規、技術手段、管理制度等保障方式，在空間上形成對電子文件的多維保障體系。保障模型的提出對于采取具體措施保障電子文件憑證價值提供了合理的實施路徑。

作者能夠從電子文件憑證價值共性出發立足于電子商務系統和電子政務系統中電子文件的特點分別構建了其中電子文件憑證價值的保障模型在研究視角上也是值得肯定的。

3 小結

總之，《價值保障》一書從電子文件的信息演進流程視角出發，系統地論證了電子文件憑證價值的變化并結合具體情況構建了包括電子商務系統、電子政務系統中電子文件憑證價值保障管理模型，無論從研究內容還是研究視角來看都是一部有意義的力作。

“單軌制”的發展趨勢下的電子文件數量會迅速增加。未來保障電子文件憑證價值可能要更多地考慮從實踐出發，結合普遍意義上電子文件信息演進流程的特點進行應用層面的深入分析。

*本文系國家社科重大項目“數字檔案館生態系統治理研究”（項目編號：19ZDA342）階段性研究成果。

參考文獻：

[1]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）： 63-64.

[2][3][6]黃世喆，李春陽，梁遠亮，賀長珍.電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角[M].北京：中國文史出版社，2020：43，69，69，109，188.

[4]張文浩.信息視角下的電子文件“信息生命體”研究[J].檔案學通訊，2008（02）.

[5]黃世喆，李春陽.論電子文件信息流程及其憑證價值[J].檔案學研究，2011（04）： 20-23.

[7]黃世喆，奚春玲.論電子文件立卷的必要性[J].檔案管理，2000（05）：9-10.

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系? 來稿日期：2020-12-15）